Эксперт Konica Minolta о тонкостях сервиса управления платной печатью

Зачастую создание услуги платной печати кажется простым делом только до того момента, как возникают многочисленные организационные и технические нюансы его реализации. Если существует несколько сценариев, которые нужно полностью автоматизировать, увязать в единую систему и встроить в распределенный ИТ-ландшафт, соблюдая при этом законодательство в области применения контрольно-кассовой техники — выходит сложный и многогранный проект. Как внедрить сервис платной печати, которым будут довольны и бизнес, и клиенты, — рассказывают эксперты Konica Minolta.

От экономики до экологии: ценность автоматизации печати

Классическая схема оплаты за печать с кассирами, «флэшками» и очередями уходит в прошлое. Сегодня этот сервис востребован в самых разных типах организаций: в учебных заведениях, библиотеках, почтовых отделениях, гостиницах, бизнес-центрах, коворкингах и т. д. Даже если подобные услуги выполняет оператор, ему как минимум приходится иметь дело с подключенным к интернету кассовым аппаратом, чтобы обеспечить соблюдение 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов». Возможно, для отчетности он по-прежнему записывает сведения о выполненных услугах в бумажный журнал, но эффективность этого процесса сомнительна, особенно для компаний с большим парком копировально-множительной техники (КМТ), распределенной по разным локациям. 

Специалисты Konica Minolta успешно реализовали в России несколько крупных проектов по внедрению системы платной печати. Очевидно, что чем более автоматизированным становится этот сервис, тем больше преимуществ получают от него организация и пользователи. Вот некоторые из них:

• Снижение общей стоимости владения парком печатной техники (TCO, Total Cost of Ownership) и окупаемость расходов на печать — за счет распространения платных услуг, оптимизации закупок ресурсных и расходных материалов, повышения прозрачности целевого использования сервиса. Например, компания может предложить сотрудникам печать в личных целях, но на платной основе.
• Централизованная отчетность и контроль. Система позволяет дистанционно контролировать ресурс расходных материалов и оперативно уведомлять о необходимости замены, а при подключении дополнительной опции CSRC оповещать о наличии ошибок в работе оборудования. При этом техника может быть разнесена по разным удаленным площадкам. 
• Повышение доступности сервиса для клиентов – при подключении печатной техники к централизованной системе управления, услуги платной печати, копирования и сканирования становятся интуитивно понятны и легко доступны. Пользователь может зайти в личный кабинет как с рабочего места, так и с мобильного устройства, узнать персональный баланс и быстро его пополнить, отправить задание на печать, после чего получить его на одном из подключенных к системе устройств.
• Унификация парка КМТ за счет средств аналитики и автоматизации. Например, устройства в высоконагруженных точках печати при необходимости могут заменять друг друга. Система проводит анализ загруженности устройств, прогнозирует возможность отказа, рассчитывает потребление расходных материалов, проводит мониторинг неисправностей, ошибок и ресурсов техники с заведением заявки на обслуживание в специализированной системе (ITSM). Такой функционал предоставляется в рамках сервисного контракта.
• Возможность интегрировать сервис печати с другими компонентами ИТ-инфраструктуры компании, например со студенческим или корпоративным порталом, каталогами пользователей, системой контроля доступа, системой бизнес-аналитики и т.п. 
• Возможность реализовать в единой централизованной системе разные сценарии. Например, платные услуги для студентов вуза и бесплатные – для сотрудников.
• Снижение рисков нарушения конфиденциальности документов при печати на технике совместного использования – за счет контроля очереди печати и выполнения задания только после авторизации пользователя на конкретном устройстве. При неконтролируемой печати пользователи часто оставляют распечатанные документы в выходном лотке МФУ. Если же пользователь подтвердил задание на печать, заплатив за него или приложив карту сотрудника, он, скорее всего, не забудет про документы. 
• Соответствие регуляторным требованиям к организации такого рода услуг: например, исполнение 54-ФЗ.
• Снижение негативного воздействия на экологию – за счет оптимизации парка КМТ, сокращения количества невостребованных напечатанных документов и закупаемых расходных материалов. 

Элементы технологической системы

Для построения сервиса платной печати специалисты Konica Minolta используют текущий парк печатной техники организации, но также предлагают варианты по его оптимизации с использованием собственных МФУ. Это большие офисные машины для цветной или черно-белой печати в формате до А3.

Устройства интегрируются с необходимым ПО и информационными системами компании, такими как:

• решение для управления процессами печати с модулем платной печати; 
• система контроля доступа (СКУД);
• корпоративный портал организации;
• система мониторинга;
• система сервис-менеджмента (ITSM) и т. д.

Для проведения платежей также понадобится взаимодействие системы с приложением для оплаты, сервисом провайдера интернет-эквайринга и информационной системой оператора фискальных данных.

Проект по созданию сервиса обычно начинается с аудита ИТ-ландшафта организации и разработки архитектуры решения. На базе существующей инфраструктуры и технического задания создается целевая схема процессов. 

Далее на серверы организации устанавливается и настраивается необходимый софт и проводится интеграция с решениями, задействованными в процессе предоставления услуг пользователям, а также внедряется технология авторизации и контроля доступа на МФУ. 

Таким образом, на этом этапе система уже способна разграничивать роли доступа, поддерживать квоты и политики печати, контролировать доступ к услугам печати, сканирования и копирования после авторизации на конкретном печатном устройстве, с учетом персонального баланса пользователя. 

Процессам проведения платежей, фискализации и возврата средств уделяется особое внимание.

На финальной стадии внедрения проекта запускаются удаленный мониторинг технического состояния внедренного сервиса, автоматизированный сбор статистики печати и техническая поддержка в соответствии с согласованными требованиями к уровню услуг.

Зачет автоматом: реальный кейс

Сервис управления печатью и сканированием внедрен в одном из крупнейших российских вузов. Он позволяет задействовать печатную технику организации в двух режимах: платном и бесплатном. За использование оборудования для организации учебного процесса не нужно платить преподавателям, административному, учебно-вспомогательному и обслуживающему персоналу. Распечатать, скопировать или отсканировать документы они могут свободно после авторизации с помощью кампусной карты на любом из более чем 50 многофункциональных устройств вуза. 

Для обучающихся выстроен отдельный бизнес-процесс предоставления платного сервиса. В общих чертах он выглядит так:

1. Студент авторизуется на университетском портале с ПК или мобильного устройства, попадает в личный кабинет и открывает раздел услуг печати. 
2. В нем он сразу же видит текущий баланс, может оценить планируемые расходы с помощью встроенного калькулятора и, при необходимости, пополнить баланс с помощью банковской карты. 
3. После знакомства с инструкцией по предоставлению услуг, студент отправляет задание на печать, подходит к любому МФУ в университете, авторизуется с помощью карты-пропуска (кампусной карты) и получает услугу. 
4. Деньги списываются с баланса после завершения задания, а на электронную почту студента приходит фискальный чек с полной информацией о транзакции. Списанные средства можно вернуть, если обучающийся не удовлетворен качеством печати. 

Отдельно отметим, что для различных групп студентов в вузе разработана гибкая социально-ориентированная тарифная сетка. Например, студент может получить скидку на услуги за высокую успеваемость.

Организация платного сервиса печати с помощью современных инструментов автоматизации дает дополнительные преимущества как учебному заведению, так и обучающимся. Благодаря цифровым сервисам этот процесс может быть организован с наименьшими издержками и максимальным контролем. Так, все операции, начиная с пополнения баланса и заканчивая получением услуги, студенты могут произвести самостоятельно, без привлечения специального персонала. 

Все эти факторы обеспечивают организационную и экономическую эффективность проекта. 

Несмотря на то, что сегодня пользователи получают услуги печати фактически в режиме самообслуживания, предложенное решение поддерживает должный уровень конфиденциальности данных благодаря ролевой модели доступа, аутентификации на устройстве и другим политикам безопасности.