Перевезти склад и выжить: опыт крупной оптовой компании

Переезд на новый склад казался вполне логичным, ресурсы на это были, все было спланировано и подходящее помещение как раз нашлось. Казалось бы, что может пойти не так? Генеральный директор FineDesignGroup Александра Хлопушина отвечает: «примерно все, но с этим, к счастью, можно справиться».

Почему возникла необходимость переезда?

Наш прошлый склад категории «В» с невысокими потолками 4,5 метра мы использовали с 2012 года. С тех пор компания сильно выросла и поменяла бизнес-модель с дистрибьюторской на производственную. Раньше мы работали с европейскими брендами и закупали товары у партнеров — средняя партия составляла примерно 120 штук на артикул. Теперь же мы размещаем заказы на фабриках — это от 1000 до 3000 штук, которые надо где-то хранить, и желательно недорого.

Старый склад позволял масштабироваться лишь наращиванием площадей и становился все дороже. В 2022 году мы начали пользоваться услугами 3PL склада: использовали его как хранилище для товаров с большим запасом и делали регулярную подсортировку основного склада. Но постоянно перемещать товары между локациями было дорого и неудобно — тогда стало ясно, что переезда не избежать.

Что пришлось изучить и какую информацию собрать, чтобы решиться на переезд?

Решились мы легко. В конце января посмотрели отчет по затратам на склад, изучили предложения на рынке складской недвижимости, рассмотрели возможность постройки собственного помещения, рассчитали затраты на оборудование, узнали, как привлечь инвестиции и уже в начале февраля заключили договор с застройщиком. Сейчас я понимаю, что момент был идеальным — другого такого не представилось бы. 

Тем не менее переезд нельзя назвать гладким. Что вы не смогли предусмотреть, какие вещи пришлось наверстывать в процессе?

Решение о переезде было очень быстрым: в феврале мы решили приобрести помещение, а в мае уже начали перевозить товары и оборудование. Это очень сжатые сроки: у нас практически не было времени, чтобы разобраться в нюансах и мы не подозревали с чем столкнемся. Казалось, что будет легко, но все пошло не так практически с самого начала. Вот только часть проблем, которые нам пришлось решать на ходу:

• мы думали, что хорошо знаем все складские процессы, но эксплуатация помещения с 13-метровыми потолками потребовала совершенно других процедур;
• на внедрение WMS-системы, без которой невозможно работать на складе нашей конфигурации, потребовалось на 3 месяца дольше запланированного;
• подрядчик задержал поставку узкопроходного штабелера почти на два месяца, и мы не смогли разместить паллеты на высоких ярусах стеллажей. На поиск резервной техники ушло две недели;
• все это время товары стояли в проходах, мешая передвижению;
• со склада 3PL нам поставили более 1000 паллет без маркировки — на идентификацию потребовалось много времени;
• топологию склада пришлось переделывать на ходу: размеры и нумерация ячеек оказались совершенно неверными и неудобными в работе.

Сколько времени в итоге потребовалось на переезд и решение всех связанных с ним проблем?

3 месяца на подготовку плюс 4 месяца на переезд и отлаживание работы. Впрочем, процесс еще продолжается: полагаю, чтобы довести работу склада до идеала, потребуется еще месяца 3. Итого, весь проект от и до займет почти целый год.  

Как справлялись с отгрузками заказов в момент переезда?

Мы планировали остановить отгрузки всего на неделю, но ошибки в планировании привели к увеличению этого срока вдвое. В первый месяц на новом складе мы смогли поддерживать оборот на уровне 30% от целевого, во второй — 50%, к третьему достигли 70% и только через четыре месяца смогли вернуться к своим нормальным показателям.

И как этому отнеслись клиенты?

По-разному. Конечно, никто не ожидал, что переезд превратится в затяжной кризис: сначала клиенты относились с пониманием, но, когда мы в очередной раз срывали сроки отгрузки, доходило до нецензурной лексики. Я могу это понять: мы взяли на себя обязательства по бесперебойной поставке, но в результате подвели клиентов, чей бизнес тесно связан с нашими товарами. 

Каковы финансовые потери?

В полной мере оценить финансовые потери достаточно сложно. С одной стороны, недополученная выручка компании за месяцы частичного простоя составила около 50 миллионов рублей, но в эту сумму входит себестоимость товаров, которые мы продали позже — то есть чистые потери все-таки ниже. Кроме того, у нас сдвинулся производственный план, потому что из-за складского кризиса нам не хватало выручки для запуска новых товаров в производство. С другой стороны, стоимость аналогичных складов выросла на 17% всего за 6 месяцев, и, если бы мы вписались в историю с переездом позже, она обошлась бы дороже. А еще мы очень удачно выбрали момент для переезда: с мая по август в торговле наблюдается затишье, а осенью или зимой потери были бы намного больше. Сейчас я могу сказать, что несмотря на ошибки, мы довольны переездом на 100%.

Какие уроки вы извлекли из данного опыта?

Несмотря на сложности, потери и стресс, это был очень полезный опыт. Вот что я могу из него выделить:

• не доверяйте важные вопросы даже самым лучшим сотрудникам. Обязательно включайтесь во все ключевые процессы. 
• не торопитесь принимать решения. Проверяйте и перепроверяйте информацию, даже если она исходит из проверенных источников.
• обязательно продумайте план «Б» и возможно даже «С». Регулярно сверяйтесь с планом, даже если кажется, что все хорошо. 
• внимательно относитесь к договорам и документам, требуйте от контрагентов строгого исполнения обязательств. Мы дорого заплатили за то, что строили отношения с подрядчиками на доверии. 

Если бы нам пришлось пройти через это еще раз, план подготовки выглядел бы по-другому. Вот что я посоветовала бы самой себе и всем тем, кто только планирует переезд:

1. Трезво оцените свой опыт. Если вы сталкиваетесь с какими-то вещами впервые, лучше нанять консультанта, обладающего нужными знаниями. Так вы минимизируете стресс и потери. 

2. Обязательно организуйте тендер для подрядчиков и поставщиков — это позволит получить информацию от разных игроков рынка. Сформулируйте важные для вас критерии выбора и дайте себе время на изучение предложений. Мы поторопились на данном этапе и это была дорогая ошибка. 

3. Тщательно спланируйте топологию склада и размещение всех зон. Организуйте поездки на склады с эффективной работой, поищите знакомых или консультантов, которые поделятся опытом. Вы должны очень хорошо изучить складские процессы до переезда: когда работа уже началась, переделать что-либо очень сложно. 

4. Уделите внимание технической поддержке и убедитесь, что все IT-решения внедрены до запуска склада. 

5. Имейте финансовый резерв. Неизвестно, чем обернулся бы наш переезд, если бы у нас не было финансовой подушки на случай непредвиденных расходов. 

6. Поддержите команду. Люди должны точно знать, что нужно делать и быть готовыми к стрессам и переработкам. Даже самый гладкий переезд подразумевает множество изменений, к которым нужно адаптироваться. 

Ну и самый главный совет: сохраняйте спокойствие и позитивный взгляд, продолжая двигаться к цели. Со временем вы поймете, что все было не зря!