Что выбрать: Excel-автоматизацию или специализированную программу

Начать данный обзор хотелось бы с выражения «Excel убрать нельзя оставить», в котором намеренно отсутствует запятая. Где ее поставить, мы ответим чуть позже. Практика внедрений программных решений для отдела кадров и учета договоров показывает, что большинство организаций не хочет отказываться от Excel. Более того, даже при наличии программы автоматизации уровня ERP, встречаются сотрудники, которые продолжают формировать различные отчеты или реестры документов в файлах Excel, при этом дублируя внесение рабочих сведений как в Excel, так и в единую базу данных прикладной программы.  Вышесказанное подтолкнуло меня на мысль выработать методику перехода на специализированное программное обеспечение без полного отказа от Excel. И здесь вернемся к началу обзора с вопросом, где поставить запятую в предложении «Excel убрать нельзя оставить». На мой взгляд, запятая должна быть после слова «нельзя». Но как быть с существующими проблемами при автоматизации организаций с помощью файлов Excel?  Вспомним семь ключевых недостатков применения т.н. Excel-автоматизации:

1.  Нельзя прикрепить файл к строкам таблицы. Согласитесь, хранение в ячейках Excel путей к папкам на компьютере не самый удобный способ, особенно если папки или файлы на компьютерах могут переименовываться или удаляться сотрудниками на своих компьютерах без согласования с коллегами.

2.  Нельзя открыть отдельное окно (форму) с подробными сведениями при клике на выделенную строку в Excel. Например, не получится раскрыть т.н. «карточку договора» при клике на выделенную строку таблицы Excel или посмотреть «личную карточку сотрудника» с подробной информацией.

3. Excel — это формат не для сетевой многопользовательской работы. Каким образом нескольким сотрудникам организовать одновременное редактирование файла Excel остается вопросом. Создание копий для каждого сотрудника, а потом синхронизация (сведение) всех изменений в один общий файл — не самый быстрый и надежный вариант.

4. Отсутствие отслеживания (контроля) изменений со стороны пользователя, кто работал с файлом Excel. Проще говоря, Вы не сможете открыть «журнал (историю) изменений» и определить, кто из коллег и когда ошибся при внесении данных в таблицу Excel. Также при работе с данным форматом нельзя распределить права доступа к нему между сотрудниками, с ограничением того или иного функционала редактирования листа Excel.

5. Сложность обработки больших данных. Как показывает практика, журнал приказов по сотрудникам средней или крупной организации может включать несколько тысячи строк о приказах с различной информацией по ним. А реестр договоров крупной компании за несколько лет может содержать более 20000 записей и включать десятки столбцов. При этом каждый договор включает отдельные вложенные реестры с десятками или сотнями первичных документов по каждому договору. Например, насколько быстро и без ошибок получится сформировать Excel файл для реестра первичных документов тысячи договоров?

6.  Сложность построения консолидированных отчетов, когда приходится свести (объединить) в один отчет (реестр) различные таблицы из разных файлов Excel, связанные идентификаторами и прочими ключами. Например, как быстро вы сможете построить отчет по статусам и платежам первичных документов тысячи договоров, если несколько менеджеров ведут свой реестр первички в отдельных файлах Excel по договорам своих клиентов.

7. Проблема организации преемственности передачи дел между сотрудниками при увольнении одного из них. Например, каким образом новый сотрудник должен разобраться в различных файлах Excel, которые вел прежний работник, если данные файлы хоть и помогали прежнему сотруднику, но формат и правило заполнения таблиц были известны только уволенному коллеге, который создал данный файлы под себя. Т.е. нет единого интерфейса заполнения данных по общим правилам и регламентам. Каждый сотрудник ведет свой Excel файл.

Вернемся к вопросу — как остаться с привычным Excel, чтобы не «ломать» текущие наработанные регламенты работы с применением данных файлов, но при этом не быть «заложником» перечисленных выше недостатков т.н. «Excel-автоматизации» и перейти на автоматизацию работы с документами с помощью специализированной учетной программы. Ответ прост — хранить и обрабатывать рабочие данные в прикладных специализированных программах, а Excel рассматривать как удобный формат для формирования итоговых выгрузок (отчетов и реестров), а не первичного хранилища рабочих сведений. Т.е. Excel становится «вторичным инструментом», который «дополняет» информационную среду, а не является основной автоматизации. Ниже приведен один из подходов для плавной миграции с уровня Excel-автоматизации на более эффективный и безопасный уровень автоматизации с единой базой данных и многопользовательской сетевой работой.

Один из рекомендуемых подходов может включать следующие четыре этапа:

1. В первую очередь необходимо классифицировать (распределить) все рабочие данные, которые производит или потребляет организация. К таким данным можно отнести входящую деловую корреспонденцию (переписку с госорганами, запросы от партнеров), исходящие документы (ответы на запросы и т.п.), внутренние документы(распоряжения) и кадровые документы (приказы, трудовые договоры и т.п.), договоры и связанные с ними листы согласований, допсоглашения, первичные документы, претензионно-исковые документы, бухгалтерская отчетность и т.д.
2. Далее определить, какие рабочие сведения из указанных выше документов, уже хранятся и обрабатываются в Excel и каким образом идет совместная работа с данными файлами. Из существующих файлов Excel выработать единые шаблоны необходимых реестров, справочников и отчетов с уточнением списка сотрудников или отделов, к которым данные таблицы относятся и распределением прав доступа (ролей) между данными сотрудниками и отделами.  Каждый шаблон реестра должен включать наименования столбцов, определение местоположения и формата ячеек (числовой, текстовый, дата, справочник). На данном этапе будет полезным определить периодичность формирования данных реестров, например ежедневная отчетность или за месяц и другой период.
3. Далее необходимо выявить принадлежность каждой группы выделенных форматов (шаблонов) таблиц к структурным единицам, таким как:  руководство; бухгалтерия; секретариат (канцелярия); отдел кадров; юридический (договорной) отдел; коммерческий отдел; производство; прочие структурные единицы.
4. Четвертый этап включает важную задачу — принятие решения о плане внедрения специализированных программных решений для учета документов и автоматизации внесения сведений в единую базу, с функционалом создания различных типов документов, а также формирования аналитических отчетов (реестров) с возможностью выгрузки их в Excel в требуемые шаблоны реестров (описанный на втором этапе) в зависимости от назначения и принадлежности к структурной единице предприятия. 

Стоит отметить, что не обязательно стремится к внедрению единой комплексной программы, которая свяжет все бизнес-процессы и отделы в одной программе. Так как создание подобной сложной информационной среды требует не только выделения существенного бюджета (достигающего сотен тысяч рублей), но также потребует наличия четких прописанных и работающих регламентов, детального описания бизнес-процессов организации и длительного внедрения. Можно применить менее затратный подход, когда каждый отдел или группа сотрудников применяет для своих нужд отдельное не дорогое специализированное программное обеспечение с возможностью обмена данными (загрузки и выгрузки) через те же файлы Excel. Например, сотрудники ответственные за хранение внешней деловой переписки (корреспонденции) могут применять отдельные решения для секретариата и канцелярии, работники ответственные за кадровые приказы могут перейти на кадровые программы, а сотрудники, работающие с контрагентами, могут внедрить для своих нужд специализированные программные решения для договорного учета.

Таким образом, успешная реализация описанных выше четырех этапов позволит достигнуть следующих целей:

• Минимизируются риски ошибок от описанных вначале статьи семи недостатков Excel автоматизации;
• Организуется единое безопасное хранилище рабочих сведений в централизованной базе данных в рамках специализированного программного решения с сетевым доступом для каждой структурной единицы (секретариат, отдел кадров, договорной отдел и т.п.);
• Сотрудники получают решения, помогающие им в работе. При этом исключается возможное «сопротивление изменениям» (человеческий фактор) на уровне работников, так как происходит не отказ от привычных файлов Excel, а предлагаются новые программные продукты, облегчающие труд сотрудника, и при этом имеющие функционал быстрой выгрузки нужного отчета (реестра) в Excel по различным условиям (критериям) в любой момент из единой базы данных.