Как провести эффективное онлайн-совещание

Сегодня более трети вакансий (40%) в ИТ приходятся на удаленку, а значит, регулярная синхронизация команд переходит в онлайн. 

Анна Антонова, руководитель акселератора Спринт, рассказала, как выстроить конструктивную коммуникацию и организовать онлайн-встречу, которая станет эффективным инструментом, а не «черной дырой», в которую утекает рабочее время команды.

Правило №1. Определить цель, задачи и продолжительность встречи. Руководитель должен понимать, зачем он проводит синхрон, на какие вопросы хочет получить ответы, и четко обозначить, сколько времени займет встреча. Не стоит закладывать на совещание больше двух часов.

Правило №2. Отправить сотрудникам повестку встречи. Цель совещания должна быть известна команде. Руководителю следует обозначить: «встреча посвящена такому-то вопросу», «я хочу услышать от вас следующее…». Это позволит сотрудникам подготовить к созвону необходимую информацию. Если это регулярные встречи, все приглашенные должны быть в курсе, что на них обсуждается и зачем. Когда сотрудники знают, о чем они должны говорить и где фокус, меньше риск, что докладчики будут перескакивать с темы на тему и выносить на общее обсуждение то, что можно обсудить маленькой группой.

Правило №3. Не «душить» флуд. Когда речь идет о распределенной команде, важно поддерживать неформальное общение. На созвонах можно и нужно обсуждать не только работу, но и интересоваться здоровьем участников встречи, если кто-то болел, спрашивать, как они провели праздники или выходные. Это позволяет укрепить доверие в команде, видеть в коллегах не просто функцию, а живых людей. При этом важно сохранять баланс: «флудить» можно в разумных пределах. Если разговоров «не по теме» становится слишком много, значит, нарушены первые два правила.

Правило №4. Модерировать встречу. Руководитель должен задавать рамки, чтобы команде было понятно, что происходит, контролировать ситуацию и управлять конфликтами. Если сотрудники начинают выяснять отношения на созвоне, нужно аккуратно пресечь это: «Ребята, это важный вопрос, но цель встречи «такая-то», поэтому эту тему мы сейчас «запаркуем» и вернемся к ее обсуждению отдельно. После созвона определимся с датой и временем, а сейчас — идем по повестке». То есть, задача — вынести конкретный спор, если он касается нескольких человек, в отдельную встречу. Остальным членам команды можно сообщить о ее результатах позже: «Мы обсудили этот вопрос и приняли следующее решение…»

Правило №5. Фиксировать результаты встречи. Все, что обсудили на созвоне, не должно «проваливаться» в никуда, поэтому нужно записывать результаты встречи в виде новых задач, у которых есть сроки и ответственные. Также должен быть трекшн, чтобы руководитель понимал — что запланировано, какие задачи выполнены, а какие — потеряли актуальность. Для этих целей можно использовать разные инструменты — например, Excel-таблицу или любой таск-трекер. Между встречами важно давать сотрудникам свободу в том, как и когда они выполняют задачи, — не стоять у них над душой и не микроменеджерить.

Если следовать этим правилам, проще держать фокус на том, зачем «все мы здесь сегодня собрались», обсуждать то, что соответствует задачам и формату встречи, контролировать тайминг, оставаться в рамках деловых отношений и, в конце концов, работать как и где удобно, не спотыкаясь о формальности.