Автоматизируем бизнес: от табличек Excel к эффективной системе управления

Представьте компанию, в которой работает 300 сотрудников. Полный цикл управления целями и задачами для которых содержится в файле Excel. В файле вы найдете цели и KPI, планируемые и фактические объемы продаж, а также бюджет. Разные сотрудники могут отвечать за выполнение одной задачи или наоборот, один сотрудник будет ответственным за многие показатели, которые находятся в разных вкладках.

Сколько времени потратит сотрудник отдела управления целями, работающий в этом документе?

Учитывая, что в этой компании в начале календарного года необходимо установить показатели и KPI для сотрудников на месяц, квартал и год. Все эти показатели требуют верификации с руководителями отделов, согласования с вышестоящими руководителями и распространения среди сотрудников. 

Мы посчитали, сколько приблизительно трудозатрат требовал бы этот процесс для компании 1000 пользователей:

1. Формирование реестра показателей для компании — 10 человеко-дней
2. Постановка целей для сотрудников — 50 человеко-дней
3. Верификация и согласование — 40 человеко-дней
4. Доведение показателей до сотрудников — 40 человеко-дней

При этом весь процесс согласования и доведения до сведения происходит в электронной почте, вы не можете быть уверены, что ваш адресат получил, прочитал и правильно интерпретировал все данные.

В отчетный период сотрудник собирает информацию от всех сотрудников. Объединяет эти данные, сопоставляет результаты с планами, учитывает значимость показателей для каждого сотрудника и подразделения, готовит отчет. Эти действия занимают еще 70 человеко-дней:

1. Внесение фактических показателей — 10 человеко-дней
2. Массовое заполнение фактов и оценивание — 30 человеко-дней
3. Подведение итогов по целям сотрудников и подразделений — 30 человеко-дней

Итого: 210 человеко-дней.

Это несколько сотрудников, которые весь год занимаются ведением одной таблицы. А если ответственный за эту таблицу заболел или решил уволиться? Или компания запланировала расширение еще на 100 сотрудников?

В ZeBrains предложили внедрить модуль на базе Битрикс24, который автоматизирует управление целями и KPI так, чтобы исключить человеческий фактор и упростить осложнившийся бизнес-процесс. 

Решение

Шаг 1 — Анализ

Начали с анализа текущих бизнес-процессов компании. Изучили этапы управления целями и KPI, включая сбор данных, верификацию, согласование и отчетность. 

Выявили следующие проблемы:

• Потеря данных: использование Excel и пересылка файлов по электронной почте приводили к частым потерям информации и дублированию данных.
• Неэффективное согласование: процесс согласования целей и KPI через электронную почту занимал много времени и подвергался ошибкам.
• Отсутствие прозрачности: руководители не могли оперативно контролировать выполнение задач и корректировать цели.
• Ручной труд: сбор и обработка данных занимали много времени, снижая эффективность компании.

Шаг 2 — Разработка архитектуры системы

На основе анализа команда ZeBrains создала архитектуру системы, которая учитывает все особенности бизнеса. При этом гибкость и адаптивность системы позволяют ей подстраиваться под изменения в компании. 

Помимо этого мы разделили систему на модули для упрощения обновлений и масштабирования. Также интегрировали ее с текущими инструментами компании, автоматизировали процессы верификации и отчетности и предусмотрели меры по защите данных и контролю доступа. 

Шаг 3 — Настройка модулей Битрикс24

Следом настроили модули Битрикс24, включая бизнес-процессы, роботов и уведомления, что упростило переход на новую систему и минимизировало возможные сбои: 

• Интеграция с существующими системами компании позволила лучше управлять KPI;
• Автоматизированные процессы для постановки целей, оценки и отчетности обеспечили надежное управление показателями эффективности;
• Гибкое распределение прав доступа и автоматическое оповещение об отклонениях помогли своевременно реагировать на изменения и поддерживать высокий уровень контроля и прозрачности.

Шаг 4 — Внедрение и обучение

Внедрение системы проходило поэтапно, чтобы сотрудники привыкли к новым процессам — мы провели обучение, помогли быстро освоить работу с новыми инструментами. 

Затем сосредоточились на практических аспектах для эффективного применения в повседневной работе, обеспечив поддержку на всех этапах внедрения, что помогло избежать сбоев и повысить доверие к нововведениям.

Шаг 5 — Итоги

Новый модуль автоматизирует постановку целей, их анализ, предзаполнение данных и сбор отчетов. Система уведомляет о несоответствиях и оперативно адаптируется при изменении должности сотрудника или его увольнении.