Проектное управление: какие шесть шагов пройти для внедрения в бизнес

Бизнес постоянно решает различные задачи: где рекламировать, как продать, как доставить, как решить проблему с клиентом и т.п. Часть задач являются рутинными и решение по ним включает в себя повторяющиеся действия сотрудников в рамках своих ролей.

Но периодически, компании сталкивается с более творческими и уникальными задачами. Например, выход на новые ниши или запуск новых продуктов и услуг. Но нестандартные задачи это не только про продажи и развитие бизнеса, например, внедрение программных решений в бэк-офисе также относится к не тривиальным задачам, так как у всех компаний собственная бизнес-модель, требующая специфичного подхода к информационным системам. Наша команда «РП-Интеграция» на собственном опыте разработки программных решений видит, как разнообразны бизнес-процессы заказчиков и каждое внедрение ПО уникально по-своему.

Если в рутинных и ежедневных задачах помогают прописанные бизнес-процессы и регламенты, то в случае описанных выше нестандартных задачах на помощь приходит «проектный подход».

Ошибочно думать, что проектное управление относится к большим компаниям. Оперировать проектами должен и малый бизнес, тем более у небольших компаний нет избыточных ресурсов и многие задачи приходится всегда решать «по-новому». В данном обзоре рассмотрим по этапам, как внедрить проектный подход в любой компании, вне зависимости от сферы и количества сотрудников.

Почему бизнесу нужен проектный подход

Развитие любого бизнеса, особенно малого, часто держится на энергии ключевых сотрудников, включая собственника. Решения зачастую принимаются быстро и интуитивно, что может приводить к потере фокуса на качестве исполнения и результате. В итоге, как показывает практика: множество незавершенных инициатив и зависшие на месяцы задачи с отсутствием понимания зон ответственности отвечает.

Решить проблему поможем проектный подход, который позволит систематизировать идеи, распределить зоны ответственности и довести инициативу до результата.

Решение нестандартных задач в рамках отдельных проектов дает следующие преимущества:

• сокращает время реализации идей,
• снижает нагрузку на ключевых лиц при решении уникальных задач,
• делает команду исполнителей более самостоятельными,
• повышает управляемость компании.

Отличие «проектного управления» от «операционной деятельности»

Операции — это регулярные, повторяемые и рутинные процессы(действия): обработка заказов, производство, бухгалтерия, кадровый учет. 

Проект — это деятельность, которая направлена на достижение нестандартной цели за определенный период времени.

В любом случае, нельзя проводить строгие границы между рутинными операциями и проектами. Необходимо рассматривать «проектное управление» как надстройку над существующей организационной структурой и бизнес-процессами. «Проектное управление» — это неотъемлемая часть бизнес-модели компании.

Если простыми словами:

• создание чего-то нового и уникального — это проект;
• поддержание текущих процессов— это рутинная операция.

 Проект определяется следующими характеристиками:

• обязательно наличие периода с датой начала и датой окончания проекта;
• описание цели;
• назначение сотрудников в команду проекта.

Пять шагов к внедрению проектного подхода

Шаг 1. Определите, какие задачи будут решаться через проекты

Не каждая инициатива требует отдельного проекта. Например, небольшое обновление существующего сайта можно решить в рамках стандартных регламентов, а вот задачу по «интеграции интернет-эквайринга для оплаты по карте на сайт» уже можно выделять в отдельный проект с формированием команды и определением сроков реализации.

Выделяйте в отдельные проекты только те идеи и задачи, которые вносят существенные изменения(новшества) или формируют новый результат.

Примеры:

• внедрение программных решений (CRM, ERP, HRM и прочие системы);
• вывод на рынок нового продукта или услуги;
• выход в новые регионы или страны
• ребрендинг компании, новое позиционирование;
• переход на электронный документооборот;
• оптимизация бизнес-процессов (например: перевод некоторых процессов на аутсорсинг).

Можно классифицировать разные виды задачи для определения приоритетности. Например, инициативы и идеи можно распределить по следующим критериям:

• внутренние задачи;
• задачи, направленные на улучшение взаимодействия с клиентами и контрагентами;
• сложность задачи, например требуется ли привлечение сторонних исполнителей или достаточно своих сотрудников;
• количество сотрудников проекта (до 5, до 10 и т.п.);
• по оценке бюджета проекта;
• и прочие критерии в зависимости от специфики бизнеса и проектов.

Шаг 2. Определите результат, который ожидается от проекта

Прежде всего проект начинается с формулирования цели и только потом планируется реализация проекта. Цель должна быть измеримой и детальной, в конечном итоге результат проекта должен привести к бизнес-эффекту.

Например, недостаточно декларировать цель в виде: «внедрить программу договорного учета».
В данном случае рекомендуется описать ожидаемый результат: «уменьшить время согласования договоров до двух часов, уменьшить время поиска информации по договорам и контрагентам до 15 минут и организовать безопасное хранение в единой базе данных документов за счет внедрения программы для работы с договорами».

Подобные формулировки детально описывают количественные и качественные показатели результата.

Шаг 3. Назначьте руководителя проекта и исполнителей

Руководителем проекта не обязательно должен быть соответствующий ключевой сотрудник по должности. Прежде всего руководство проектом это роль, назначенная сотруднику, который координирует действия и контролирует сроки исполнения.

Команда проекта может формироваться из сотрудников разных отделов, причем без соблюдения иерархии штатного расписания. Ключевым является правильное распределение ролей и определение зон ответственности каждого участника проекта.

Ремарка: участие сотрудников в нескольких проектах

На практике сотрудники могут одновременно совмещать роли в разных проектах в дополнение к своим основным должностным обязанностям. Например, маркетолог на основной должности отвечает за маркетинговые вопросы всей компании и параллельно является участником проекта по поиску и внедрению CRM программы, так как подобные приложения могут включать функции групповых е-мейл рассылок по группам клиентов для маркетинговых целей.

Необходимо быть аккуратными в назначении сотрудника на одновременное участие в разных проектах. Какими бы интересными и креативными не были проектные задачи, нельзя допустить чрезмерной перегрузки сотрудника.

Шаг 4. Составьте детальный план и визуализируйте реализацию проекта

На начальном этапе проектного менеджмента достаточно простой таблицы Excel или маркерной доски для визуализации плана и исполнения проекта: этап — задача — ответственный — дата — что сделано.

Используйте популярные инструменты, такие как: онлайн-таблицы, Trello, Notion, Bitrix24 или прочие программы с календарями задач.

Все участники проекта должны владеть актуальной информацией по проекту для исключения несогласованных действия и понимания текущего статуса.

Шаг 5.  Оцените плановый бюджет проекта

Любой проект — это дополнительные расходы, такие как оплата переработок сотрудников, оплата внешних исполнителей и затраты на дополнительные сервисы. Обязательно считайте общую сумму затрат на проект. Оценка затрат позволит понимать уровень риска проекта и расставить приоритеты по такому важному критерию, как бюджет проекта.

Шаг 6. Контролируйте исполнение проектов

Проводите регулярные встречи с командами проектов и проводите анализ исполнения. Контроль актуального состояния позволит вносить необходимые корректировки при проявлении существенных отклонений по срокам и затратам на проект.

Планерки могут быть по 15-20 минут и проводиться еженедельно с целью сверки ответов всего по четырем вопросам:

1. Что сделано?
2. Что мешает?
3. Какие нужны дополнительные ресурсы?
4. Что делаем дальше?

Общая рекомендация: анализируйте результаты и закрепляйте опыт

После завершения проекта анализируйте результат и сверяйте плановые и фактические показатели по сроку и бюджета проекта. Оценка отклонений «на сколько сместился срок» и насколько превышены затраты» позволит выявить причины отклонений и улучшить менеджмент проектов.

Распространенные ошибки при внедрении проектного подхода

1. Одновременный запуск большого количества проектов.
   Начинать нужно с одного или двух пилотных проектов, чтобы получить первый опыт, чем допустить хаос при большом количестве проектов в компании, где не было культуры «проектного менеджмента».
2. Не назначаются ответственные за результат.
   Обязательно должен быть руководитель проекта.
3. Избыточные требования к соблюдению регламентов по ведению проектов.
   Не применяйте «академические», корпоративные регламенты крупных компаний — небольшому бизнесу важна гибкость и понятность. Не превращайте «проекты» в бюрократию.
4. Проекты не соответствуют бизнес-целям.
   Не запускайте проекты ради проектов. Каждый проект должен привести к бизнес-результатам, даже если это задачи бэк-офиса. Примеры бизнес-эффективности: сокращение времени на группу процессов, повышение лояльности клиентов, рост продаж, повышение качества.
5. Отсутствие коммуникации внутри команды проекта.
   Недостаточно спланировать и назначить участников проекта. Люди должны коммуницировать для достижения общей цели, также важен сбор обратной связи от исполнителей проекта.

Итог

Воспринимайте «проектный подход» как дополнительный управленческий инструмент, а не дополнительную нагрузку на сотрудников. Начните с первого и простого проекта. Сформулируйте ожидаемый результат и план его достижения, создайте команду проекта с руководителем, оцените бюджет и приступайте к реализации. Уже через несколько месяцев, по завершению ряда проектов, будет видна трансформация бизнес-модели компании в лучшую сторону.