Внедрение HRM-системы: опыт ведущего горнодобывающего холдинга в России

Один из лидеров горнодобывающей отрасли России в сотрудничестве с компанией «Философия.ИТ» (входит в Лигу Цифровой Экономики) и веб-интегратором «Факт» оцифровал HR-сервисы территориально распределенных офисов и рудников в нескольких регионах страны: городе Москве, Красноярском крае, Республике Саха (Якутия), Иркутской и Магаданской областях. По результатам проекта с внедрением 100+ HR-сервисов и кадровых документов, значительно высвободились трудозатраты работников HR и общих центров обслуживания, более 500 тысяч листов бумаги сэкономлено благодаря отказу от печати и хранения кадровых документов.

Предпосылки и тенденции рынка

Текущая ситуация в стране, безусловно, оказала влияние на отрасль разработки, можно наблюдать как негативные, так и позитивные последствия. Второе полугодие 2022 года продемонстрировало тенденцию перехода от использования импортных систем к отечественным решениям, что дает российским разработчикам возможность работать с крупными бизнес-партнерами. Кроме того, ранее был принят законопроект № 377-ФЗ о возможности создания и хранения кадровых документов в электронном виде без дублирования на бумаге с использованием электронной подписи. Это стало значимым стимулом для разработчиков программного обеспечения в России, поскольку открывает новые возможности для отечественных продуктов в данной области. Внедрение цифровых HR-сервисов позволяет автоматизировать бизнес-процессы взаимодействия между компанией и сотрудниками в различных направлениях, включая получение автоматизированных справок, документов, прием заявок и учет начислений. Важным компонентом таких HR-сервисов является внедрение процедуры электронного подписания кадровых документов, которую можно осуществлять даже с помощью мобильного телефона при помощи «облачных» электронных подписей.

На предприятиях страны есть предпосылки для внедрения систем корпоративного самообслуживания. В условиях экономического кризиса необходима оптимизация затрат, таких как время специалистов и накладные расходы. Крупные предприятия имеют общие центры обслуживания (ОЦО) или многофункциональные центры (МФЦ), структура которых требует улучшения функционала и повышения производительности.

Тенденции на цифровом рынке указывают на то, что из-за всеобщей доступности и технологичности смартфонов у сотрудников мобильные устройства все чаще начинают учитывать как дополнительный инструмент для цифровых решений в управлении персоналом. Использование личных смартфонов значительно облегчает вовлечение сотрудников в новые технологии и интерфейсы информационных систем, так как доступ к телефону есть у каждого 24/7. Кроме того, такая доступность способствует быстрому отклику со стороны сотрудников, так как при наличии мобильного устройства всегда можно получить уведомления и ускорить процессы, такие как подписание заявок или кадровых документов, что повышает скорость взаимодействия с предприятием. Таким образом, компании становятся более эффективными благодаря мобилизации корпоративных систем.

Примером подхода к автоматизации и оптимизации кадровых бизнес-процессов стал проект, реализованный в структуре одного из лидеров российской добычи редкоземельных металлов. Компания входит в число мировых гигантов по запасам минерально-сырьевой базы и объемам производства и имеет штат 20 000 сотрудников.

Кратко о проекте

Для производственной компании, имеющей несколько территориально распределенных подразделений, важно объединить в одну информационную среду всех работников как административного звена, так и производственного. За всесторонним решением данного вопроса заказчик обратился в компанию «Философия.ИТ» (входит в Лигу Цифровой Экономики), которая заключила субподрядный договор с веб-интегратором «Факт» по разработке информационной системы на платформе «1С-Битрикс24». Проект был реализовал в течение 12 месяцев.

Масштаб проекта

•  18 000+ сотрудников;
• 100+ HR-сервисов;
• 9 интеграций;
• 25+ специалистов проектной команды;
• 300 тысяч+ документов — объем электронного документооборота в рамках проекта.

Предпосылки к реализации проекта

1. Желание расширить зону применения электронной подписи на КЭДО.
2. Вовлечение в цифровое пространство всех работников компании, включая производственных сотрудников, не имеющих ПК на рабочем месте, и как следствие: потребность в мобильном приложении и ЭП.
3. Снятие юридических рисков в части требований информационной безопасности к хранению и обработке персональных данных.

Цели проекта

1. Сокращение трудозатрат сотрудников ОЦО на документооборот.
2. Сокращение трудозатрат сотрудников производственных подразделений и их руководителей на оформление кадровых и иных организационных документов.
3. Снижение издержек на обеспечение документооборота.
4. Оптимизация и стандартизация процессов предоставления HR-услуг.
5. Повышение контроля и прозрачности в процессах предоставления HR-услуг.
6. Вовлечение сотрудников в жизнь компании путем создания цифровых сервисов, ориентированных на удобство их использования.

Задачи проекта

1. Разработать личный кабинет сотрудника на базе «Битрикс24».
2. Разработать мобильное приложение, повторяющее функциональность системы.
3. Выпустить для всех сотрудников сертификат неквалицифированной электронной подписи и организовать применение.
4. Соблюсти требования информационной безопасности к хранению и обработке персональных данных сотрудников компании.
5. Автоматизировать получение HR-услуг.
6. Выполнить интеграции со смежными системами.

Как уже отмечалось ранее, в проекте принимали участие две команды. Компания «Философия.ИТ» отвечала за методологию и консалтинг, функциональную архитектуру, а также архитектуру информационной безопасности. Команда веб-интегратора «Факт» обеспечила техническую архитектуру, веб-разработку, UX/UI-дизайн, тестирование.

Проект реализован на базе «коробочной» версии «1С-Битрикс24: Энтерпрайз». Был разработан и внедрен адаптивный дизайн всех страниц и интерфейсов личного кабинета сотрудника. Командой методологов компании «Философия.ИТ» были разработаны концептуальные дизайны для HR-сервисов, по которым разработчики команды «Факт» реализовали данную функциональность в личном кабинете сотрудника, используя компоненты платформы «1С-Битрикс24». Командой QA компании «Факт» проведены испытания системы, которая уже запущена в промышленную эксплуатацию.

Ход проекта

Электронное подписание документов в рамках HRM-системы. На основе интеграции с удостоверяющим центром командой «Факт» организован процесс согласования и подписания кадровых документов при помощи усиленной неквалифицированной электронной подписи (УНЭП) сотрудником.

На сегодня:

• 18 000 сотрудников получили УНЭП.
• 90% сотрудников подписывают документы «облачной» электронной подписью.
• 40% составила экономия времени сотрудников при работе с кадровыми документами.

Разработка и внедрение мобильного приложения

Мобильное приложение разработано на базе платформы «1С-Бирикс24» командой «Факт» и транслирует весь функционал личного кабинета сотрудника. Сотрудники компании, где проходило внедрение, отмечают, что использование приложения ускоряет подписание документов даже при возникновении ситуации подписания документа вне рабочего места и времени. Сотрудник с мобильного телефона может оформить заявку, к примеру, на командировку, подписав ее с помощью электронной цифровой подписи и согласовать у всех участников бизнес-процесса.

По результатам внедрения мобильного приложения в единый контур HR-сервисов можно отметить следующие преимущества.

Сервис и лояльность

• Онлайн-доступ к сервису каждого сотрудника 24/7.
• Повышение качества HR-услуг и сокращение количества ошибок за счет автоматизации контрольных процедур в цифровых HR-сервисах.
• Повышение лояльности сотрудников за счет сокращения сроков оказания HR услуг.
• Получение данных одной кнопкой за любой период трудовых взаимоотношений.
• Усиление контроля и прозрачности процессов предоставления HR-сервисов.
• Вовлеченность сотрудников за счет интуитивно понятного интерфейса.

Экономия

• Высвобождение ресурса HR-функции, сотрудников и руководителей за счет оптимизации кадрового документооборота.
• Сокращение затрат на расходные материалы для печати за счет перевода проектного объема кадровых документов в ЭДО.
• Экономия времени кадровой службы и расчетного отдела, минимизация ошибок из-за человеческого фактора.

Автоматизация

• Налаженный процесс взаимодействия профильных служб с сотрудниками с помощью единого сервиса самообслуживания.
• Оптимизация и унификация процессов, предоставления HR-сервисов.
• Гарантия защищенности данных.
• Минимальная потребность двойных операций: заявления, сканы документов, личные данные.

В цифрах

• 75% всех обращений и запросов к сервисам оформляются через мобильное приложение.
• 100% функционала возможно реализовать в мобильной версии HR-сервисов.
• 24/7/365 — доступ к сервисам.

 Интеграции

• Контроллер сквозной аутентификации пользователей.
• Корпоративный портал.
• Учетно-кадровая система предприятия.
• Система электронного документооборота
• BI-система.
• Система корпоративного обучения.
• Удостоверяющий центр.
• SIEM-система (система управления информационной безопасностью и событиями безопасности).

 Возможности цифровых HR-сервисов

Работа с персональными данными

• Просмотр личных данных (ФИО, табельный номер, разряд, грейд и т. д.).
• Изменение личных данных.
• Выпуск сертификата для граждан РФ.
• Выпуск сертификата для иностранных граждан.

Учет рабочего времени

• Оформление электронного больничного листа.
• Изменение вахтовой команды.
• Изменение графика работы.
• Инструмент оперативного учета рабочего времени.
• Инструмент оперативного учета рабочего времени (уволенный сотрудник).
• Освобождение во время беременности.
• Отпуск по уходу за детьми-инвалидами.
• Отстранение от работы.
• Отсутствие с сохранением ЗП — диспансеризация
• Оформление наставничества.
• Оформление руководителя бригады.
• Планирование вахт.
• Предоставление дополнительных дней отдыха в случае сдачи работником крови и ее компонентов
• Предоставление отгула.
• Привлечение к работе в выходные и нерабочие праздничные дни, привлечение к сверхурочной работе.
• Установление неполного рабочего времени.

Компенсации и льготы

• Получение материальной помощи.
• Увеличение суммы депозита ДМС.

 Командировки

• Оформление служебной командировки.

Просмотр информации по премиям, доплатам и надбавкам

• Единовременное премирование.
• Надбавка за разъездной характер работы.
• Персональная надбавка.
• Установление доплаты за дежурство.

Страхование

• Изменение программы страхования.
• Страхование членов семьи.
• Просмотр программы страхования.
• Памятка по несчастным случаям.

Перевод

• Перевод сотрудника на другую должность/подразделение.
• Изменение условий труда.

Справки и документы

• Получение расчетного листка.
• Получение справок и копий документов.
• Реестр расчетных листков.

 Доход и вознаграждение

• Установление надбавки за наставничество

 Результаты проекта

В компании появилась система, объединяющая более 18 000 сотрудников позволяющая оперативно получать доступ к HR-сервисам, с возможностью подписания и хранения электронных кадровых документов.

1. Цифровая HRM-система для 18 000 сотрудников включает более 100 HR-сервисов: заказ справок, оформление командировки, учета рабочего времени и т.п.
2. Мобильное приложение с полным функционалом полноценной системы
3. Система позволяет получить доступ к HR-услугам компании с любого устройства 24/7.
4. Единая система для доступа к информации всех сотрудников, внутренним услугам и кросс-функциональным системам.
5. Электронное подписание документов экономит время сотрудников и отдела кадров минимум на 30%.
6. Автоматизация оформления кадровых документов при приеме на работу и увольнении.
7. Более 9 интеграций со смежными внутренними системами компании.

Экономический эффект

• 90% сотрудников подписывают документы «облачной» электронной подписью.
• В 2,5 раза снизился срок подготовки и обработки документов.
• Значительно сократились трудозатраты работников HR и ОЦО.
• 90% услуг в части кадрового делопроизводства оказываются без нарушения сроков.
• Более 500 тысяч листов бумаги сэкономлено благодаря отказу от печати и хранению кадровых документов.

 В 2022 году проект выиграл премию «Лучший ЭДО в России и СНГ 2022» в номинации «Лучший кадровый ЭДО» по версии журнала CFO Russia. Совместная разработка специалистов ведущей горнодобывающей компании страны, компании «Философия.ИТ» и веб-интегратора «Факт» получила заслуженную оценку на престижной премии. При определении победителей жюри учитывало масштабность проекта и использование инновационных инструментов при его реализации.

Представитель компании, где проходило внедрение проекта, так комментирует победу на конкурсе: «Это заслуженная награда всей команды проекта, которой удалось создать уникальную экосистему цифрового делопроизводства. Она включает не только базовые элементы бухгалтерской, налоговой и кадровой документации, но и новые виды документов для производственных процессов, договоров и организационно-распорядительная документация (ОРД). Сегодня в нашем фокусе развитие цифровой платформы личного кабинета для получения сотрудниками большего количества HR-услуг онлайн и распространения ЭДО на сложные документы и сквозные процессы».