Как предпринимателю найти идеального ассистента

Ассистент — это незаменимый помощник для предпринимателя, который помогает ему справляться с рутинными задачами, освобождая время для выполнения стратегически важных задач. Именно по этой причине найм ассистента становится одним из главных вызовов для тех владельцев бизнеса, которые хотят расти, увеличивать свой объем продаж и думать только о стратегии развития своего бизнеса, не растрачивая свои усилия на тактические задачи и процессы.

Анна Сосновая, основатель школы для ассистентов АС и агентства по подбору ассистентов расскажет, какие шаги предпринять, чтобы найти своего идеального ассистента.

5 шагов к найму своего помощника

1. Составьте список того, что хотите делегировать

 Для того, чтобы понять, что вы можете поручить ассистенту я рекомендую на протяжении нескольких недель наблюдать за собой, фиксировать все, что удается выполнить за день. Этот подход к анализу своего графика называется фотографией рабочего дня.

Что важно проанализировать?

• Что вы делаете?
• На что тратите свое время?
• Что вам делать категорически не нравится делать?
• Много ли тактических задач вы выполняете и какие именно?

Всю тактику и рутину смело можно поручить ассистенту.

На этом шаге я рекомендую понять, какие типы задач вы планируете передать ассистенту, помимо базового функционала — больше личного характера или бизнес-задачи. Именно в этом состоит разница между персональным ассистентом и бизнес-ассистентом.

Базовый функционал помощника

• Ведение коммуникаций (по почте и телефону)
• Планирование рабочего дня
• Организация бизнес-поездок, командировок и деловых встреч (бронирование, составление плана поездок, покупка авиа-билетов и др)
• Организация встречи посетителей
• Подготовка встреч и переговоров
• Регистрация входящих и исходящих документов и др.

Функционал персонального ассистента

• Заказ и организация доставок товаров, продуктов и др.
• Поиск школ, детских садов, репетиторов
• Контроль домашнего персонала
• Организация медицинского обслуживания
• Организация досуга
• Оформление ВНЖ и др.

Функционал бизнес-ассистента

• Сбор, обработка и анализ информации
• Структурирование и упаковка информации для руководителя
• Подготовка бизнес-презентаций в Power Point
• Администрирование и модерирование сайтов
• Поиск и выбор подрядчиков для выполнения работ
• Деловая переписка с клиентами
• Управление проектными командами и др.

По моему опыту, ассистент гораздо продуктивнее работает, если выполняет базовый функционал + личные поручения или базовый функционал + бизнес-поручения. 

Лучше не смешивать личные поручения с бизнес-задачами, поскольку профиль помощника, который может выполнять личные поручения и ассистента, заточенного под бизнес-поручения, сильно отличается.

2. Определитесь с графиком работы ассистента

Для этого необходимо ответить на следующие вопросы:

• Важно ли для вас, чтобы ассистент был на связи по рабочим вопросам полный рабочий день с 9:00 до 18:00?
• Сколько часов в день требуется для решения всех поставленных задач?

Здесь нужно помнить, что услуги ассистентов с ненормированным графиком, которые будут с вами на связи 24/7, стоят дороже, чем услуги помощников, чей график строго определен во времени.

3. Поймите, важен ли для вас опыт работы ассистентом

Если вы понимаете, что вам не столь критичен опыт работы кандидата, то рекомендую обратить внимание на новичков в профессии. Это могут быть те, кто прошел профильные курсы ассистентов, у кого есть желание работать в данной сфере. У таких кандидатов еще не «замылился» взгляд и есть четкая цель — стать востребованным и сильным ассистентом. К тому же, такие соискатели  могут «подвинуться» по окладу, потому что для них в приоритете — проявить себя. Но надо помнить, что новичков нужно грамотно адаптировать в компанию и чуть больше обучать.

Если вам все же важен опыт работы, то смотрите в сторону уже опытных ассистентов. Плюсы таких соискателей в том, что они инициативны, уже наработали определенный опыт и отточили свое мастерство, а значит, будут предлагать вам лучшие практики и идеи. Такие ассистенты имеют более высокие зарплатные ожидания, которые соответствуют их знаниям и опыту.

4. Четко опишите вакансию

Я советую  описывать вакансию по следующей структуре:

• Информация о компании (сфера деятельности)
• График работы
• Требования к кандидату (Какими качествами должен обладать? Опишите как личностные качества, так и профессиональные).
• Функционал (Какие обязанности будет выполнять ассистент?)
• Каналы для связи (Как с вами связаться по поводу вакансии?)

Чем более подробно и четко описана вакансия, тем меньше вопросов она вызовет у соискателей и тем больше откликов вы сможете получить.

5. Выберите каналы поиска кандидата

Вы можете воспользоваться следующими способами, чтобы найти своего помощника:

• Через рекомендации и связи в деловой среде
• Публикация вакансии на карьерных порталах и ресурсах
• Обратиться в специализированное агентство по подбору помощников

Третий способ подойдет тем предпринимателям, кто экономит свое время и хочет, чтобы ему подобрали «под ключ» того самого ассистента, с которым у него с большей вероятностью сложатся качественные рабочие отношения.

Я советую обращаться именно в те агентства, которые помимо подбора, занимаются еще и обучением ассистентов. Такие агентства, проконсультировав сотни предпринимателей, точно знают, какими компетенциями и навыками должен обладать эффективный помощник. Для предпринимателей обращение в агентства, где на базе существует также школа ассистентов, — гарант того, что помощник будет полностью готов к работе, поскольку на профильных курсах разбирают основные аспекты работы ассистента.

Подбор «под ключ» позволит вам сэкономить свое время. Агентство соберет с вас потребность, составит грамотно описанную вакансию, сформулирует тестовые задания, проведет собеседования  и отбор кандидатов, оценит личностные и профессиональные качества потенциальных кандидатов, их коммуникативные навыки и способности к организации работы.

В итоге, подбор квалифицированного ассистента — это ключевой момент для успешного развития бизнеса. Правильный выбор помощника позволит предпринимателю эффективно распределять задачи, увеличивать производительность и достигать поставленных бизнес-целей.