Электронная подпись для закупок: кому нужна, какой бывает и как получить

Квалифицированная электронная подпись (КЭП) необходима на каждом этапе электронных торгов: от регистрации в информационной системе до исполнения контракта. С ее помощью заказчики и поставщики заверяют планы закупок, извещения об их осуществлении, контракты, документы сдачи-приемки и другие. Многим процедура оформления КЭП кажется сложной, а как правильно ее использовать — непонятно. Ильдар Шайдуллин, начальник удостоверяющего центра ЭТП ГПБ разбирает самые сложные вопросы.

Какая ЭП необходима для участия в закупках

Существует два вида электронных подписей: простая и усиленная.

• Простая электронная подпись авторизует пользователя с помощью комбинации кодов и паролей. Например, заходя в электронную почту и вводя логин и пароль, человек, обычно сам того не зная, пользуется простой ЭП
• Усиленная электронная подпись создается путем криптографических преобразований

Усиленная ЭП делится на неквалифицированную и квалифицированную.

• Неквалифицированная ЭП в отличие от простой позволяет установить факт внесения изменений в документы после их подписания. Неквалифицированные сертификаты электронной подписи выдают удостоверяющие центры
• Квалифицированная электронная подпись отличается тем, что для ее создания используются сертификаты, выданные в удостоверяющих центрах (УЦ), аккредитованных в соответствии с Федеральным законом «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ. Квалифицированный сертификат гарантированно содержит в себе информацию, позволяющую однозначно идентифицировать человека, подписавшего документ

В сфере регламентированных закупок применяется именно квалифицированная электронная подпись, однако требования к ней отличаются в зависимости от того, каким законом регулируются конкретные закупки: 44-ФЗ, 223-ФЗ, 615-ПП регулируют все этапы сделки, а коммерческие процедуры устанавливают только общие принципы закупок. Из-за этого различаются и электронные подписи. Для участия в закупках по 44-ФЗ, 223-ФЗ, 615-ПП нужна стандартная КЭП, а в случае с коммерческими закупками требования к подписи будут зависеть от конкретной площадки.

Электронные торговые площадки, которые работают по 44-ФЗ, 223-ФЗ и 615-ПП, обязаны принимать квалифицированную подпись любого аккредитованного удостоверяющего центра и не вправе предъявлять какие-либо дополнительные требования. С коммерческими торгами ситуация иная. Информационная система может предъявлять дополнительные требования к квалифицированным сертификатам, не все из них будут подходить для работы с конкретной торговой площадкой. Бывает, что электронная торговая площадка вынуждает участника торгов платить за добавление некоего сертификата, чтобы он работал в конкретной информационной системе. При этом крупные площадки редко устанавливают особые условия для участников торгов, давая им возможность работать с обычной КЭП. Мы на ЭТП ГПБ не предъявляем к КЭП никаких дополнительных требований. На нашей электронной торговой площадке может применяться квалифицированный сертификат, выданный любым аккредитованным удостоверяющим центром.

На какой срок выдают электронную подпись

Стандартный срок действия ключей электронной подписи — 12 или 15 месяцев. Как правило, и период действия сертификата для удобства ограничивается таким же сроком. Однако в Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» вступили изменения, в соответствии с которыми аккредитованный удостоверяющий центр в ряде случаев обязан создать и выдать квалифицированный сертификат со сроком действия до 12 лет. Поэтому при необходимости заявитель может обратиться в аккредитованный удостоверяющий центр и попросить выпустить квалифицированный сертификат сроком действия не менее 12 лет.

Не менее 12 лет будет действовать именно сертификат, а не ключ электронной подписи. Такой период нужен для того, чтобы проверять электронные подписи в течение всего срока действия сертификата: убедиться в подлинности подписи под документом можно будет даже через 10 или 11 лет после его подписания.

Также существует практика, когда квалифицированный сертификат создается для одного действия. Сегодня использование КЭП распространено в ипотечных сделках, когда человеку требуется подписать документы, выданные банком или страховой компанией. В этом случае можно выпустить сертификат, который будет действовать всего один месяц. В сфере закупок подобные сроки не встречаются, так как участникам торгов необходимо подписывать целое множество документов, а затем проверять, что было подписано, а что нет.

Где и как получить квалифицированную электронную подпись

Место выдачи КЭП зависит от того, кто именно ее получает. Служащим казенных или бюджетных учреждений, а также в органах власти сертификат подписи оформляют в удостоверяющем центре (УЦ) Казначейства России. Руководителям банков, страховых компаний и микрофинансовых организаций — в УЦ Банка России. Руководителям коммерческих организаций и индивидуальным предпринимателям КЭП выдают в УЦ Федеральной налоговой службы (ФНС). Независимо от того, через какой УЦ получен сертификат на руководителя организации, издателем все равно будет один из трех УЦ: ФНС, Казначейства или Центробанка. 

А вот сотрудники компаний и индивидуальных предпринимателей могут получить сертификат подписи в любом удостоверяющем центре, аккредитованном Минцифры. 

Рассмотрим поэтапно процесс получения КЭП в удостоверяющем центре:

• Сотрудник приходит в УЦ с паспортом, по данным из которого создается заявка
• УЦ «ЭТП ГПБ Консалтинг» идентифицирует заявителя и проверяет данные в системе межведомственного электронного взаимодействия — для этого понадобится 3 минуты. Для сравнения: среднее время проверки в удостоверяющих центрах — до 15 минут
• Когда данные проверены, заявителю выдается квалифицированный сертификат электронной подписи, который необходимо записать на носитель (токен). Носитель выдает организация, или его можно приобрести в удостоверяющем центре; стоимость варьируется от 1,5 тыс. до 2 тыс. рублей
• Для работы с квалифицированным сертификатом необходимо средство электронной подписи — «КриптоПро CSP». Лицензию на эту программу (годовую или бессрочную) также можно приобрести в удостоверяющем центре
• Когда квалифицированный сертификат получен, нужно настроить рабочее место: установить программу «КриптоПро» и драйверы для поддержки защищенного носителя, после чего установить сертификат на компьютер

Если человек ранее совсем не работал с ключами электронной подписи, то первый раз сделать это достаточно сложно. Здесь на помощь приходит техническая поддержка удостоверяющего центра. Она работает круглосуточно. У нас есть инструкции, по которым настраивается рабочее место. Если что-то по этой инструкции не получается, то можно обратиться по телефону технической поддержки и совместно со специалистом настроить компьютер. В дальнейшем у человека, как правило, откладываются знания для настройки рабочего места, и установить сертификат ему уже легко самостоятельно.

Что такое МЧД и как она дополняет КЭП

1 сентября 2024 года заканчивается переходный период на машиночитаемую доверенность (МЧД) — с этого момента ее должен иметь каждый сотрудник, подписывающий документы от лица организации. МЧД — электронный аналог бумажной доверенности. С ее помощью руководитель организации делегирует часть своих полномочий сотрудникам, а торговая площадка при проверке подписанного документа видит, какие полномочия доступны представителю по доверенности и есть ли у него право подписи.

Важно понимать, что МЧД не заменяет КЭП, а дополняет ее. Сотрудник получает электронную подпись физлица, которую можно применять с любым количеством машиночитаемых доверенностей, если вдруг человек работает в нескольких компаниях по совместительству.

Появление МЧД — пример трансформации цифровой экономики. Сейчас выгоднее получить один квалифицированный сертификат на физическое лицо и использовать необходимое количество машиночитаемых доверенностей. Их может быть хоть две, хоть десять, если человек работает в десяти компаниях. Это особенно важно для сотрудников на аутсорсе, которые оказывают услуги сразу нескольким организациям.

Процесс оформления МЧД проходит в несколько шагов:

• Сотрудник получает КЭП физического лица
• Затем создает МЧД, а руководитель подписывает ее своей КЭП
• Подписанная доверенность размещается в едином блокчейн-хранилище МЧД на базе распределенного реестра ФНС России

В чем преимущества удостоверяющих центров

Удостоверяющий центр — это не только выдача квалифицированных сертификатов, но и сервис, который помогает участникам закупок во многих задачах. Например, в настройке КЭП, обслуживании на всем пути от оформления сертификата подписи до старта участия в закупках.

Если нужно что-то большее, чем просто получить квалифицированный сертификат, обращайтесь в удостоверяющий центр.