Сохранить миллионы: зачем бизнесу нормализация данных и как она работает

Бессистемное хранение сведений о контрагентах, закупках и остатках на складах приводит к лишним тратам и становится преградой для развития бизнеса. Чтобы навести порядок в данных, обычно требуется несколько недель или месяцев. Вдвое ускорить процесс, сократить расходы и увеличить выручку помогают системы управления данными. Илья Горшков, управляющий директор по информационным технологиям VESNA, рассказывает о работе таких систем.

Основные понятия

• Мастер-данные, основные данные (Master Data), — данные, содержащие ключевую информацию о бизнесе, в том числе о контрагентах, сотрудниках и закупках.
• Нормативно-справочная информация (НСИ) — справочные данные, стандарты, регламенты компании.
• Управление основными данными (Master Data Management, MDM) — комплекс процессов, систем управления, стандартов и программ, позволяющих единообразно работать с данными.
• MDM-системы — решения, которые позволяют управлять данными. Их главная цель — обеспечить единство представления массивов справочных данных во всех информационных системах. 

Когда компании пора навести порядок в данных

Перед каждой компанией, которая работает с массивом данных от 100 тыс. позиций, встает вопрос об экономии фонда оплаты труда на поддержание их актуальности и корректности.

100 тыс. позиций в среднем содержит каталог крупной компании, в том числе:

• 10% дубликатов.
• 20% позиций, которые невозможно идентифицировать.
• Отсутствие методологии хранения и оцифровки данных.

В компании не решен вопрос работы с данными, не определены мастер-системы по ведению данных. Технологический исторический «зоопарк систем» в компании.

Часто проблемы возникают из-за отсутствия единой системы ведения данных в компании. Скажем, бухгалтерия использует программу 1С, отдел продаж — таблицы Exсel, а отдел закупок — бумажный справочник. Обмениваться информацией внутри компании становится невозможно, а при переносе данных с одного носителя на другой неизбежно возникают ошибки.

Стабильные кадры в компании

При проведении консалтинга и аудита данных мы часто сталкиваемся с тем, что отчетность, связанную с данными, особенно в сфере финансов, составляет человек, который давно работает в компании и делает аналитику в Excel. Пример: в файле множество страниц (вкладок), а в ячейках формула на лист А4, и, двигаясь по листам формулы, составители ссылаются на формулы прошлого листа. Из-за подобной формы хранения данных строится управленческая модель на основе суждений конкретного специалиста, а не на основе верных данных.

Отсутствие единой формы представления данных

Часто контрагенты, подразделения компании или даже сотрудники одного отдела используют разные форматы для фиксации информации. Так, одни записывают диаметр трубы в дюймах, другие — в сантиметрах. В результате появляются две разные записи для одной и той же трубы — и найти товар на складе становится сложнее. Отсюда лишние траты на закупки и простои на складах — до 20% вновь закупаемых позиций так и лежат «забытыми». 

Признаки неэффективной работы с данными:

• Дублирование данных;
• Рост остатков позиций на складах;
• Несколько владельцев информации;
• Нет мастер-системы для конкретных данных;
• Больше трех ИТ-систем хранения и анализа данных;
• Нет единой базы контрагентов и клиентов;
• Отсутствует методология ведения данных;
• Отсутствует единая «версия правды» о данных внутри предприятия;
• Снижение финансовых показателей компании на основе представленных данных, частые ошибки в управленческих решениях.

Как оптимизировать работу с данными

В первую очередь необходимо составить методологию работы с данными и понять, как правильно ими управлять.

Нужно определить, какие мастер-данные важны для компании, и нарисовать карту процессов по формированию данных. После установить правила и стандарты данных: обязательные поля, форматы и структуры данных, а также правила обновления и согласования информации. Затем выбрать технологическое решение, которое можно развивать как самостоятельно, так и с привлечением партнера.

Каких результатов позволяют добиться MDM-системы

Если данных много, на внедрение MDM-системы может потребоваться несколько десятков миллионов рублей. Но эти траты окупаются за счет результатов, которых компания может достичь благодаря нормализации.

Вдвое ускорить актуализацию данных

Благодаря MDM-системе сотрудникам удается актуализировать около 70–90 записей в день. Достичь такой скорости позволяют заготовленные шаблоны и автозаполнение некоторых полей. Вручную даже опытный специалист обновляет в два раза меньше записей.

На 50% сократить расходы на ИТ-инфраструктуру

При нормализации данных специалисты объединяют или удаляют дублирующиеся записи, а значит, сокращают объем используемого компанией пространства в облаке. Более того, опытные компании, внедряющие MDM, уже имеют значительный опыт в автоматизации таких процессов и могут привнести готовые механизмы, например дедубликацию.

Наладить обмен данными между департаментами

С некоторыми MDM-системами могут параллельно работать сразу несколько подразделений компании. Для каждого департамента создается индивидуальный справочник, но при необходимости данными можно обмениваться.

На 20% повысить производительность предприятия

Оптимизация позволяет не только сделать данные более корректными, но и увеличить степень доверия к ним. С нормализованным справочником погрешность в цифрах снизится, а специалистам не придется тратить время на перепроверку данных. Это позволит точно анализировать и планировать деятельность, например составлять бюджеты на год.

Увеличить выручку

Высокий уровень владения данными о клиентах дает компаниям возможность предоставлять более качественные услуги — например, чаще делать персонализированные предложения. Повышение качества услуг и снижение расходов на обработку информации помогают быстрее наращивать клиентскую базу и обороты, сокращать ошибочные закупки производственных материалов и товаров.

Достоверность данных

При работе в единой методологии факт ошибочных решений снижается на 85%, так как практически исключается фактор влияния людей на данные, только базовые, выверенные действия в рамках чек-листа.

Как MDM-система работает на практике

В процессе нормализации данных компания может сохранить старый справочник, но создать новый часто эффективнее. Его формирование состоит из четырех этапов:

• Методологический. Эксперты создают правила по формированию «золотой записи».
• Подготовительный. Аудит текущих бизнес-процессов и существующих в компании справочников. На основе полученных оценок специалисты готовят техническое задание для нового справочника.
• Нормализация. Специалисты устанавливают программное обеспечение и интегрируют его с системами клиента.
• Поддержка. Некоторые провайдеры MDM-решений продолжают помогать клиентам даже после установки ПО: консультируют сотрудников и устанавливают обновления.

MDM-системы эффективны для крупных компаний из любой сферы. Рассмотрим примеры внедрения MDM-систем на предприятиях авиационной, нефтегазовой, добывающей и других отраслей. У каждой компании были разные методы работы с данными и задачи, но во всех случаях автоматизация позволила сократить издержки и повысить производительность.

Что учесть при выборе MDM-системы

Чтобы нормализация данных не стала пустой тратой времени и денег, стоит обратить внимание на возможности MDM-системы. Главных параметров четыре:

«Коробка» или развитие

Многие клиенты не понимают, как выбрать MDM-систему и чем отличается продукт за 800 тыс. рублей от продукта за 80 млн. В любом случае нужно быть готовыми к тому, что дорабатывать придется каждый.

Если вы выбираете «коробку», уточните, как происходят обновления продукта, каков релизный план. При покупке решения в виде ядра технологий клиент получает большую свободу в развитии, а также независимость от вендоров в обозримом будущем. На наш взгляд, самостоятельное развитие продукта — наиболее верный выбор.

Мы, как участники рынка MDM, используем как коробочные решения, так и решения на развитие (с правом модификации, передачи). Сегодня мы фиксируем тенденцию в сторону решения на развитие. Причины просты: это дешевле, продукт можно развивать самостоятельно, можно подключать другие компании.

Интеграция с системами компании

Важно, чтобы MDM-систему можно было бесшовно интегрировать в ИТ-инфраструктуру компании, иначе нормализацию придется проводить вручную. Лучше, если система сервисная и имеет возможность интеграции через сторонние отечественные решения или свободно распространяемое ПО.

Производительность

Чем выше производительность MDM-системы, тем больше записей она позволяет хранить. Поэтому нужно заранее продумать, насколько будут возрастать объемы данных.

Ручная работа с данными

Иногда автоматически загрузить данные из одной системы в другую не получается, или это дешевле сделать руками. В таких случаях важно иметь возможность вручную перенести данные в новую MDM-систему.

Три способа внедрить MDM-систему

Разместить систему на базе собственных ресурсов. Такую опцию обычно используют крупные компании, которым выгоднее хранить все данные у себя.

Хранить данные в ЦОДе вендора решения. Подойдет компаниям, у которых не слишком много данных и нет собственной ИТ-инфраструктуры.

Заказать методологию для собственной службы НСИ. Подходит для компаний, которые не готовы вкладывать значительные ресурсы в нормализацию данных.

В современном мире эффективное управление данными становится ключевым фактором успеха для любой компании. Внедрение системы управления мастер-данными (MDM) позволяет обеспечить целостность, непротиворечивость и качество данных, что критически важно для принятия обоснованных управленческих решений. Отсутствие системы MDM может привести к хаосу в управлении данными, ошибкам в отчетности и, как следствие, к финансовым потерям и даже краху компании. Поэтому внедрение MDM можно назвать жизненно необходимым шагом для обеспечения долгосрочного развития и стабильности бизнеса в любой сфере.