Stop boiling the ocean: как работает приоритизация задач в консалтинге

В проектах с высокой плотностью задач не всегда просто удерживать концентрацию. Команда включена в работу: каждый собирает данные, оформляет свои материалы, поддерживает коммуникацию с клиентом, в общем, глубоко погружен в свою зону ответственности. И чем больше проект набирает обороты, тем больше задач разной степени важности возникает у каждого из членов команды, которые нужно уметь качественно приоритизировать. И на этом проблема заканчивается, если стримы могут работать изолированно и мало влияют друг на друга. Но в реальных проектах зачастую направления работ дают ответы на части одного пазла — целевой картины. И в таких случаях приоритизация становится не просто методом рабочей дисциплины, а начинает определять качество ваших конечных результатов.

Регулярная сверка приоритетов проекта — залог управляемости

Цель приоритизации в консалтинге — расположить задачи так, чтобы максимально быстро выдать результат, который будет полезен клиенту. И чем больше команда застревает на тех задачах, которые никак не двигают ее в сторону результата, тем чаще может возникнуть ощущение, что проект идет тяжело. Обычно это сигнал: команда потеряла фокус на результате и усилия распределяются неэффективно.

Даже в хорошо структурированных проектах приоритеты требуют регулярной калибровки. Подход к проекту это не что-то, высеченное в камне. Он может и должен меняться, уточняться и «подшиваться» под запрос клиента. В таких условиях помогают простые ориентиры, к которым команде важно обращаться на каждом новом этапе:

• Что является ключевой проблемой клиента, или какую тему сам клиент подчеркивает как наиболее важную. Например, вы согласны с клиентом, что наибольший интерес вызывает вопрос оптимизации численности, а оценка цифровой зрелости процессов — второй приоритет.
• Что вы, как команда, считаете ключевым источником эффекта. Например, вы разработали несколько инициатив и фокусируетесь на пилотировании наиболее крупных с точки зрения количественных эффектов.
• Какая задача является определяющей для других. Например, сбор лучших практик часто откладывается, так как непонятно, на какие вопросы клиента они должны отвечать.
• Какую задачу можно решить сравнительно быстро. Это позволит освободить ресурсы для более сложных и неструктурированных вопросов, где пока сохраняется высокая неопределенность и неясность конечного результата.

В том числе для таких целей еженедельно (и даже чаще) происходят problem solving sessions — на них все члены команды рассказывают о текущем статусе своих стримов и обсуждают с руководителями проекта предстоящие задачи и как они планируют их прорабатывать. И ценность таких встреч в том, что каждый член команды (включая руководителей) выходит за рамки своих задач и возвращается в контекст всего проекта. Когда приоритеты понятны и разделяются всеми членами команды, даже высокая загрузка воспринимается спокойнее. 

Повседневные задачи: как не терять управляемость

Даже если приоритеты на уровне проекта определены, на уровне личной работы и взаимодействия в команде они могут размываться. Это особенно заметно в моменты, когда параллельно поступают запросы от менеджера, клиента, коллег по проекту.

В таких условиях важно собрать весь объем задач и распределить их по критичности для проекта и сложности реализации. Такой подход известен как матрица Эйзенхауэра и действительно отлично работает на практике. Например, в первую очередь нужно сделать задачи, которые не требуют больших усилий, но тормозят проработку — это могут быть инфозапросы, назначение встреч с ключевыми стейкхолдерами, срочные правки по материалам.

Менее критичные шаги — оформление, уточнения, внутренние улучшения — можно временно отложить. Это не снижает их значимости, но помогает сфокусироваться на быстром прогрессе в проработке самого важного. Но если все-таки чувствуете неуверенность в качестве своей приоритизации, то не лишним будет кратко верифицировать свое видение с руководителем. Такое уточнение говорит о вас как о члене команды, который нацелен на результат и управляет ожиданиями, и делает работу с вами в разы комфортнее.