Как в сложной экономической ситуации строить систему, укрепляющую бизнес

Бизнес в условиях кризиса начинает оптимизировать свою деятельность, чтобы сократить непроизводственные расходы и иметь возможность быть операционно гибкими в принятии управленческих решений, относительно инвестиций в основной капитал и оборотные активы. Поэтому часто в период нестабильности и экономической сложности рынка мы наблюдаем, что все большее стратегий строится на повышении эффективности бизнес-процессов. 

Данный стратегический вектор позволяет не только в моменте удержать фокус внимания на оптимальном бюджете, но и укрепить внутренний каркас компании, а именно ее бизнес процессы. Для того чтобы в период стагнации рынка и его оздоровления не ослабнуть под гнетом обстоятельств, а окрепнуть благодаря этому каркасу, необходимо выстроить сильную внутреннюю систему бизнес-процессов. 

Проведение диагностики

В процессе оптимизации необходимо оценить эффективность текущих бизнес-процессов и понять, соответствуют ли они установленным целям компании. Важно выявить и те процессы, которые требуют усиления, либо в своей структуре прохождения данного процесса, либо в составе участников. 

Корневая модель 

Корневая модель описывает фундаментальные процессы компании, являющиеся ядром для построения всей системы управления и классификатора бизнес-процессов. Необходимо построить корневую модель бизнес-процессов компании, которая выделит:

• основные процессы, определяющие доход компании;
• поддерживающие процессы, обеспечивающие основные процессы необходимыми ресурсами в оптимальном для достижения результатов виде;
• управляющие процессы, которые задают основу для функционирования всех остальных процессов с учетом соблюдения требований действующего законодательства и внутренних норм, регламентов и правил. 

Изменение мышления в компании 

Стоит помнить, что процессный подход — это не просто нарисовать карту процессов или написать регламенты. Это изменение мышления в компании. Важно, чтобы сотрудники перешли с функционального мышления, при котором каждый отвечает лишь за свою узкую область деятельности, на процессное.

Определить владельца процесса 

Одновременно с установлением показателей процесса важно определить ответственного за достижение результата процесса. 

Описание документов 

Следующий шаг — описание регламентов. Часто регламенты рождаются из ошибок, и их становится слишком много, ограничивая деятельность отделов и превращаясь в бюрократию. Для более обоснованного и взвешенного подхода необходимо действовать не ситуационно, а системно.

Запуск модели 

Важно не столько запустить систему, сколько создать структуру управления моделью. Здесь должен быть человек, обеспечивающий системное функционирование процессов — менеджер процессного подхода.

Инструменты, развивающие систему 

Первый инструмент — календари встреч владельца процесса и команды и руководства с владельцем процесса. 

Второй инструмент — проведение внутренних аудитов, хэлс-чеки, когда мы на практике смотрим, как процесс запланирован и как реализуется. Делается это, чтобы избежать искажения бизнес-процесса. 

Оптимизация бизнес-процессов в кризисные периоды является ключевым фактором повышения операционной эффективности компаний. Переход на процессный подход, внедрение четких регламентов и назначение ответственных за выполнение процессов позволяют укреплять внутренние структуры организации, снижать издержки и адаптироваться к изменениям внешней среды.