ООО «КОТ» автоматизировал бизнес-процессы на предприятии на базе ELMA365

«КОТ» (Котельное оборудования и трубопроводы) — производитель соединительных деталей трубопровода, опорно-подвесных систем, трубных узлов и металлоконструкций автоматизировали обработку заявок и построили единый сквозной процесс по исполнению контракта на всех стадиях ведения сделки на базе Low-code платформы ELMA365. Проект был реализован силами производителя при поддержке подрядной организации «Котологика» и вендора ELMA.

Еще в 2019 году компания внедрила систему управления бизнес-процессами ELMA365, где в ходе того проекта оцифровала 42 рабочих процесса. В прошлом году была поставлена задача разработать группы процессов, от которых напрямую зависит прибыль компании: раздел «Обработка заявок» и раздел «Управление сделкой».

Цели проекта:

• Увеличение скорости обработки входящих заявок от клиентов с правильно соотнесенной эталонной базой номенклатуры.
• Автоматизированная обработка тендерных заявок и единое окно ведения тендерных процедур.
• Уменьшение срока проверки и согласования договоров с привязкой к заявке.
• Создание центрального процесса, в контексте которого хранится вся информация, используемая в процессе сделки.

Процесс заключения сделки до старта проекта представлял собой ряд слабо связанных этапов, особые требования часто терялись или передавались некорректно. Из-за этого возникали критические недочеты, а рост объема работ приводил к увеличению убытков. Это стало причиной необходимости глубокой переработки данных процессов. Ситуация усложнялась из-за территориальной раздробленности рабочих площадок, большого разнообразия используемого ПО и отсутствие его синхронизации, передача информации между отделами через неформализованные каналы и неэффективный процесс стандартизации номенклатуры для клиентов и поставщиков.

Разработкой данных бизнес-процессов занялись представители различных уровней компании: менеджеры, РОПы, логисты, кладовщики, паспортисты и многие другие службы. К концу проекта был создан понятный и удобный интерфейс для управления заявками и сделками, который может обслуживать все этапы от расчета до отгрузки для всех подразделений. 

Результаты проекта:

• Объем реализованной продукции вырос на 38% по сравнению с 2022 годом и превысил 2 млрд рублей с учетом НДС.
• Количество отгрузок в срок, по сравнению с 2022 годом увеличилось на 54% за счет рефакторинга групп процессов.
• Исполнительская дисциплина достигла 97%.
• Количество неэффективной работы сотрудников снизилось за счет единой базы поступающих заявок от клиентов и автоматического поиска дублей (из 100 заявок только 1 по статистике — дубль).

Успех и инновационность проекта отметили на конкурсе «BPM-проект года» ассоциации ABPMP Russian Chapter, наградив призом за настойчивость в достижении процессного совершенства.

«Мы уделяем большое внимание управлению процессами нашего завода. Очень рады, что теперь успешно реализовали проект по расчету заявок и управлению сделками на ELMA365», — Алексей Петров, финансовый директор ООО «КОТ».

«Путь нашей компании начался с работы, как раз таки на Заводе КОТ и для нас, работать с ними сейчас, на партнерских условиях  при оставшихся дружески-рабочих отношениях одно удовольствие», — Евгений Новосадов, генеральный директор «Котологика».

«Проект является ярким примером того, как инструменты автоматизации ELMA365 могут принести реальные финансовые выгоды. Это не просто автоматизация ради автоматизации, а шаг в направлении ускоренного роста и развития бизнеса. Этот проект хорошо раскрывает нашу стратегическую цель — создавать решения, которые служат не только для оптимизации процессов, но и для достижения конкретных бизнес-результатов», — Наталия Долженкова, Product Owner ELMA365 Platform.