Как заключить трудовой договор с дистанционным работником

Удаленка давно стала частью жизни многих компаний, особенно после пандемии. Взаимодействие без личного контакта устраивает как работодателей, так и самих работников. Первые, как минимум, сокращают расходы на офис и оборудование. А вторые — получают возможность работать без привязки к одному месту, уделять больше внимания близким, экономить на транспортных и иных расходах. 

В законодательстве уже предусмотрели процедуру оформления взаимоотношений работодателя и сотрудника, которые могут никогда не встречаться вживую. 

Рассказываем, что нужно учесть и даем образец договора.

Что такое «удаленка» и какие законы его регулируют

Статья 312.1 ТК РФ регламентирует, что дистанционный труд ведется не по месту нахождения работодателя. Не осуществляется он и в его представительстве, филиале, структурном подразделении. Он не привязан к стационарному месту работы, локации или какому-либо объекту. И работодатель его не контролирует.

Еще один вариант труда на расстоянии — надомный — определяет статья 312 ТК РФ. Надомники трудятся по месту жительства, они вправе привлекать к этому членов семьи.

Во взаимоотношениях с удаленными работниками организации могут устанавливать разные виды сотрудничества, включая:

1. Постоянное сотрудничество — на весь период действия трудового соглашения.
2. Временное — до шести месяцев.
3. Периодическое — работник реализует функционал дома или в офисе по заранее согласованному графику.

Работодатель определяет, какой вид взаимодействия наиболее эффективен в каждом конкретном случае.

Общие черты работы дистанционной и на дому

Взаимодействие и дистанционщика, и надомника с работодателем регулируют статьи ТК РФ, которые действуют и для обычных сотрудников, но есть ряд нюансов:

• Дистанционный сотрудник или надомник вправе не приходить на место, где располагается работодатель, может появляться там по необходимости, но все равно будет считаться, что он находится на работе.
• Работодатель не контролирует, когда удаленный сотрудник работает, а когда отдыхает, если особые условия не прописаны в договоре.

Обязательно соблюдение установленной законом длительности рабочего времени, а интервалы труд / отдых — должны чередоваться. На это напрямую влияет количество и трудоемкость задач, поручаемых сотруднику. 

• Сотрудник может пользоваться средствами труда — и своими, и принадлежащими работодателю.
• Дистанционщик или надомный сотрудник может получать компенсацию затрат, которые понес в процессе труда, включая оплату использования личной техники и ПО.
• Отдельно трудовым договором определяется, как сотруднику передаются задания и как он отчитывается об их выполнении.
• Работодатель имеет право включить в трудовое соглашение специальные условия для увольнения.

Пример:

В московской медийной компании уволили дистанционного сотрудника за использование робота-помощника при написании статей. Оказалось, что на протяжении нескольких месяцев этот сотрудник привлекал внимание руководства нелогичностью и фактическими ошибками в текстах. Они внимательно проанализировали его работу, проверили каждое действие, и обнаружили причину. Вместо того, чтобы выполнять свою работу вручную, дистанционщик пересылал сгенерированные ИИ работы, даже не проверяя их. Этот случай подошел под одно из условий увольнения, прописанных в его трудовом соглашении, а именно — формализм в выполнении заданий.

Отличия во взаимодействии с дистанционными и надомными работниками

В дистанционке и надомной работе существует несколько весомых расхождений:

1. Надомник привязывается к конкретной локации, а дистанционщик работает там, где ему удобно. Но если характер работы привязан к определенной местности, в трудовом соглашении допускаются ограничения по нахождению дистанционного сотрудника — одним городом, регионом или страной.
2. Надомному работнику могут помогать члены его семьи, а дистанционщик трудится самостоятельно.
3. Надомная работа связана с созданием материальных предметов, требующих финансовых затрат, дистанционная же имеет дело с произведениями интеллектуального порядка.
4. Надомному работнику необходим личный контакт с работодателем, чтобы получать материалы (если они предоставляются) и передавать готовую продукцию. Дистанционщику достаточно общения по электронным каналам связи.
5. Дистанционщику могут:

• Установить график труда по согласованию с работодателем.
• Дать права пользования усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП).
• Предусмотреть спецусловия, касающиеся охраны труда и организации рабочего процесса, а также отпускных периодов.

Удаленная работа: преимущества и недостатки

Плюсы для сотрудника:

1. Гибкий график: можно трудиться, когда удобно.
2. Возможность работать где угодно, не привязываться к офису или другому конкретному месту.
3. Оформиться на работу и трудиться можно без личного контакта с работодателем. 

Плюсы для работодателя:

1. Не требуется организовывать и содержать рабочее пространство.
2. Не нужно тратить ресурсы на оценку условий труда и получение разрешений от органов пожарного надзора и санинспекции.

Минусы для работодателя:

1. Затруднен контроль исполнения задач, поставленных сотруднику.
2. Сложно применять дисциплинарные взыскания.
3. Невозможно уволить сотрудника за прогулы.

Но эти недостатки можно нивелировать, если правильно составить трудовое соглашение. 

Возможна ли работа по совместительству на удаленке

ТК РФ разрешает совместителям работать удаленно. Но, заключая договор, стоит помнить о требованиях главы 44 ТК РФ, применимых к совместителям:

1. Время работы совместителя равно половине обычной продолжительности трудового дня. Следовательно, и объем выполненной им работы в два раза меньше, нежели у сотрудника на обычном графике.
2. Отпуск совместителю дается в то же самое время, что и на основном месте работы.
3. Не распространяются гарантии, доступные работающим в районах Крайнего Севера и совместителям работы и учебы.
4. Если организация принимает другое лицо для выполнения обязанностей совместителя с оформлением на основное место работы, договор с совместителем могут расторгнуть, но его должны предупредить за две недели до этого.

Чем отличается договор с дистанционщиком от обычного трудового соглашения

Трудовой договор защищает и работодателя, и дистанционщика. Четкое определение прав и ответственности сторон необходимо, чтобы сотрудник соблюдал должностные требования, а работодатель не превышал полномочия. 

В договоре с удаленщиком:

• Указывается характер работы на расстоянии, а местом заключения соглашения определяется местонахождение работодателя.
• Место работы — неотъемлемый пункт трудового соглашения. Оно предполагает точное географическое расположение (город, село) организации, поэтому в трудовом договоре пишется название работодателя и населенный пункт — место регистрации.

Если работа дистанционщика связана с определенной локацией или работодателю нужно знать, где искать подчиненного, если он долго не вступает в контакт, то в трудовом договоре можно указать следующее: «Сотрудник работает вне места нахождения работодателя по адресу такому-то».

• Закрепляется возможность не заводить трудовую книжку на бумаге, или вносится соответствующая запись в электронной трудовой книжке, если стороны сошлись на этом.
• Продолжительность труда и отдыха для удаленных сотрудников определяется по их собственному желанию, если трудовой договор не предусматривает другой вариант.

Если работодатель хочет контактировать в рабочее время с удаленщиком, то в трудовом договоре стоит указать режим работы — длительность рабочей недели, определить трудовые дни и выходные. Рабочий день можно разбить на диапазоны, или предусмотреть гибкий график.

В статье 91 ТК РФ закреплено, что работодатель обязан вести учет времени, которое сотрудник отработал фактически. Но особых условий для удаленщиков нет. Поэтому можно вести табель, опираясь на сведения самого дистанционщика или данные специальной программы отслеживания присутствия в сети.

• Если работнику необходима УКЭП, возможность ее оформления включается в договор.
• Составляется список технических продуктов, программ и средств информационной безопасности, с помощью которых работник будет осуществлять рабочий процесс. Указывается перечень средств труда, принадлежащих работодателю и обозначается, как они будут предоставляться.
• Если работодатель обязывается установить программы и технику для работника, следует указать период времени, когда это будет выполнено.
• Фиксируется размер компенсаций удаленщику за пользование собственным имуществом, техсредствами, программами и других затрат, которые связаны с выполнением трудовых обязанностей.

По Федеральному закону № 389 компенсация расходов дистанционных работников нормируется для налогообложения прибыли начиная с 31 августа 2023 года, а НДФЛ и взносы — с 1 января 2024 года. Сумма, которая может учитываться в расходах и не облагаться НДФЛ и взносами — 35 руб. в день.

• Еще в договоре определяется, как стороны планируют обмениваться заданиями и отчетами.
• Описывается, как часто, в какое время и с помощью каких каналов связи дистанционщик должен контактировать с работодателем, по каким формам он будет отчитываться, и как его документы будут обрабатываться. 
• Работодателю непросто проконтролировать, какие ресурсы использует удаленщик в рамках рабочего процесса. И даже небольшая ошибка может привести к утечке конфиденциальной информации. 

В трудовом договоре необходимо зафиксировать, какие программы для сохранения безопасности данных должен применять работник. При необходимости можно даже ограничить доступ к сторонним ресурсам. Часто это соцсети и мессенджеры.

Нормы охраны труда применительно к дистанционщикам не столь строги, как в ситуации с офисными сотрудниками. Работодателю достаточно:

• проинструктировать работника по обращению с техникой;
• оформить подчиненному страховку от несчастных случаев в рабочем процессе и от профзаболеваний;
• проводить расследования несчастных случаев, если таковые произойдут в ходе решения рабочих задач;
• делать взносы в ФСС на травматизм.

Увольняется удаленщик на тех же основаниях, что и обычные работники. Но есть и особые условия. В частности:

1. Если дистанционщик два рабочих дня не отвечает работодателю по рабочим вопросам.
2. Если удаленный сотрудник поменял место нахождения, откуда невозможно обеспечивать рабочий процесс.

По согласию сторон могут добавляться особые обстоятельства для увольнения — в дополнение к содержащимся в ТК РФ. Подробнее об увольнении дистанционного работника читайте в нашем блоге.

Электронное взаимодействие при заключении трудового соглашения

Закон позволяет нанимать сотрудника без личного посещения. Для этого во время оформления трудового договора нужно:

• внести положения о работе с информационной системой кадрового электронного документооборота (КЭДО);
• подписать локальный нормативный акт о работе в КЭДО;
• убедиться что у работника есть электронная подпись или возможность ее выпустить (бесплатно это можно сделать в приложении «Госключ», другая УНЭП по закону выпускается за средства будущего работодателя).

Подписываются документы в информационной системе. Если у работодателя нет своей, он может работать в государственной системе «Работа в России». 

Документы для оформления договора (паспорт, трудовая книжка (если она в бумаге), справки о регистрации в системе персучета ПФР, постановке на воинский учет и любые другие), могут быть представлены работодателю в электронном формате. Если это недостаточно, то копии заверяются нотариально и отправляются также в заказном письме.

Дистанционщики оформляют в особом порядке два вида документов, необходимых в трудоустройстве:

1. Документ о регистрации в системе персонального учета ПФР оформляется самостоятельно лицом, имеющим личный счет в этой системе.
2. Запись в трудовой книжке (или сам документ, если работник впервые трудоустраивается) может не оформляться по договоренности сторон. Однако, если стороны на этом не согласились, удаленщик передает трудовую книжку работодателю при личном визите или отправляет ее по почте заказным письмом.

Если в трудовой книжке не указывается факт дистанционной работы, стаж можно подтвердить трудовым соглашением. В таком случае работнику пригодится оригинальная версия договора.

Оформление кадровых документов для дистанционного труда

Дистанционщик оформляется на работу изданием приказа, и у него есть две особенности:

1. В строке «Условия приема на работу, характер работы» указывается «дистанционная работа».
2. Если работодатель и сотрудник взаимодействуют удаленно с применением УКЭП, то приказ также отправляется электронно, и дистанционщик должен подписать его УКЭП.

Как ранее отмечалось, сведения о дистанционном формате работы в трудовую книжку вписывать не обязательно. Нужно вписать это в трудовой договор. В остальном, заполняя трудовую книжку, работники кадровой службы руководствуются постановлениями Правительства от 16.04.2003 №225 и Минтруда от 10.10.2003 № 69.

Также на дистанционщика оформляется личная карточка по форме Т-2. ТК РФ не предусматривает особые требования к ее заполнению. Но в самой карточке должна стоять подпись работника. Поэтому оформленная карточка направляется сотруднику в информационной системе, и он ее подписывает с помощью УКЭП.

Если удаленщику нужны заверенные копии рабочих документов, он подает заявление, и работодатель должен до истечения трех рабочих дней отправить их сотруднику в заказном письме с уведомлением либо в электронном формате. 

Уволить дистанционщика можно тоже без личного присутствия. Но в день, когда прекращаются трудовые отношения, работодатель должен отправить работнику в заказном письме с уведомлением бумажный экземпляр копии приказа. 

Как выглядит образец трудового договора для дистанционного работника

Трудовой договор с дистанционщиком аналогичен соглашению с обычным сотрудником. Он может составляться в произвольном виде, однако должен включать обязательные моменты, прописанные в статье 57 ТК РФ, и учитывать особенности, отличающие дистанционку от обычного труда.

Гибридный формат работы

При гибридном формате работы в договоре или дополнительном соглашении с работником составляется график. К примеру: со вторника по четверг сотрудник приходит в офис, а в пятницу и в понедельник трудится удаленно. Такой график можно периодически пересогласовывать. 

Стоит отметить, что иногда при гибридном формате работы сотруднику приходится передвигаться с места на место с техникой (компьютером, планшетом, наушниками и др.). Если он потеряет или сломает имущество организации, то, как он будет возмещать урон, определяется в каждой ситуации отдельно. Зачастую ответственность возлагается на сотрудника.

Как взаимодействовать с сотрудниками, находящимися за рубежом

По законодательству заключить трудовой договор с работником, находящимся за рубежом, невозможно — будь то гражданин России или иностранец. В таких случаях рекомендуется оформлять гражданско-правовой договор. 

Работа с удаленщиками все еще достаточно новый формат трудовых отношений. Главное помнить про особенности оформления взаимоотношений с дистанционным работником и грамотно составлять документы.