Франчайзинговая сеть «ИнфоСофт» автоматизировала приемную кампанию в вузе

Сибирский государственный университет путей сообщения — СГУПС — один из ведущих транспортных ВУЗов России, основанный в 1932 году, в 2023 году успешно автоматизировал свою приемную кампанию с помощью внедрения блока «Приемная комиссия» в программном продукте «1С:Университет ПРОФ». Это позволило значительно оптимизировать работу приемных комиссий и улучшить взаимодействие с абитуриентами.

До внедрения системы сотрудники университета вручную обрабатывали большое количество документов, что занимало много времени и приводило к ошибкам. Процесс приема абитуриентов был трудоемким и неэффективным. В связи с этим, руководство СГУПС приняло решение о внедрении автоматизированной системы, которая должна была не только автоматизировать обработку документов, но и обеспечить интеграцию с внешними системами, такими как ФИС ГИА и Приема и автоматическим обменом данными с Суперсервисом «Поступление в вуз онлайн».

Проект, реализованный совместно с франчайзинговой сетью «ИнфоСофт», включал в себя следующие этапы: внедрение, опытную эксплуатацию и выгрузку данных. В результате проекта было автоматизировано 50 рабочих мест в 10 факультетах и центральной приемной комиссии.

Ключевые задачи проекта включали:

• Планирование приемной кампании: настройка параметров кампании (дат, направлений подготовки, правил зачисления, индивидуальных достижений, вступительных испытаний и т.д.), формирование планов набора и конкурсных групп.
• Управление данными об абитуриентах: хранение полной информации о поступающих (личная информация, контактные данные, образование, достижения, результаты олимпиад и т.д.), создание личных дел и хранение скан-копий документов.
• Автоматизация документооборота: формирование заявлений, описей, экзаменационных ведомостей и других необходимых документов. Внедрение мастера автоматизированной обработки документов.
• Учет результатов вступительных испытаний: учет результатов ЕГЭ, перезачет результатов олимпиад и учет индивидуальных достижений.
• Формирование отчетов: создание гибких отчетов и списков абитуриентов с возможностью настройки параметров отбора, группировки и сортировки.
• Интеграция с внешними системами: интеграция с ФИС ГИА и Приема и Суперсервисом «Поступление в вуз онлайн».
• Создание личного кабинета абитуриента: Обеспечение доступа абитуриентов к информации о ходе приема.

В рамках проекта были проведены инструктажи для пользователей, написаны руководства по работе с системой, а также доработаны печатные формы документов (экзаменационный лист, приказы о зачислении).

Результаты проекта превзошли ожидания. В период приемной кампании 2023 года все подразделения СГУПС активно использовали автоматизированную систему. Члены приемных комиссий отметили удобство и сокращение временных затрат. Система «1С:Университет ПРОФ» создала единое информационное пространство, обеспечивающее достоверность и полноту данных, необходимых как для оперативной работы, так и для взаимодействия с контролирующими органами.

Успех проекта в СГУПС подтверждает эффективность использования «1С:Университет ПРОФ» для автоматизации приемной кампании в высших учебных заведениях. В настоящее время СГУПС продолжает сотрудничество с франчайзинговой сетью «ИнфоСофт» по другим проектам, связанным с развитием информационной системы университета.