Где проводить стратегическую сессию

Выбор локации для стратегической сессии часто воспринимается как техническая задача: подобрать зал, согласовать дату, уложиться в бюджет. Почти всегда здесь совершаются ошибки, напрямую влияющие на результат сессии.

Эта статья адресована HR-директорам и руководителям, отвечающим за организацию стратегических сессий. Речь пойдет о базовых условиях, без которых бизнес от сессии может получить решения, не переходящие в действия.

Город или природа

Распространенное заблуждение состоит в том, что выездная стратегическая сессия всегда лучше городской, но все не так категорично.

Аренда зала в городе может быть более уместна, если большинство участников уже находятся здесь и сессия занимает один день. Люди приезжают из дома, работают в сконцентрированном режиме и возвращаются к обычному ритму. Мы экономим время на трансфере и деньги на аренде загородного зала. 

Выездной формат целесообразнее, если сессия длится два дня. Так проще сохранить контекст первого дня и соединенность участников. Возможность прогуляться или даже провести часть сессии на природе — это очень ценно для напряженной интеллектуальной работы и сильного результата.
Главный тезис при выборе места: офис компании для стратегической сессии — худшее решение.

Даже самый комфортный офис удерживает операционное мышление и создает ощущение доступности текущих задач. Помимо банального отвлечения участников в такой среде усиливается краткосрочная логика решений, снижается готовность обсуждать неудобные вопросы и принимать непопулярные решения. Это разрушает формат стратегической работы.

Требования к помещению

В данной статье мы рассмотрим требования к помещению для сессии с количеством участников не более двадцати. 

Первый критерий — свободная площадь — ориентировочно 3 квадратных метра на человека. Для команды 12–20 человек подходит зал 40–70 квадратных метров. Меньшая площадь ограничивает возможность менять конфигурацию работы и напрямую снижает качество группового обсуждения.

В зале должны быть возможности:

• размещать рабочие материалы на стенах;
• выводить информацию с ноутбука на экран;
• открывать окна для проветривания.

Важно заранее закладывать во время аренды 1 час до начала и 1 час после завершения сессии, чтобы подготовить пространство и зафиксировать результаты работы. Таким образом, если однодневная сессия, включая обед, длится 9 часов, то потребуется арендовать зал на 11 часов.

При проведении двухдневной сессии с арендодателем стоит проговорить условие о хранении в зале всех материалов между первым и вторым днем.
При количестве участников более 20 человек требования к помещению меняются. Возрастает потребность в площади, зонировании пространства для параллельной работы в подгруппах и организованной акустике.

Воздух и свет

Отсутствие открывающихся окон — один из самых надежных признаков того, что стратегическая сессия столкнется с трудностями уже в середине дня.

Стандартные системы вентиляции, как правило, не обеспечивают достаточное обновление воздуха при многочасовой работе группы. Через 2–3 часа уровень СО2 повышается, из-за чего участники ощущают вялость и сонливость. Это рушит динамику и результативность обсуждений.
Естественный дневной свет тоже напрямую влияет на когнитивную работоспособность в течение дня. При достаточном освещении выше скорость обработки информации и генерации идей, чем в помещениях с тусклым или полностью искусственным светом.

Мебель

Все, что нам нужно из мебели — стулья, по числу участников и ведущих, а также 2-3 флипчарта.

Работа за столами автоматически переводит участников в привычный формат совещания. 

Стратегическая сессия требует иного режима — совместных размышлений без стеснения. Этому лучше всего способствует рассадка без столов полукругом. Здесь отсутствуют физические барьеры, повышается включенность и поддерживается равное участие в обсуждении.

Для некоторых типов сессий столы бывают нужны, но это частные случаи. Например — гибридный формат, когда некоторые участники работают удаленно и нам нужны компьютеры. 

В стандартной офлайн-сессии мы используем один ноутбук, для демонстрации заранее подготовленных материалов. Все остальное на сессии создается при помощи маркеров, стикеров и меток.      

Стены

В ходе стратегической сессии формируется большое количество визуальных материалов: схемы, карты, списки, графики. Если их негде разместить, часть работы теряется из поля зрения и результативность снижается.

Нам потребуется одновременно развесить не менее 10 листов флипчарта. Поэтому запрет на развешивание материалов на стены является стоп-фактором для аренды зала. Арендодателю можно пояснить, что мы используем бумажный (малярный) скотч, который не повреждает стены.
Более важные ограничения чаще всего связаны не с поверхностями стен, а с элементами декора. Некоторые картины и драпировки снять невозможно. Такие залы не подходят для стратегической сессии.

Итог

Хорошее помещение для стратегической сессии — это пространство, которое поддерживает концентрацию, не затягивает команду в операционный режим и позволяет удерживать фокус в течение всего дня, чтобы создать сильные решения и работающие договоренности.

Аренда помещения — это не фоновая задача для ассистента. HR-директору следует относиться к ней так же системно, как к любым сделкам: осознанно делать выбор, фиксировать требования в договоре аренды и контролировать их исполнение.

Делюсь чек-листом требований к помещению для стратегической сессии, который помогает оценивать площадки с точки зрения управленческого результата, а не удобства аренды.