Аудит складских комплексов: импортозамещение без ущерба бизнесу

Многие предприятия, обладающие развитым складским хозяйством и автоматизировавшие свою производственно-складскую структуру импортными системами и оборудованием, сегодня не могут обеспечить их бесперебойную работу. Проанализировать состояние складской системы, выявить все возможные «узкие места» и составить предложение по их устранению и модернизации поможет складской аудит. На основании данного исследования формируется понимание о том, какое решение может закрыть потребности бизнеса. 

Предприятия производственного и складского сектора сейчас на передовой в решении вопросов реструктурирования программных комплексов и систем для обеспечения их независимости от зарубежных поставщиков. Однако, интеграция различных программных продуктов как между собой, так и с оборудованием требует дополнительных усилий, поскольку программные интерфейсы без дополнительной настройки в большинстве случаев несовместимы между собой. Одной из актуальных задач является избавление от рисковых ИТ-систем, минимизация лицензионных ограничений, возможность продолжения разработки или кастомизации используемых систем. Аудит является стартовым этапом, напрямую влияющим на результат проекта и его бюджет. 

Особняком в анализе ИТ-инфраструктуры является аудит системы управления складом (WMS). Система может представлять автономное решение либо быть компонентой ERP.

И это не единственные случаи, когда стоит прибегнуть к аудиту.

Когда необходим аудит:

• Планируется внедрять или менять WMS. Нужно подготовить склад и оценить инвестиции.
• Склад работает не эффективно. Нужно выявить проблемы и получить рекомендации по их устранению.
• Планируется модернизация склада: интеграция программных продуктов между собой, запуск нового оборудования или систем хранения.

Внутренний аудит складов необходим, когда руководство компании видит падение эффективности работы складского комплекса или не удовлетворено ей. Кроме того, аудит склада проводится при расширении его площадей, увеличении объемов хранения, необходимости существенного изменения бизнес-процессов, например, поставки специализированного автоматизированного оборудования. Или меняются направления или объемы поставок, изменились их процессы, транспортная инфраструктура.

Внешний аудит может проводиться на складе контрагента/партнера для подтверждения его способности исполнять свои обязательства. Причем он может происходить как перед заключением договора, так и во время совместной деятельности для того, чтобы убедиться в выполнении контрагентом своих обязательств, либо при возникновении проблем.

Важно знать:

• Для аудита потребуется команда экспертов, не зависящая от конкретных решений. Исполнитель аудита должен хорошо знать российский рынок WMS, который даже после ухода западных вендоров насчитывает порядка тридцати решений. 
• Рабочая документация аудита будет зависеть от целей исследования. Как правило, результаты аудита представлены в двух документах:

Документ 1. Обследование складской инфраструктуры, включающей развернутое описание складских бизнес-процессов. В данном документе должны быть описаны этапы анализа, обоснование выбранной методологии описания процессов и результаты проведенного анализа. 

Документ 2. Обследование ИТ-инфраструктуры (компоненты складского ПО, начиная с ERP и ее интеграционных возможностей, а также MES (если система применяется), управления транспортом, прискладским двором и пр.). 

В результате анализа должно быть выработано предложение по выбору WMS. Анализируется необходимость внедрения систем автоматизации склада либо выявляются недостатки имеющихся систем и необходимость модернизации имеющихся. Результаты аудита как правило показывают, какие ресурсы можно задействовать для повышения эффективности и качества работы склада — выявить потенциал для увеличения объемов хранения, найти объективные причины для изменения численности персонала склада, обнаружить необходимость изменений топологии складских зон, необходимость кастомизации используемых систем и т.д. 

Рассмотрим некоторые аспекты реализации комплексного проекта оптимизации складского хозяйства для хранения материалов и запасных частей одного крупного производства.

В рамки проекта вошли мероприятия по изменению складских бизнес-процессов, создание нового Единого логистического центра, а также модернизация существующих складов.

Требования:

• Система должна быть максимально адаптирована к условиям российской специфики. 
• Cистема должна быть гибкой. Если бизнес изменится, WMS-система продолжит поддерживать складские операции. Переход должен быть максимально легким.

Этапы аудита:

Для внедрения WMS-системы необходимо было ясно представлять, какие функциональные возможности должны быть заложены и как должен быть организован процесс работы оптимизируемых складов. Необходимо было сформировать картину существующей деятельности и определить объем необходимой автоматизации.

Анализ нормативно-правовых актов компании

На данном этапе был осуществлен поиск, сбор и анализ нормативно-правовых актов компании в части складского учета ТМЦ и оборудования.

Интервью ответственных лиц компании по функционированию логистических бизнес-процессов работы склада

Подготовлен опросный лист и проведены интервью ответственных работников. Интервью с сотрудниками проводились непосредственно на складах, входящих в рамки проекта.

Выбор нотации моделирования процессов

Выбран подход к моделированию бизнес-процессов и инструментальных средств (их описание является важной составляющей успешной реализации проекта по разработке информационной системы). 

Разработка рекомендаций и плана проекта по оптимизации работы склада

С учетом проанализированной документации и оценки текущего состояния организационных процессов склада, руководителям были презентованы способы решения выявленных проблем и расчет их стоимости.

Грамотно реализованный аудит может существенно повысить эффективность, оптимизировать управление ресурсами, обнаружить области потенциального роста. В конечном счете все эти процессы для предприятия означают увеличение конкурентоспособности и возможностей для расширения присутствия на рынке.