Фокус на интеграцию: зачем бизнесу единый контур для финансов и HR

Автоматизация выходит за рамки отдельных функций и охватывает процессы на стыке разных направлений. У финансов и HR все чаще появляются общие задачи — например, расчет бюджета фонда оплаты труда, — которые теперь решаются в связке. Если раньше данные из разных подразделений приходилось собирать вручную, то теперь компании создают единый контур, где финансовые и кадровые процессы объединены. Это снижает издержки, уменьшает риск ошибок и освобождает сотрудников от рутинной работы.

Разбираем 5 причин, по которым все больше компаний отдают предпочтение интеграции и автоматизируют процессы бюджетирования ФОТ в единой системе финансов и HR.

Причина 1. Единый контур управления HR и финансами позволяет автоматизировать сбор данных из разных систем организации

Это оптимизирует расходы и ускоряет процессы бюджетирования.

• Уменьшаются риски ручного ввода. При автоматическом сборе данных никто не перепутает ячейки с показателями — исключаются ошибки в расчетах из-за человеческого фактора. 
• Данные в системах всегда актуальны. При ручном вводе информация собирается из разных систем последовательно, и возможны ситуации, когда часть данных теряет свою актуальность. Автоматизация выгрузки решает эту проблему. 
• Экономится время сотрудников. Персонал может потратить свои рабочие часы на аналитические и стратегические задачи, пока система автоматически выгружает и консолидирует данные. 

Причина 2. В одной системе легко работать с данными и считать необходимые метрики

Пользователи могут без привлечения разработчиков и ИТ-специалистов самостоятельно рассчитывать показатели и настраивать выгрузки нужных отчетов. В контексте ФОТ это означает быструю оценку таких показателей, как:

• численность персонала в зависимости от производственной программы; 
• зарплаты, премии, резервы на отпуск и разовые выплаты и компенсации;
• налоги и страховые взносы для персонала и самозанятых по договорам ГПХ.

Причина 3. Изменения в бизнесе и на рынке можно сразу интегрировать в единую систему

В едином контуре управления финансами и HR можно быстро адаптировать модель бюджета под новые обстоятельства — например, когда:

• меняются требования учета самозанятых или вводится новая схема расчета налогов;
• изменяется структура холдинга, например головная компания приобретает новое юридическое лицо, по которому тоже необходимо считать ФОТ;
• перестраивается схема вознаграждения сотрудников, например в систему мотивации добавляются квартальные бонусы

Причина 4. Исполнение бюджета и сравнение модели с фактическими данными можно отслеживать онлайн 

Когда данные в модель подгружаются автоматически из нужных источников, пользователи могут не только видеть план-фактный анализ исполнения бюджета, но и оценивать причины отклонений. Если бюджет в одном месяце превысил план, можно увидеть, что причина в найме нового сотрудника по более высокой ставке. 

Единый контур позволяет моделировать разные сценарии на основании имеющихся и прогнозных данных. Например, в VK Tech мы используем собственное решение VK Budgeting.ФОТ, которое позволяет корректировать планы по расходам в следующих месяцах и прогнозировать затраты, например оценивать бюджет при условии изменения штата, зарплаты или мотивационной схемы.

Причина 5. Единая система позволяет настроить гибкие доступы для всех участников процесса

Например, чтобы у каждого заинтересованного отдела была актуальная информация о бюджете ФОТ, доступ к единому контуру можно предоставить финансам, HR-департаменту и руководителям бизнес-подразделений. 

Это сильно сокращает время на согласования. Например, при планировании найма нового сотрудника HR-специалист, менеджер и финансовый отдел будут видеть одну и ту же актуальную информацию по ФОТ. Не нужно будет ее дополнительно выгружать из систем, перепроверять и отправлять друг другу на согласование — все автоматически собирается в единой системе. 

Итоги: почему компании выбирают решения, объединяющие функции финансов и HR

Единый контур облегчает бюджетирование и делает процесс управления расходами удобным и эффективным. Такая система позволяет:

• автоматически консолидировать данные из разных источников и исключить риски ошибок ручного ввода;
• настроить автоматический расчет показателей бюджета и других необходимых метрик;
• адаптировать модель под особенности бизнеса и изменения на рынке;
• использовать статистику для моделирования сценариев и анализа отклонений от бюджета;
• предоставить онлайн-доступ к актуальной информации и бюджету ФОТ всем релевантным пользователям.