Бухгалтерское обслуживание

Что такое бухгалтерское обслуживание в сторонней организации

Бухгалтерское обслуживание — это оказание бухгалтерских услуг сторонними специалистами и компаниями. Обычно в рамках обслуживания бухгалтеры полностью берут на себя ведение бухгалтерии: расчет налогов и взносов, формирование отчетности и решение вопросов с налоговой. 

Бухгалтерское обслуживание может потребоваться крупному предприятию, а также среднему или малому бизнесу в ситуации, когда:

• в штате нет квалифицированного бухгалтера;
• штатный бухгалтер заболел, ушел в отпуск или его уволили;
• из-за ошибок штатной бухгалтерии компанию оштрафовали и заблокировали ей счет;
• ресурсов штатной бухгалтерии не хватает для всех бухгалтерских задач компании;
• бухгалтер в штате не обладает достаточными знаниями и навыками для ведения бухгалтерии. 

Организация, которая предоставляет бухгалтерский аутсорсинг, не просто занимается отчетностью и документацией. Она также следит, чтобы у ее клиента все расчетные операции проходили безопасно и в соответствии с российским законодательством. Подрядчик также заинтересован в том, чтобы предприятие могло оптимизировать налогообложение и законно уплачивать меньше налогов.  

В зависимости от ситуации, компания может заказать как полное ведение бухгалтерии — комплексное бухгалтерское обслуживание, так и разовые бухгалтерские услуги внешнего специалиста. Первый вариант предпочтительнее, так как он полностью защищает организацию от ошибок при ведении бухгалтерии, а как следствие — от штрафов и переплат. 

Услуги бухгалтерского обслуживания

Компании и частные специалисты обслуживают разные бизнесы — от ИП до огромных заводов. Стоимость услуг индивидуальна и зависит от того, нужно ли бизнесу делегировать только часть задач или всю бухгалтерию целиком. 

Наиболее часто в рамках бухгалтерского обслуживания специализированные фирмы предлагают:

Финансовый аудит. Оценка бухгалтерской отчетности на соответствие стандартам, изучение потенциальных рисков и исследование финансового «здоровья» компании для отчета перед инвесторами. 

Контроль бухгалтерской деятельности. Оценка точности учета, соответствия процессов стандартам и законодательству. 

Оптимизация налоговой нагрузки. Минимизация налоговых выплат путем использования различных законных методов: льгот, смены системы налогообложения, патентов и так далее. 

Подготовка и отправка отчетности. Контроль, составление и отправка необходимой документации в контролирующие органы. 

Проверка чистоты контрагентов. Оценка финансовой стабильности, репутации, чистоты сделок и других факторов, которые могут вызвать подозрения у налоговой. 

Подготовка документации. Заполнение всех форм и бланков в соответствии с требованиями и регламентами.

Комплексное бухгалтерское обслуживание 

Комплексное бухгалтерское обслуживание компаний — это когда все задачи по ведению бухгалтерии передают в руки сторонней организации. Также такие услуги называют «бухгалтерией под ключ». 

В зависимости от масштаба компании, сферы деятельности, доходов и других особенностей комплексные бухгалтерские услуги могут включать: налоговый и бухгалтерский учет, расчет зарплаты сотрудникам, формирование первичной документации, подготовку и сдачу всех видов отчетности. 

Сильная сторона аутсорсинговой бухгалтерии — отсутствие необходимости организовать и контролировать ее работу. Компании не нужно думать, где найти сотрудников, как их нанять и обучить, сколько платить, чем и как оборудовать кабинет, какое купить программное обеспечение. При этом, за счет труда сторонних бухгалтеров бизнес всегда имеет на руках все нужные документы и вовремя подает отчеты. 

Услуги по ведению бухгалтерского учета под ключ предоставляют многие бухгалтеры и бухгалтерские фирмы. Это особенно актуально для компаний с небольшими оборотами, у которых пока нет возможности содержать в штате собственного специалиста или целую команду. 

Помимо комплексного бухгалтерского обслуживания, компании могут потребоваться и другие услуги, связанные с бухгалтерией:

• помощь с оптимизацией налогообложения;
• юридическое сопровождение;
• доработка и смена систем учета, их интеграция друг с другом;
• внедрение электронного документооборота
• аренда хостинга или 1С в облаке. 

Ведение бухгалтерского учета и отдельных операций

Бухгалтерские фирмы полностью или частично берут на себя задачи по бухгалтерскому учету. Обычно в перечень их услуг входят:

• управление расчетными счетами клиента: открытие и закрытие;
• подготовка платежных поручений в банк от лица заказчика;
• подготовка и распечатка бумажных платежных поручений, распоряжений об оплате в электронном виде в системах управления счетами «Банк-Клиент»;
• бухгалтерское обслуживание расчетных счетов;
• подготовка кассовой документации для банка, а также документов подтверждающих расчет и установление лимита наличных, оформление документов для получения наличных;
• ведение и формирование кассовой книги;
• оформление и учет приходных и расходных кассовых ордеров;
• оформление кредитных заявок, подготовка и отправка документов для одобрения кредитов юрлицу. 

Также в услуги бухгалтерского учета может входить:

• расчет заработной платы сотрудникам клиента, расчет отпусков и больничных, бухгалтерское сопровождение;
• расчет НДФЛ и страховых взносов;
• подготовка и оформление документов для расчетов с персоналом;
• подготовка документов для перевода работников на «зарплатный» проект.

Комплексное ведение налогового учета 

Российское налоговое законодательство отличается сложностью и противоречивостью. Требования к владельцам бизнеса в плане обязательных платежей и расчета базы постоянно меняют, что требует компании быть в курсе последних обновлений и вести налоговый учет в соответствии с ними.  

Если компания пропустит какое-то важное нововведение или неправильно уплатит налоги, у нее есть риск столкнуться со штрафами и блокировками счетов, а у учредителей — попасть под уголовное преследование. Поэтому ведение налогового учета важно доверять только квалифицированным бухгалтерам с соответствующими образованием и опытом. 

Правильная налоговая отчетность избавляет компанию от материальных и репутационных рисков. Предприятие экономит время и деньги, а в некоторых случаях может оптимизировать налогообложение, чтобы платить налоги еще в меньшем размере. 

В услугу налоговой отчетности входят: 

• подготовка и систематизация первичных налоговых документов;
• формирование бумажных регистров налогового учета;
• расчет налогов и сборов, помощь в их уплате в соответствующем размере;
• ведение регистров бухгалтерского учета;
• формирование налоговой отчетности: налоговых деклараций и авансовых расчетов за отчетный период для подачи в налоговые органы;
• сверка расчетов с налоговой;
• подготовка и предоставление ответов на вопросы территориальной налоговой службы и внебюджетных фондов. 

Компания может передать налоговую отчетность сторонней компании, если не может осуществлять ее своими силами. Это особенно актуально, когда бизнес использует льготную систему налогообложения или сразу несколько систем. 

Написание учетной политики для целей бухгалтерского и налогового учета

Учетная политика — это документ, который характеризует особенности ведения бухгалтерского учета в конкретной организации. В нее включают все необходимые сведения: нормы документооборота, порядок инвентаризации, формы используемых в компании регистров и первичных документов и прочее. 

Обычно юридическое лицо само создает учетную политику силами собственных бухгалтеров в соответствии законодательством и федеральными отраслевыми стандартами. Для каждого направления учета организация выбирает наиболее удобный способ ведения из разрешенного списка. Если по какому-то вопросу нет рекомендаций по ведению учета, компания может разработать его самостоятельно на основании рекомендаций. 

Если в компании нет бухгалтера или ответственного за бухучет, ей все равно нужна учетная политика. В таком случае разработку документа передают специалистам из сторонних организаций, например, бухгалтерским фирмам. После разработки и утверждения учетной политики приказом она вступает в силу. Если через какое-то время в документе требуются изменения, их вносят и утверждают соответствующим приказом. 

Восстановление бухгалтерского учета

Если часть первичных бухгалтерских документов компании была утрачена в ходе переезда, реорганизации или переезда, воссоздать их без помощи профессионала бывает сложно. Поэтому компании может потребоваться помощь в восстановлении бухгалтерской документации. 

Если вся документация сохранилась в 1С, можно попросить копии у контрагентов. Но в некоторых случаях, если в компании работали недобросовестные или неквалифицированные бухгалтеры, которые не сохраняли документы или специально портили их, процедура восстановления бухгалтерского учета может быть осложнена. 

Стоимость услуг по восстановлению бухучета индивидуальна — она зависит от того, насколько первичные документы были повреждены или утрачены. Воссоздание данных почти с полного нуля стоит у бухгалтеров-подрядчиков дороже, чем работа частично сохранными базами данных. 

Консультирование заказчика

Если компания не хочет делегировать бухгалтерию, она может обращаться к сторонним бухгалтерам с конкретными вопросами — это тоже входит в бухгалтерское обслуживание. Специалисты консультируют предприятие по налогообложению, бухгалтерскому учету, трудовому законодательству, отчетности и возможным рискам и угрозам со стороны налоговой. 

Услуга консультирования нацелена на точечные вопросы бизнеса. Например, на консультации компания может узнать, как законно оптимизировать налогообложение, чтобы сократить размер налоговых выплат. 

Плюсы и минусы бухобслуживания в сторонней компании.

Ведение бухгалтерии силами сторонней компании имеет свои сильные и слабые стороны. Рассмотрим их подробнее:

Преимущества бухгалтерских услуг на аутсорсе:

• Многопрофильные эксперты в зависимости от запроса: бухгалтеры, юристы, налоговые консультанты, зарплатные специалисты в отличие от наема, где все задачи выполняет один сотрудник. 
• Подрядчик несет ответственность за штрафы и пени, которые возникли из-за ошибок в бухгалтерском обслуживании.  
• Четко прописанные сроки по договору, которые не нарушают даже в период подготовки отчетности. 
• Обезличенное отношение к бухгалтерии — специалисты не состоят в штате компании, и их некачественную работу сложнее скрыть. 
• Нет необходимости покупать и обновлять бухгалтерский софт и обслуживать рабочую технику. 
• Работа бухгалтерии не завязана на одном человеке, который может заболеть, уволиться или уйти в отпуск. 
• Не нужно тратить время и деньги на наем штатного бухгалтера, обучать его и оборудовать для специалиста рабочее место. 
• Подрядчик получает оплату соразмерно объему работы в отличие от наемного сотрудника, которому обычно выплачивают фиксированный оклад. 
• Сторонние бухгалтеры могут решить задачу почти любой сложности и любого масштаба, а возможности штатных специалистов почти всегда ограничены.  
• Компании не нужно тратиться на обучение бухгалтеров и платить за «простой», если у них мало работы. 

Среди слабых сторон бухгалтерского обслуживания компаний:

• Необходимость в подготовке в начале работы. 
• Риск столкнуться с недобросовестной компанией, которая предоставит некачественное бухгалтерское обслуживание. 
• Непонятное ценообразование: риск переплатить за услуги или неправильно рассчитать расходы на бухгалтерский аутсорс. 
• Ограниченный перечень обязательств, которые может предоставить подрядчик по договору, необходимость доплачивать за отдельные бухгалтерские услуги. 
• Сложность выбора, какие задачи передать на аутсорс, а какие — оставить штатным специалистам. 

Бухгалтерский аутсорсинг VS банковские сервисы бухгалтерии

Многие банковские сервисы предлагают бухгалтерское обслуживание компаний. Обычно они предоставляют те же бухгалтерские услуги, но в более ограниченном объеме. Если бухгалтерская фирма полностью берет на себя бухгалтерию: подготовка и сдача отчетов, расчеты зарплаты и налогов, то банковский сервис занимается лишь частью задач. 

Еще одно преимущество бухгалтерской компании — команда на аутсорсе обычно легче адаптируется под изменения бизнеса, чем банковские сервисы с более четкими условиями и ограничениями. У бухгалтерских фирм обычно многократно больше опыта и экспертизы в ведении бухгалтерии, что дает им возможность оказывать услуги максимально качественно. 

Ключевые моменты в договоре на бухгалтерское обслуживание 

Перед заключением договора с компанией-подрядчиком нужно прочитать условия договора на профессиональное бухгалтерское обслуживание. Обычно документ составляют в обобщенной форме с основными пунктами: стороны соглашения, условия и цены на бухгалтерские услуги, сроки, права и обязанности участников договора, ответственность в рамках соглашения. 

Пункт, на который стоит обратить внимание в договоре — условия ограничений по ответственности. Хорошо, если предприятие обязуется возместить ущерб в течение трех лет со дня сдачи отчетности, так как налоговая проверка обычно охватывает три предыдущих года. Хуже, если в договоре указывают обязательство компенсации ущерба только в течение одного года и только в размере не более стоимости обслуживания. При таком условии в договоре вы рискуете не получить все компенсации в случае ошибки со стороны подрядчиков. 

Если у вас есть сомнения в договоре, передайте его на рассмотрение юристу. Также проверьте, есть ли у компании-подрядчика или бухгалтера действующий страховой полис на профессиональную гражданскую ответственность. 

Также при подписании договора на услуги по ведению бухгалтерского учета обратите внимание на:

• Наличие гарантий, что услуги будут предоставлены на заявленном уровне, и все условия будут соблюдены. 
• Формат бухгалтерских услуг: только консультации или ведение бухгалтерии. 
• Порядок оплаты — по факту, за квартал или за месяц. 
• Конфиденциальность — обязуется ли подрядчик не разглашать информацию, которую получит от клиента в ходе работы. 
• Четко сформулированный перечень бухгалтерских услуг, которые будут выполнены. 
• Закрепленная обязанность клиента предоставлять подрядчику всю необходимую документацию для ведения отчетности. 
• Четко описанный порядок взаимодействия обеих сторон. 

Если эти пункты присутствуют в договоре, это увеличивает шанс, что контрагент добросовестно выполнит свою работу и окажет качественные услуги по ведению бухгалтерского учета.