Как автоматизация документооборота ускорила работу поставщика энергии

Автоматизация процессов документооборота для поставщика электроэнергии

Задача и причина

Задача — автоматизировать полный цикл работы с документами, чтобы упростить и ускорить работу со всеми видами входящей, исходящей и внутренней документации.

Причина — для ведения документации использовалась СЭД «DocsVision», которая перестала отвечать растущим запросам компании и не могла обеспечивать стабильную работу. Много документов хранилось только в бумажном виде, что не исключало их порчу или потерю.

ООО «РКС-энерго» — гарантирующий поставщик электроэнергии в Ленинградской области, обслуживающий более 500 тысяч бытовых абонентов и 10 тысяч юридических лиц. Вся деятельность компании сопровождается оформлением документации. И чем проще и удобнее будет этот процесс, тем эффективнее будет работа всего предприятия.

1 этап: разработка единого стандарта

Для автоматизации документооборота был выбран программный продукт «1С:Документооборот 8.3 КОРП».

На первом этапе были выявлены и уточнены требования к документам, процессам их обработки и хранения. Систематизированы и структурированы требования к ведению документооборота.

Это позволило разработать единые правила для оформления и ведения документов для их последующей автоматизации.

2 этап: добавление удобных инструментов

Адаптировали, доработали и настроили программные продукты для реализации функционала, который помог ускорить работу с документами:

  • реализовали различные виды входящих, исходящих и внутренних документов, доработав их формы в соответствии с потребностями и запросами заказчика;
  • разработали шаблоны процессов обработки документов;
  • реализовали взаимодействие с Почтой России в части отправки документов и дальнейшего отслеживания их по трек-номеру;
  • разработали и настроили правила нумерации различных видов документов.

3 этап: доступ к информации 

Обеспечили систему всеми необходимыми для корректной работы данными:

  • перенесли информацию из предыдущих систем автоматизации;
  • внесли информацию о структуре предприятия и сотрудниках, настроив и заполнив справочники;
  • перенесли данные из используемой ранее СЭД «DocsVision»;
  • провели интеграцию с другими системами на базе «1С:Предприятие»;
  • обеспечили корректный ввод НСИ и исходных данных на дату запуска ИС в эксплуатацию.
Результат

Создание автоматизированной системы документооборота позволило на 123% сократить время согласования смет, договоров и документов, увеличив количество обработанных обращений на 63%.

Процесс работы с документами стал более понятным и прозрачным за счет перечня отчетов и быстрого поиска информации в единой базе документов. У руководства появилась возможность осуществления полного контроля за документами, выполнением задач и исполнительской дисциплиной.