Как подготовиться к налоговой проверке

Профессиональная деятельность, осуществляемая в сфере налогового права, не ограничивалась консультациями с ответами на вопрос «Правильно ли налоговый орган исчислил налог? Какие действия необходимо осуществить при камеральной налоговой проверке? Как оспорить решение налогового органа?». Наибольший риск для предпринимателей и в то же время интерес представляет выездная налоговая проверка и вопрос «Можно ли к ней подготовиться?».

Для начала я обозначу главный момент — подготовка к налоговой проверке зависит от того, с какими конкретно обстоятельствами и рисками Вы имеете дело. Если налоговая проверка уже назначена, то риски, как правило, являются объективно существующими, которые очень трудно нивелировать. Придется работать с тем, что есть, не отрицая фактические обстоятельства, но придавая им нужную окраску и оценку. Если риск налоговой проверки лишь маячит на горизонте или угрожает пока только в собственных тревожных мыслях, есть время проработать и исключить риски вовсе.

Для удобства мной было выделено несколько направлений, на которые необходимо обратить свое внимание:

• Рабочие пространства компании, склады

Выездная проверка угрожает тем, что сотрудники налогового органа сами посещают Вас с целью осмотреть помещения компании, изъять предметы и документы. Наибольшему риску подвержены помещения по месту нахождения компании и фактические адреса офисов, производственных помещений, рабочих площадок, фигурирующие в ЕГРЮЛ, в сети Интернет, визитках, документах с контрагентами.

Что важно защищать в рабочих пространствах компании?

1. Компьютеры. Позаботьтесь о том, чтобы на каждом компьютере стоял пароль. Лучше всего организовать внутреннюю работу и хранение электронных образов документов на собственных локальных серверах. Обеспечьте тот же уровень защиты в отношении личных компьютеров работников.
2. Документы. В помещении компании должна храниться лишь та документация, которая непосредственно относиться к ее деятельности. Проведите ревизию, исключите документацию по деятельности сторонних (аффилированных) компаний; устраните документацию по рисковым фактам и сделкам, которые уже не имеют отношения к Вашей хозяйственной деятельности. Ограничьте свободное хранение и оборот рисковой информации, организуйте внутреннюю систему коммерческой тайны; подпишите соглашения о неразглашении с сотрудниками. Назначьте лицо, ответственное за сохранность документов.
3. Рабочие места сотрудников. В помещениях компании должны располагаться рабочие места лишь тех сотрудников, которые официально имеют отношение к ее деятельности.
4. Предметы и имущество. Не следует допускать наличие в рабочих помещениях компании предметов, оборудования, компьютеров, товаров и материалов, которые относятся к деятельности сторонних (аффилированных) компаний. Не допускайте смешения. Если Ваши аффилированные компании ведут деятельность по одному и тому же адресу и исключить пересечение невозможно, озаботьтесь обособлением, отграничением площадей, товаров, рабочих мест и т.д.

• Сайты, социальные сети

Как показывает практика, складывающаяся сейчас особенно в сфере ведения блога, информация из сети Интернет — наиболее доступный и очевидный источник сведений о деятельности налогоплательщиков.

При этом важно разграничивать, есть источники, повлиять на которые мы не в силах, например, истории регистрационных действий в ЕГРЮЛ или электронных баз решений судов.

Собственные сайты, аккаунты в социальных сетях компании и ее работников — это то, что контролировать и при необходимости менять крайне рекомендуется.

1. Проверьте официальный сайт компании. Исключите любую информацию, которая может навести на мысль о дроблении бизнеса совместно с иными компаниями, о наличии формально скрытых бенефициаров, о номинальном статусе отдельных лиц, осуществлении деятельности на территории других предприятий, производстве товаров, выполнении работ (оказании услуг), которые фактически не являются предметом деятельности. Проверьте контакты, реквизиты, ссылки на сторонние ресурсы (Telegram-каналы, страницы в соцсетях).
2. Аналогичную деятельности проведите в отношении аккаунтов компании в социальных сетях, аккаунтов работников в социальных сетях, а также страницах на маркетплейсах и иных ресурсах. В отношении работников — если это напрямую не связано с их должностными обязанностями, лучше запретить публикацию рабочей активности в сети Интернет вовсе.
3. Поработайте с отзывами, публикациями третьих лиц и СМИ. Если какая-то информация в них может навредить Вам в контексте рисков налогового контроля, примите меры к ее удалению или, например, оспариванию как порочащие деловую репутацию сведения в судебном порядке.

• Работники и их позиционирование.

Каждый работник должен знать необходимый минимум. Даже если его существование в компании не сопряжено с налоговыми рисками, любые ошибки и высказанные им противоречия с объективной реальностью, повлекут повышенные интерес.

В своей практике мне удалось собрать необходимый минимум вопросов, ответы на которые должен знать работник:

1. На кого я работаю?
2. Кто принимал меня на работу?
3. Какие документы при трудоустройстве я подписывал?
4. Где располагается мое рабочее место?
5. В чем состоят мои трудовые функции?
6. Кто является моим непосредственным руководителем?
7. Кто состоит в подчинении?

• Номинальные лица

Я крайне не рекомендую использовать в Вашей деятельности номинальных лиц, их номинальный статус, как показывает практика, это легко выявляется и доказывается не только по прямым, но и по весьма косвенным признакам.

Однако, если номинальные лица в деятельность уже допущены, важно предпринять ряд мер, которые позволят должным образом подготовить их к мероприятиям налогового контроля.

1. Номинальное лицо должно знать нюансы своей деятельности: быть способным назвать свои функции, описать вид деятельности, основных контрагентов, обороты с ними, основные факты жизни компании, работников на основных должностях.
2. Номинальное лицо должно получать корреспонденцию и обеспечивать ее передачу Вам.
3. Номинальное лицо должно быть заранее осведомлено о том, что контролирующие органы могут проявить интерес, начиная от телефонного звонка или присланной повестки и заканчивая очным визитом. Во всех случаях номинальное лицо должно знать порядок действий: необходимость сообщить о любом контакте с контролирующими органами; давать пояснения и передавать документы только после предварительной подготовки и только с участием адвоката; понимать, каким образом возможно тактично и продуктивно построить беседу с сотрудником контролирующих органов.

• Рисковые (неблагонадежные) операции

Таковыми в зависимости от обстоятельств могут быть операции с аффилированными лицами или, например, фиктивные сделки.

Прежде всего необходимо (1) определить перечень рисковых (неблагонадежных) операций. Легче всего этого сделать через сведения бухгалтерского учета, к примеру, оборотно-сальдовые ведомости или сведения об операциях по счетам.

Любой операции следует (2) обеспечить наличие документа-основания: договора, соглашения, счета, оферты, коммерческого предложения.

Далее — (3) первичная документация, закрывающая оборот по сделке.

Конечно, наличие указанных документов не обеспечит безопасность рисковой операции само по себе, но без документов заведомо невозможно говорить о какой-либо стратегии защиты операции.

Документы должны соответствовать отраженным в бухгалтерском учете сведениям и быть позитивно проверяемыми с точки зрения экономической целесообразности проведения операции, возможности контрагента продать (купить) товар, оказать (принять) услугу или выполнить (принять) работу.

• Контрагенты

Следует помнить, что в рамках выездной проверки для анализа Ваших показаний и документов, для получения дополнительной информации будут привлекаться Ваши контрагенты. Под контрагентами в данном случае понимаются в равной степени и самозанятые работники, и работники-ИП, и классические контрагенты — юридические лица и индивидуальные предприниматели. Если взаимоотношения с ними имели хоть какую-то рисковую подоплеку (подмена фактически трудовых отношений, фиктивная операция, формальное распределение контрагента на аффилированную компанию, платеж за стороннее лицо) важно деликатно проинформировать контрагента о рисках налогового контроля и убедиться в том, что та информация по сделке, которую предоставите налоговому органу Вы, будет совпадать с тем, что представит Ваш контрагент. Для этого, при необходимости подготовьте контрагента к мероприятиям налогового контроля по тем же принципам, по которым следует готовить работников, а кроме прочего: сообщите как следует представить сделку; кого из лиц, взаимодействовавших от Вас в рамках сделки назвать; сопоставьте показания о порядке и месте приемки товаров, работ или услуг, о том, почему на текущий момент имеется задолженность и т.д.

• Неблагонадежные контрагенты

Любой руководитель, финансовый директор или бухгалтер, как правило, сам знает операции с какими контрагентами заведомо привлекут интерес, зачастую в связи с их фиктивным статусом. При назначении налоговой проверки Вам придется работать с такими операциями в условиях дедлайнов, а то и в совсем экстренном режиме, что чревато допущением ошибок и противоречий. Позаботьтесь о защите данных связей заблаговременно. Проверьте контрагентов, проверьте открытые сведения о них, проведите проверки по должной осмотрительности постфактум.

Обеспечьте необходимый минимум «защитных» документов по неблагонадежным контрагентам:

1. приведите в порядок договоры и первичную документацию с контрагентом;
2. запросите учредительные документы, устав контрагента, документы по полномочиям представителей;
3. узнайте, кто в организации являлся руководителем и взаимодействующими сотрудниками на момент проведения сделки, организуйте деловую переписку.
4. убедитесь в том, что руководитель и (или) сотрудники контрагента смогут описать налоговому органу нюансы операций с Вашей компанией;
5. оформите проверку контрагента отчетом, который сохраните в делах компании.

Резюмируя, необходимо помнить, что подготовка к налоговой проверке — это сложный и многогранный процесс, предполагающих необходимость уделить особое внимание деталям, сопоставить и свести между собой множество фактов деятельности, выработать систему поведения и подготовить подробную стратегию защиты. Настоятельно рекомендую быть внимательным к документации, выбору контрагентов и внутренней безопасности компании.