DBI автоматизировала выдачу МЧД для крупной корпорации

С 1 сентября 2024 года в России вступило в силу законодательное требование об обязательном использовании машиночитаемой доверенности (МЧД) для организаций и индивидуальных предпринимателей при отправке электронных документов за подписью уполномоченного представителя. Таким образом в истории введения МЧД в электронный документооборот (ЭДО) наступил новый этап.

Вместе с тем, масштабное обновление системы выдачи квалифицированных сертификатов, частью которого является работа с МЧД, идет уже не первый год, и крупный корпоративный бизнес с помощью IT-партнеров продвинулся в этом направлении вперед.

У использования машиночитаемой доверенности много преимуществ, количество которых, по мере развития цифровой экономики, только увеличивается.

Сегодня среди несомненных плюсов использования МЧД называют автоматизацию процессов, значительное ускорение взаимообмена данными, повышение безопасности, защиту от мошенничества и фальсификации документов. Также в числе немаловажных факторов в пользу применения МЧД — сокращение времени на обработку деловой информации, снижение расходов, уменьшение рисков ошибок, увеличение прозрачности, точности и надежности рабочих процессов.

Для корпораций с масштабным бизнесом и большим количеством материально ответственных сотрудников, наделенных правом ведения договоров и подписи финансовых документов, принципиально важно не только использование машиночитаемых доверенностей в деловом обиходе, но и их оперативное оформление.

Такую задачу перед системным интегратором DBI поставила розничная компания, чей значительно выросший товарооборот и разветвленная сеть подразделений с делегируемыми полномочиями, требовали автоматизации процесса получения МЧД.

МЧД должна была органично вписаться в электронный документооборот компании-заказчика, в уже существующую корпоративную работу с документами, доверенностями, договорами, отчетами.  

Поэтому первоочередной задачей инженеров DBI стал выбор IT-решений для автоматизации взаимодействия с машиночитаемыми доверенностями, поиск цифровых сервисов, способных обеспечить эффективные коммуникации фирмы с внутренними подразделениями, партнерами и госорганами. 

Особое внимание следовало уделить интеграции нового сервиса с внешними контактами: операторами ЭДО, хранилищем МЧД, инструментами проверки контрагентов, удостоверяющими центрами и т.д.

За основу цифровой трансформации ЭДО специалисты DBI взяли коробочный продукт компании ELMA365 «Управление МЧД». В нем содержится необходимый для бизнеса функционал, позволяющий выдавать сотрудникам фирмы машиночитаемые доверенности, автоматически регистрировать их через распределенный реестр ФНС и хранить в интерфейсе ELMA365.

Первый этап — MVP — был завершен за три месяца, после чего  сотрудники компании-заказчика начали формировать МЧД с помощью системы ELMA365. Еще 5 месяцев понадобилось на настройку и оптимизацию различных процессов согласования, внедрение важных функций.

Сегодня идет фаза активного сопровождения, в ходе которой технические эксперты компании-клиента и DBI полностью адаптируют продукт к потребностям бизнеса, шлифуют опции, и дополнительные цепочки согласования, завязанные на МЧД. Плюс осуществляется интеграция новых функций коробочного решения ELMA365 «Управление МЧД» в цифровые процессы заказчика.

«Несмотря на то, что организация автоматизации получения МЧД и ее развертывание в крупном корпоративном бизнесе — процесс достаточно новый, наша команда справилась с задачей в предельно сжатые сроки. За несколько месяцев система была выстроена и доведена до уровня промышленной эксплуатации. Это стало возможным, в том числе, и благодаря активной позиции заказчика. Сотрудники фирмы регулярно участвовали в тестировании новых возможностей электронного документооборота с использованием МЧД. Подобная заинтересованность не случайна. Сервис МЧД жизненно необходим динамично развивающейся корпорации, без него становится невозможен ряд материальных бизнес-процессов. По данным аналитиков, в 2023 году объем электронного документооборота в стране вырос на 22%, а рынок систем ЭДО увеличился на 10%. В настоящее время сотрудники российских компаний используют более 17 миллионов квалифицированных сертификатов электронных подписей. То есть, эта сфера бурно развивается и мы, получив ценный практический опыт развертывания МЧД в экономике, намерены тиражировать его в дальнейшем», — поделился впечатлениями архитектор и руководитель проекта DBI Андрей Никитин.