Как держать главбуха в тонусе и не переплачивать

Когда главный бухгалтер ощущает себя незаменимым, расходы на финблок стремятся вверх: растет зарплата, штат, «обязательные» сервисы. Простой и рабочий прием — перед расширением проверить рынок: запросить коммерческие предложения у аутсорсинговых команд по тем же задачам. Ниже — как это сделать корректно, без конфликтов и с пользой для бизнеса.

Зачем сравнивать с аутсорсом, если вы довольны своим бухгалтером

Рыночный бенчмарк. Понимаете реальную стоимость процессов: зарплаты, налоги на ФОТ, софт, риск-премия.

• Оптимизация загрузки. Видно, что выгоднее оставить внутри, а что — вынести (зарплатный участок, ОСНО/УСН отчетность, первичка, сверки, ВЭД, НДС).
• Резерв непрерывности. Если сотрудник уходит/болеет, у вас готов сценарий «горячего» подхвата.
• Здоровые стимулы. Знание альтернатив дисциплинирует любые переговоры о повышениях и расширениях.

Как делать «проверочный расчет» корректно (чтобы это было fair play)

Шаг 1. Разбейте учет на участки

• Зарплата и кадровый учет
• НДС/налог на прибыль/УСН
• Первичка и сверки
• ОС/МПЗ, склад
• ВЭД (если есть), ККТ/онлайн-продажи

Шаг 2. Опишите измеримые объемы

• Кол-во сотрудников, договоров, контрагентов, счетов/месяц, накладных, касс/маркетплейсов, юрлиц в периметре.
• Режимы налогообложения, филиалы, 1С/учетная система, интеграции.

 Шаг 3. Сформируйте RFP (brief) для 3–5 провайдеров

Попросите два ценника на каждый участок: в обычном месяце и в пик (отчетные периоды, инвентаризации, проекты). Уточните SLA и кто несет риски за ошибки.

Шаг 4. Попросите два сценария

• Полный аутсорс: все внести наружу.
• Гибрид: оставить главбуха/финменеджера внутри, вынести отдельные участки (напр., зарплата + НДС).

Шаг 5. Сводная таблица TCO

Считайте не только прайс аутсорса, но и полную стоимость внутренней функции: оклад + премии + налоги на ФОТ + отпуск/больничные + ПО/обновления + рабочее место + управленческое время + риски штрафов.

 Что показывают такие сравнения на практике:

• В компаниях с ровным документооборотом часть рутины (зарплата, первичка) чаще дешевле в аутсорсе, чем держать «лишнюю» ставку.
• В фирмах с нестандартными схемами, высокой долей проектных операций и частыми проверками сильный внутренний главбух окупается — но и он выигрывает от выноса «мелкой рутины» наружу.
• Для собственника ценность — переговорная позиция: вы идете на повышение компенсации не «вслепую», а после рыночной проверки.

Как обсудить это с главным бухгалтером без токсичности

Формула разговора:

Мы сравниваем рынок не чтобы вас заменить, а чтобы правильно настроить роли и бюджет. Если часть задач дешевле и надежнее отдать наружу — так и сделаем, а вы сфокусируетесь на контроле и управленческой отчетности.

 Параллельно можно ввести KPI главбуха:

• Сроки сдачи отчетности/закрытия месяца (D+3/D+5).
• Кол-во и стоимость исправлений/уточненок.
• Доля автоматизированных операций (без ручного ввода).
• SLA по ответам менеджменту.
• План по снижению трудоемкости (часов) на ключевых участках.

 Когда точно стоит вынести часть функций наружу:

• Платежная ведомость «скачет» по сезонам, а штат хочется держать компактным.
• Много ручной первички/складской рутины → выгоднее «складировать» ее у провайдера.
• Есть ВЭД/маркетплейсы/НДС-«американские горки» — а внутренней экспертизы мало.
• Нужен резерв на случаи ЧП (проверки, внезапные увольнения, болезнь).

Риски аутсорса — и как их закрыть

Потеря контроля. Лечится SLA, доступами аудит-only, дашбордами, еженедельными стендапами.

Качество и ответственность. Пропишите в договоре ответственность, страхование профрисков, порядок исправления ошибок и лимиты штрафов.

Задержки и «узкие места». Таймлайны закрытия месяца, RACI-матрица (кто за что отвечает), резервные контакты.

Доступ к данным. Хранение в вашей 1С/облаке, журнал доступа, права на базы и интеграции.

Вывод

Сравнение с аутсорсом — это не про «давление на зарплату», а про зрелое управление финансами. Вы платите за результат, скорость и предсказуемость. А главный бухгалтер остается ключевой фигурой — но в роли, где его экспертиза создает максимальную ценность, а не тонет в рутине.

Многие практические кейсы по финансово-правовой безопасности обсуждаются в закрытом онлайн-пространстве для предпринимателей и руководителей в Telegram-канале.