Документы в логистике: как правильно оформить грузоперевозку

В логистике, как и в любой сфере бизнеса, есть ряд базовых и специфических документов. 

Базовыми документами, которые используются в любой сфере бизнеса, являются договор, контракт и заказ-наряд или заявка — упрощенный вариант договора. Суть этих документов — гарантировать исполнение обязательств сторонами. 

В логистике необходимыми документами являются договор или его формы, товарно-транспортная или транспортная накладная и универсальный передаточный документ — УПД. При этом специфическим для логистики документом является товарно-транспортная или транспортная накладная. УПД, так же как и договор, массово применяется и в других сферах бизнеса. Все вместе они подтверждают законность услуги и ее оплату, факт перевозки груза и ее достоверность.

Эти документы, в свою очередь, бывают сопроводительными и закрывающими. 

Закрывающим документом является УПД. В нем должны быть указаны реквизиты сторон, какая услуга оказана — что именно и сколько продали, стоимость услуги, дата оказания услуги и подписи сторон.

Товарно-транспортные или транспортные накладные являются сопроводительными перевозочными документами. Любой товар, который числится на балансе грузоотправителя, должен перемещаться на основании документа. Такими документами и являются ТТН и ТН: они подтверждают факт и законность перевозки груза, то есть факт того, что груз был принят и доставлен. Поэтому накладные являются специализированными документами для сферы логистики. При этом, формирование этих сопроводительных документов находится в зоне ответственности грузоотправителя.

В накладных должны быть указаны реквизиты грузоотправителя, грузополучателя и перевозчика, адреса — откуда и куда доставляется груз, и точная информация о грузе: что конкретно перевозится, количество, масса и т.п., а также подписи сторон, дата и время получения и сдачи груза.

Водитель, получая груз, должен убедиться, что написанное в накладной, соответствует действительности: тот ли груз размещен, то ли количество, а также проверить целостность его упаковки. Убедившись в соответствии, водитель ставит свою подпись в документе, и с этого момента ответственность за груз — вплоть до момента его сдачи получателю — лежит на нем. Так как в логистике именно заверенная обеими сторонами ТТН или ТН является документом, подтверждающим факт перевозки груза, строго необходимо соответствие действительности тому, что указано в накладной.

Если при погрузке зафиксировано какое-либо несоответствие груза тому, что указано в документе, на месте составляется акт — ТОРГ-12, в котором прописываются все неточности. Также на месте могут быть внесены изменения в ТТН или ТН, либо, например, выполнена замена груза. 

Помимо этих основных документов, необходимых в грузоперевозках, существуют и дополнительные, наличие и оформление которых определяется самим грузоотправителем, системой документооборота и бухгалтерского учета в каждой конкретной компании. 

Так, к дополнительным документам относятся страховой полис, маршрутный лист, доверенность, лицензия на специализированную перевозку, например, вывоз мусора.

В сервисе реализовано потоковое страхование, то есть по желанию клиента может быть застрахован каждый груз, а благодаря взаимодействию со страховым брокером оформление полиса происходит оперативно и в электронном формате. Как перевозчик мы несем всю ответственность за груз вплоть до момента его отгрузки. Поэтому стремимся страховать практически все заказы: это гарантирует надежность и безопасность доставки, что важно для наших клиентов и, соответственно, является целью и основной ценностью в нашей работе.

Маршрутный лист — это документ, в котором указываются все адреса в маршруте, точки погрузки и выгрузки. Грузоотправитель сам формирует правила применения этого документа. Маршрутные листы бывают бумажные — отрывные и не отрывные, и электронные. В сервисе используют последний: составление маршрутных листов автоматизировано с помощью специальной программы, в которой непосредственно работают водители и логисты. Это позволяет оперативно осуществлять внутригородскую доставку с учетом объемов бизнеса. Например, только в Санкт-Петербурге ежедневно выполняется более тысячи разных заказов, соответственно, бумажный документооборот в таком случае несет в себе значительные непрофильные издержки.