Удвоили количество проектов за счет системного подхода: опыт веб-студии

Веб-студия Madeon работает с дизайном и разработкой сайтов на популярных CRM. В портфолио — более 120 кейсов, включая проекты для крупных брендов. Но с ростом команды и заказов встал вопрос оптимизации.

После анализа команда остановилась на системе управления, которая объединила CRM, учет проектов и финансы — Аспро.Cloud. Настройка заняла пару дней: шаблоны проектов, счета и сделки были подготовлены сразу.

Процесс внедрения: шаг за шагом

1. Поиск подходящей системы

Инициатором систематизации стал Даниил Нестеров — UX-дизайнер и Project Manager. Он начал с анализа популярных CRM, но столкнулся с рядом проблем:

• Зарубежные сервисы (Asana, Trello) не подходили из-за отсутствия CRM-модуля и слабых интеграций с российскими платформами.
• Ранее использованная система оказалась перегруженной, дорогой и неинтуитивной.
• Требовалась система с автоматизированной работой со счетами, интеграцией с банками и возможностью масштабирования.

Выбор пал на Аспро.Cloud — российскую систему, в которой уже были встроены модули CRM, финансы, задачи и готовые интеграции.

2. Настройка системы

Внедрение заняло всего 1–2 дня. За это время было настроено:

• Шаблоны проектов с задачами, вехами и ответственными.
• Сделки в CRM для разных направлений.
• Шаблоны документов — счета и акты под конкретные услуги.
• Интеграцию с сайтом и каналами лидогенерации.
• Интеграцию с банком Точка для автоматического контроля оплат.

Все было интуитивно понятно — благодаря простому интерфейсу и логике модулей.

3. Перевод коммуникаций и процессов в систему

До внедрения общение велось в Telegram, где задачи терялись в переписке. 

С переходом на Аспро.Cloud:

• Все коммуникации, задачи и сроки перешли в систему.
• Каждый проект фиксируется в CRM и запускается по шаблону.
• Используются автоматические воронки — сделки из Tilda поступают напрямую в CRM.

В результате стало меньше ручной работы, понятные статусы задач, и каждый сотрудник видит приоритеты без лишних вопросов.

4. Автоматизация счетов и контроль оплат

Одной из ключевых задач было автоматизировать финансы:

• Шаблоны счетов и актов адаптированы под бизнес.
• Счета выставляются из карточек проекта в 2 клика.
• После оплаты (через интеграцию с банком) приходит уведомление, счет автоматически закрывается, а информация попадает в сделку.

Это решило главную боль команды: раньше платежи проверялись вручную, теперь команда получает данные мгновенно и может сразу приступать к работе.

5. Учет времени и контроль загрузки

Хотя студия работает по фиксированной стоимости проекта, учет времени в задачах позволяет:

• Отслеживать эффективность сотрудников.
• Понимать среднюю трудоемкость задач.
• Планировать ресурсы и сроки для новых заказов.
• Выявлять перегрузки и перераспределять задачи внутри команды.

Трудности и как их решали

• Адаптация шаблонов документов: стандартные шаблоны не подходили, пришлось вручную настраивать поля под реальность — убрали лишние, добавили нужные.
• Учет непланируемых заказов: часть клиентов приходит через личные контакты. В таких случаях команда обходит воронку CRM и запускает проект напрямую из шаблона — гибкость системы позволила учесть и это.