Как создать кадровый резерв и работать с ним

Потеря ключевого сотрудника может остановить функционирование целого отдела. Особенно если он уходит внезапно и не по собственному желанию, а по статье за нарушение. Предугадать такое сложно, поэтому не помешает регулярно проверять сотрудников с целью оценки их благонадежности.

Но даже когда сотрудник уходит без скандала и с честной отработкой, оперативно найти нового хорошего специалиста тяжело. Один из способов минимизировать потери от долгого поиска работника на замену — кадровый резерв.

Кадровый резерв — что это такое

Подготовленный в соответствии с требованиями к конкретным должностям пул кандидатов — это и есть кадровый резерв. Он обеспечивает наличие сотрудника, который может сразу приступить к выполнению обязанностей вместо уволившегося работника.

Проще говоря, кадровый резерв — это люди, которые смогут закрыть вакантное место.

Виды кадрового резерва

Различают два основных вида кадрового резерва:

• Внутренний.

Состоит из работающих в компании сотрудников, которых при необходимости можно перевести в другой отдел или повысить. Например, если сотрудник прошел отбор на повышение и ждет появления вакантного места, то он находится во внутреннем резерве кадров.

• Внешний.

Формируется из претендентов вне организации. Это могут быть кандидаты, которые прошли все этапы собеседования, но по каким-либо причинам не были трудоустроены. Внешний кадровый резерв компании может включать и студентов, проходивших практику в этой организации.

Особенности работы с кадровым резервом

Свои плюсы и минусы есть как у внутреннего, так и у внешнего резерва кадров.

Плюсы внутреннего кадрового резерва:

• быстрая адаптация работника на новой должности;
• человек знаком с ценностями, корпоративной культурой, особенностями процессов; 
• повышение мотивации сотрудников благодаря прозрачному плану индивидуального развития; 
• более оперативное закрытие вакансий. 

Минусы внутреннего кадрового резерва:

• выбор сотрудника ограничен рамками компании;
• в коллективе могут возникнуть конфликты и недоверие;
• нет «свежего» взгляда со стороны.

Несмотря на некоторые недостатки, внутренний кадровый резерв полезен для компании. Он делает карьерный рост более доступным для сотрудников, а процесс повышения — понятным.

Плюсы внешнего кадрового резерва:

•  более широкий выбор кандидатов;
• «свежий» взгляд на работу — соискатель на основе своего опыта может привнести что-то новое;
• возможность нанять более компетентного человека.

Минусы внешнего кадрового резерва:

• риск утечки информации;
• на адаптацию нового сотрудника уйдет больше времени и ресурсов;
• есть шанс столкнуться с неблагонадежным кандидатом.

Иногда внутри компании может не быть человека, который подойдет на вакантную позицию — например, при отсутствии специалистов с определенными техническими знаниями. В таком случае внешний кадровый резерв будет хорошей базой для подбора такого сотрудника.

Создание кадрового резерва: пошаговая инструкция

Каждая организация составляет план формирования кадрового резерва, исходя из своих потребностей. Он может зависеть от масштаба, бюджета и других особенностей работы предприятия. Но есть 5 основных этапов, которые должны присутствовать при создании кадрового резерва в любой компании.

1 этап. Планирование

Главное на этом этапе — понять, нужен ли организации кадровый резерв вообще и определить цель его формирования. Отталкиваясь от основной цели, можно будет определить, например, учебный план для резервистов или длительность подготовки.

Также необходимо составить список вакансий, которые в скором времени могут быть открыты. От этого перечня и цели будут зависеть критерии отбора, вид кадрового резерва и формат работы с ним.

Чтобы с планом можно было постоянно сверяться, программу кадрового резерва нужно зафиксировать документально.

2 этап. Отбор кандидатов

В соответствии с требованиями к кандидату, прописанными в плане, отбирают сотрудников. В резерв внесут работников, которые максимально подходят по параметрам. Эта схема применима для отбора кандидатов и во внешний, и во внутренний кадровый резерв.

Затем на сотрудников в кадровом резерве заводятся карточки, где отслеживается их развитие.

3 этап. Подготовка

Когда работники в кадровый резерв отобраны, нужно начать работать с ними по планам развития. В этом помогут специально подготовленные обучения, тренинги, вебинары. Нужно предоставить возможность сотрудникам расширять их компетенции и доверять им новые задачи.

Для подготовки внешнего резерва кадров нужно отслеживать рынок труда, интересоваться изменениями в жизни выбранных для резерва претендентов (переходами в другие компании, переездом и т.п.). Если человек прошел собеседование, но принял оффер другой компании, стоит поддерживать связь и с ним.

4 этап. Использование

Когда предыдущие этапы пройдены и появилась вакансия, нужно снова оценить кандидатов кадрового резерва, насколько они соответствуют требованиям должности. Если человек подходит и готов к выполнению обязанностей, он занимает подготовленное для него место.

5 этап. Оценка эффективности

Разработанные на этапе планирования методы оценки эффективности применяются уже после вступления резервиста в новую должность. Оцениваются время и финансы, потраченные на закрытие вакансии с кадровым резервом и без него.

Параметры для отбора кандидатов в кадровый резерв

В каждой компании могут быть свои критерии, по которым будут отбираться кандидаты в кадровый резерв. Влияет на параметры специфика вакансий или самой организации.

Но существуют универсальные критерии, по которым стоит оценивать кандидата в резерв:

• Эффективность и потенциал.

Если кандидат быстро и без ошибок справляется с задачами, предлагает новые идеи, показывает высокую производительность, можно оценить его эффективность как высокую. Такой сотрудник с большей вероятностью будет хорошо выполнять задачи и на другой должности.

Потенциал заключается в наличии у человека лидерских качеств и умения адаптироваться. Уровень потенциала может быть разным: сверхвысоким, высоким, средним и низким. Если сотрудник стремится развиваться, демонстрирует высокие результаты работы, он определенно имеет потенциал и должен быть включен в кадровый резерв.

• Лояльность.

Обязательно нужно учитывать отношение кандидата к компании: хочет ли он в ней развиваться и расти, близки ли ему корпоративные ценности. Если человеку неинтересна организация, значит, нет смысла его обучать и тратить ресурсы.

• Благонадежность.

Даже если сотрудник работает в компании уже очень давно, никто не застрахован от непредвиденных ситуаций. Организации необходимо учитывать все репутационные и материальные риски, чтобы не включить в кадровый резерв неблагонадежного человека.

Чтобы не столкнуться с такой ситуацией, стоит убедиться в благонадежности кандидатов и для внешнего, и для внутреннего кадрового резерва. Для удобства проверки персонала есть специальные автоматизированные сервисы. Такая простая, но важная проверка даст работодателю уверенность в резервистах и обезопасит компанию.

Самые распространенные ошибки при формировании кадрового резерва

Как при формировании кадрового резерва, так и при работе с ним никто не застрахован от ошибок. Какие-то могут быть незначительными, а какие-то — привести к потере резервистов, в развитие которых были вложены время и деньги.

Основные ошибки при формировании кадрового резерва:

• Нет четкой цели и задачи. Формирование и обучение резерва кадров происходит без постановки цели. Так бывает, когда в компании несерьезно отнеслись к первому этапу формирования кадрового резерва — планированию.
• Неверный фильтр отбора кандидатов в кадровый резерв. Если плохо были обозначены критерии отбора, существует риск повысить неэффективного сотрудника.
• Окончание работы на моменте внесения сотрудника в кадровый резерв. С резервистами нужно работать: обучать их, наблюдать за развитием и помогать им. Работа с кадровым резервом не должна заканчиваться в момент завершения его формирования.
• Отсутствие мотивации. Помимо обучения нужно заниматься поднятием мотивации у резервистов, а иначе они просто не дождутся появления вакансии и уйдут в другую компанию.
• Неправильные методы развития кадрового резерва. Если компания набрала перспективных, молодых специалистов, то консервативные способы развития им не подойдут. Нужно продумывать методы, ориентируясь на критерии подбора резервистов.

Трудности могут возникнуть и при формировании, и в процессе работы с кадровым резервом. Нужно мотивировать резервистов, не откладывать их перевод на новую должность и следить за профессиональным развитием специалистов.