Как защитить данные компании, чтобы случайно не «слить» информацию

В своей практике я неоднократно сталкивался с ситуациями, когда сотрудники, выполняя обычные рабочие задачи, неосознанно подвергали компанию риску утечки данных. Менеджер отправляет договор через Telegram, бухгалтер копирует файлы на флешку, а руководитель пересылает отчет на личную почту. На первый взгляд, это часть рутины, но такие действия могут обернуться штрафами в миллионы рублей или потерей репутации. Как этого избежать? Расскажу, как работает защита, которая спасает бизнес от цифровых угроз — DLP-системы. 

Что такое DLP и как это работает

DLP (Data Loss Prevention) — это технологии, которые контролируют перемещение информации внутри компании и за ее пределами. Представьте, что вы устанавливаете камеры наблюдения, но не в офисе, а в цифровом пространстве. Система отслеживает, как сотрудники обмениваются данными, и мешает утечкам на ранних этапах. Например, DLP может заблокировать отправку файла через мессенджер, запретить копирование информации на внешние носители или уведомить администратора, если кто-то скачивает базу клиентов в облако. Это не ограничение свободы, а защита от случайных ошибок. 

Что чаще выбирают в России

Предприниматели дают предпочтение отечественным DLP- системам, однако, таким системы должны быть созданы с учетом специфики местного бизнеса. Они позволяет:

• Контролировать обмен файлами через email, мессенджеры и облачные сервисы, предотвращая утечки в режиме реального времени. 
• Шифровать документы так, чтобы даже при попадании данных к злоумышленникам они оставались бесполезными без ключа дешифрования. 
• Анализировать поведение сотрудников, выявляя аномалии — например, резкое увеличение объема передаваемых файлов. 
• Интегрироваться с 1С и другими платформами, чтобы защита не мешала работе с учетными системами. 

Одна из компаний внедрила одну из таких систем в сети кафе, где сотрудники регулярно теряли данные из-за неправильного хранения информации. После настройки системы количество инцидентов сократилось на 92%, а время простоя — почти вдвое. 

Почему компании внедряют DLP

Три ключевые причины, с которыми сталкиваются бизнесы: 

1. Юридические требования: закон обязывает защищать персональные данные, а за нарушения штрафы достигают миллионов рублей. 

2. Человеческий фактор: даже добросовестные сотрудники могут ошибиться — отправить документ в личный чат или заразить компьютер вирусом через вложение. 

3. Рост удаленной работы: использование облачных сервисов и сторонних устройств увеличивает риски утечек. 

Как выбрать подходящее решение

Выбор DLP-системы зависит от масштаба компании, специфики работы и бюджета. Для малого бизнеса подойдет базовая защита, а крупным корпорациям потребуются индивидуальные настройки. Важно также обратить внимание на поддержку: внедрение — это не разовая задача, а процесс, требующий регулярной доработки и обучения сотрудников. 

Если вы только начинаете думать о защите данных, начните с аудита рисков. Изучите доступные решения на рынке, сравните их функционал и стоимость, а также убедитесь, что выбранный продукт соответствует вашим целям и стандартам безопасности. 

Главный вывод: защита данных — это не про «вдруг», а про «когда».

Лучше подготовиться заранее, чем потом объяснять контролирующим органам, почему номера клиентов оказались в открытом доступе.