Что делать с трудовыми книжками уехавших за границу сотрудников

С советских времен у нас действовал запрет на пересылку за границу многих официальных документов, включая трудовые книжки. Это создавало много проблем для работодателей, которые хотели исполнить свою обязанность по возврату документа работнику.

В последнее время все набирал обороты тренд на релокацию, и законодатель последовательно реагировал на эти изменения, постепенно уравнивания «уехавших» с оставшимися в России сотрудниками. Одним из самых важных нововведений, конечно, стала «локализация» НДФЛ, а с 1 января покинувшие страну сотрудники еще и имеют право требовать от компании направить им трудовую книжку за границу.

Итак, как действовать сейчас:

• в день увольнения направляем работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой или дать согласие на отправку по почте
• при получении согласия на отправку — направляем на указанный работником адрес (даже если он находится за пределами России).

NB: Трудовую книжку нужно направить работнику и в случаях, когда он попросил вас об этом в соответствующем заявлении (ст. 62 Трудового кодекса РФ) или когда с его согласия вы перевели его на электронную трудовую книжку. 

Нюансы

Важно не только направить трудовую книжку, но и иметь подтверждение такой отправки. При внутренних пересылках почта России делает опись вложения и уведомление о вручении, из которых четко следует, что и кому вы направили. А вот при заграничных отправках опись не составляет ни почта России, ни курьерские службы. Поэтому у компании на руках не останется подтверждения, что работнику отправили, например, не сборник стихов Есенина, а трудовую книжку.

Как решить проблему?

Вот несколько вариантов:

1. Предложите работнику указать в заявлении ФИО и адрес доверенного человека в России, который сможет забрать на хранение его трудовую книжку.

2. Выдайте трудовую книжку представителю по доверенности. Она должна быть в нотариальной форме.

3. Составьте акт, фиксирующий отправку трудовой книжки в присутствии нескольких свидетелей.

4. Попробуйте согласовать с курьерской службой, чтобы они составили документ по своей или произвольной форме, подтверждающий, что именно и кому вы направили.

Дополнительно мы рекомендуем заранее продумать формулировки и зафиксировать в локальных нормативных актах правила отправки трудовых книжек за границу. Укажите, что работники самостоятельно несут риски неполучения документа заграницей и ознакомлены с особенностями работы почтово-курьерских служб.