Как ускорить процесс согласования договоров

Одним из ключевых этапов договорной работы является «согласование». Данный процесс проходит как внутри организации, так и между контрагентами, сторонами договора. Важность согласования определяется тем, что договор не будет подписан, пока не будут согласованы все нюансы и условия сотрудничества. Даже информирование контрагента о выборе его в качестве партнера (например, по результатам конкурса), не дает никакой гарантии сделки. Только подписанный договор (контракт) означает практическое сотрудничество, а подписи не будут поставлены без согласования. Выходит, «скорость согласования» — это критичный вопрос развития бизнеса для всех сторон соглашения. Промедление стоит денег, а иногда и срыва сделки. Помимо «скорости согласования», ключевым показателем является «качество согласования», так как если важные пункты договора не были проверены одной из сторон, то при исполнении договорных обязательство последствия данной ошибки могут быть весьма существенными.

Процедура согласования — это процесс, при котором согласующие сотрудники проверяют и удостоверяют условия проекта договора на соответствие законодательству, интересам компании и внутренним документам организации.

Условно, процесс «согласования» можно классифицировать по двум видам:

1. Согласование внутри организации между сотрудниками.
2. Согласование между сторонами договора (контрагентами).

Как же ускорить процесс согласования договоров?

Для ответа на данный вопрос прежде всего необходимо разобраться, какой сейчас применяется подход к процедуре согласования в организации:

• Произвольный;
• Регламентированный.

В случае произвольного подхода согласование включает в себя устные договоренности или переписку по электронной почте для обсуждения пунктов договора, после чего до руководителя доводится результат согласования в произвольной форме, без какого-либо документа с подписями и комментариями согласующих. Может показаться, что это самый быстрый способ, без усложнений формальными документами. Возможно, это удобно в небольшом коллективе с небольшим количеством договоров. Но данный вариант не всегда гарантирует минимизацию рисков в случае некачественной правовой экспертизы проекта договора.

Рекомендуется применять регламентированный подход к процедуре согласования. В данном случае процесс согласования следует формализовать, т.е. описать следующие моменты:

• Список документов (в дополнение к договорам), которые необходимо согласовывать по регламенту. Это могут быть первичные документы, спецификации, дополнительные соглашения и т.п.).
• Схемы (цепочки) согласования проектов договоров. Данные схемы могут быть трех видов: 
• Децентрализованные:
  • Исполнитель по договору самостоятельно передает и контролирует процесс согласования со своими согласующими коллегами из разных отделов.
  • Централизованная. В данном случае выделяется отдел, ответственный за все согласования. Это может быть договорной или юридический отдел. Все проекты договоров попадают в данное подразделение, которое уже организует взаимодействие с согласующими работниками или отделами.
  • Комбинированная (смешанная). На практике также встречаются одновременное применение двух первых методов, в зависимости от сложности договора и прочих обстоятельств.
• Список согласующих работников и отделов. Это руководители, бухгалтерия, отделы закупок, юристы, а также все структурные единицы, в чей зоне ответственности входят вопросы, связанные с договором. При необходимости, данный список может включать последовательность согласующих, а также список сотрудников, которые заменяют согласующих на время их отсутствия.
• Набор шаблонов договоров, согласованных ранее. Шаблоны договоров могут классифицироваться в зависимости от типа договора и сложности (уровня рисков и т.п.). Данный справочник готовых шаблонов позволит экономить время на пунктах, которые уже были согласованны в выбранном проекте договора.
• Шаблоны документов согласования:
  • Лист согласования.  Это документ, в котором отмечаются корректировки и замечания к договору в результате внутреннего согласования, с подписями ответственных за согласование сотрудников.
  • Протокол разногласий. Если вторая сторона в итоге внутреннего согласования внутри не согласна с условиями проекта договора, то она составляет протокол разногласий и направляет контрагенту. 
  • Протокол согласования (урегулирования) разногласий. Если другая сторона не согласна с предложениями, указанными в протоколе разногласий, она может составить протокол согласования (урегулирования) разногласий. В такой документ обычно включают первоначальный вариант спорного условия, ваш вариант и новую формулировку, которую предлагает контрагент. Положительным разрешением спорных вопросов по договору будет являться подписание всеми сторонами итоговой версии протокола согласования (урегулирования) разногласий.

Регламент о договорной работе оформляется в виде положения, которое определяет правила договорного учета в организации. Положение может включать один общий локально-нормативный акт или включать несколько связанных локально-нормативных актов, каждый из которых описывает отдельный этап (например, проверка контрагентов, согласование договора, претензионно-исковая работа и т.п.).

Законодательство не регулирует формат (шаблон) для положения о договорной работе. Формулировки в данном положении определяются каждой организацией самостоятельно.  Ниже приведена одна из рекомендаций по разделам, которые можно указать в положении:

• назначение и область применения;
• правила проверки контрагентов;
• порядок подготовки проектов договоров;
• правила согласования договоров внутри организации;
• правила согласования договоров с контрагентом;
• порядок подписания и исполнения договоров;
• порядок претензионно-исковой работы.

Подробнее о регламенте договорной работы можете ознакомиться по ссылке.

В дополнение к описанному выше регламенту, также необходимо выбрать наиболее эффективный «инструментарий», который применяют в процессе согласования. Можно выделить три варианта:

1. На практике (в редких случаях) встречаются организации, где согласующие сотрудники до сих пор вписывают комментарии на распечатанных проектах договорах и прочих бумагах (листы согласований и протоколы). Т.е. применяется «бумажный документооборот».
2. Более продвинутым методом является внесение комментариев по проекту договора в электронный формат листа согласования. Например, в процессе внутреннего согласования коллеги поочередно заполняют лист согласования в файле формата Word или Excel.
3. Наиболее эффективный способ — это применение программы учета договоров с функционалом согласования. Данный подход наиболее эффективный, поскольку автоматизация ускорит все этапы согласования в соответствии с регламентами договорной работы.