Как настроили Битрикс24 интегратору аудио и видеооборудования

ООО «Умный век» — системный интегратор на рынке профессионального аудио и видеооборудования. С 2016 года компанией реализовано больше 200 проектов: интерьерные мобильные экраны и стойки для выставочных площадок, цифровые меню борды, экраны в витрину, экраны для стадионов и концертных залов, а также видеоконференцсвязь для переговорных. Клиенты Умного века: бизнес, корпорации и госучреждения.

Что настроили в Битрикс24 и как это выглядит

Воплощением пожеланий «Умного века» занимались технические специалисты CRM Academy Анна Евтеева и Матвей Сухаревский.

ЭТАП 1. Интеграция телефонии (облачная АТС), интеграция почты и подключение мессенджеров

1.1. Интеграция телефонии

Настроили телефонию компании «ВестКолл», теперь звонки корректно фиксируются в CRM, можно слушать разговоры с клиентами из карточки, входящие звонки распределяются по менеджерам в соответствии с выбранным сценарием.

1.2. Интеграция почты

Согласовали список личных и корпоративных почт отдела продаж для интеграции Битрикс24. Обучили, как самостоятельно подключить персональные и корпоративные почтовые ящики к Битрикс24. Теперь менеджер может написать клиенту прямо из CRM, а переписка останется в карточке клиента.

1.3. Интеграция мессенджера

Подключили WhatsApp, чтобы сообщения из мессенджера с помощью сервиса Wazzup приходили в Битрикс24.

ЭТАП 2. Доработка и настройка существующей CRM (несколько задач)

2.1. Сделали сквозной идентификатор для всех сущностей, связанных с одной сделкой

Так задача звучит на языке технического специалиста Анны. По сути же, Алексей хотел взять в руки бумагу (договор, счет и т.п.) и быстро найти в Битрикс24 всю связанную с ней информацию.

Найденное решение: взять набор цифр, привязанный к сделке, и прописать его в связанных элементах. Мы использовали ID сделки и включили его в номера связанных документов и задач.
Теперь Битрикс24 умеет по ID находить сделку и все, что с ней связано.

2.2. Доработка бизнес-процесса с учетом изменения воронки продаж

Заказчик предоставил блок-схему готовых воронок (в Умном веке их две), с новыми стадиями и автоматизированными задачами, которых в процессе ранее не было. Мы ее воплотили в Битрикс24, при этом задачи были реализованы нестандартно.

«Из интересного: там есть «кибербиба», которая перед постановкой задачи ищет руководителя нужного отдела каждый раз. При кадровых перестановках не нужно автоматизацию менять, она сама определит нового руководителя. 

Задачи тоже интересно реализованы, редко с таким сталкиваюсь: встает одна базовая задача, в нее добавляются подзадачи в зависимости от стадии. Открываешь задачу на реализацию — в ней список с детализацией по подзадачам. И подзадачи разные, они встают в зависимости от выбора в полях, которые делает менеджер в полях сделки. Например, для определенных видов продукции ставятся одни задачи, для других — другие.

Еще на любом этапе воронки продаж название сделки может автоматически меняться: в название вытаскивается важная информация по сделке, которую менеджер узнает у клиента и вносит в поля сделки. У «Умного века» автоматизация работает так: сделка изначально имеет вид, например, «название компании клиента/ID сделки». Потом менеджер вносит, например, федеральный округ и название сразу меняется на «название компании клиента/федеральный округ/ID сделки» — и т.п.»

Анна Евтеева — технический специалист CRM Academy

2.3. Внедрение шаблонов документов в Битрикс24, чтобы формировать их из CRM с автоматическим заполнением данных

Внесли в Битрикс24 реквизиты, внедрили счета на оплату, договора поставки и монтажа. Все для ИП и для юридических лиц (в 2-х вариантах).

Теперь сотрудники формируют документы автоматически по кнопке, остается только отправить их клиенту на подпись. Меньше ошибок, меньше действий и меньше временных затрат на рутинные рабочие операции.

2.4. Пользовательский отчет отдела маркетинга для стратегического планирования

Было очевидно, что стандартных отчетов и возможностей Битрикс24 недостаточно, чтобы анализировать свою деятельность по тем показателям и на той глубине, к которой стремится. Мы сделали дашборд на базе сервиса для бизнес-аналитики Yandex DataLens, который подключили к Битрикс24.

«В Битриксе мы фиксируем ту важную часть воронки, которая нужна для масштабирования бизнеса здесь и сейчас. Это как раз то, что связано с продажей. Показателей много:

Сроки: от лида до сделки, от создания сделки до оплаты, до завершения, с «победы» до стадии «проект реализован». Все в разрезе по товарным группам, по менеджерам, по времени.

Конверсии: из лида в сделку, из «сделка создана» в «успешная»/«проваленная» — по менеджерам, по регионам, по типам продуктов».

Алексей Скурихин — директор по развитию ООО «Умный век»

«До этого все измерялось показателями в Excel, вручную. Куча таблиц, сквозная аналитика и так далее. Все не выдавало, было сложно, нужно было читать. Сейчас это пара-тройка кликов, стало проще».

Алексей Скурихин — директор по развитию ООО «Умный век»

ЭТАП 3. Сопровождение

Мы продолжаем сотрудничество, теперь уже в режиме сопровождения. Вносим точечные корректировки, доделываем отчет, поддерживаем работу CRM так, чтобы она не отставала и не рассинхронизировалась с реальными рабочими процессами, которые компания постоянно совершенствует.