5 главных принципов тайм-менеджмента, которые повысят вашу эффективность

Наши цели

Люди оправдывают себя тем, что тайм-менеджмент — это сложно или даже бессмысленно, и не могут найти время на его освоение. Если научиться грамотно распоряжаться своим временем то:

1. Можно успевать делать то, что нам нужно.
2. Получить больше свободного времени.

Первое время будет казаться, что слишком много времени занимает планирование, но эффект превзойдет ваши ожидания.

Вопрос «А как ты все успеваешь?» мне задают достаточно часто. Так вот, все успеть невозможно, важно успеть сделать то, что действительно важно.

5 принципов тайм-менеджмента

1. Планы на день и неделю. Бюджетирование времени.
2. Принцип «помидорок».
3. Принцип «офлайн».
4. Фиксация задач, декомпозиция и SCRUM.
5. KPI и шаблон приоритизации.

1 принцип. Планы на день, неделю. Бюджетирование времени

В тайм-менеджменте под понятием «бюджетирование» подразумевается выделение временного интервала на решение задач заданного типа (проект, спорт, социальные сети, рутинные занятия и т.д.). Предположим, у вас есть календарь. Вы планируете на сегодня какие-то занятия — просмотр фильма, пробежка, ведение соц. сетей и др. Если у вас плюс-минус определены временные интервалы, значит вы выделяете для конкретного занятия некий слот или временной бюджет.

Если вы хотите учить английский язык или у вас одновременно в работе 40 проектов, можно распределить и спланировать, сколько времени тратить в течение недели на каждый слот.

После того, как вы разобрались с бюджетированием, составим план на день и, соответственно, на неделю. Ежедневный и еженедельный план зависят друг от друга. Для примера приведу свой календарь:

Он немного подкорректирован, чтобы скрыть какие-то личные истории, но в целом — это реальный распорядок на текущую неделю, по которому я живу. 

Это прозрачный, честный и искренний подход. Если вы хотите заниматься спортом, то это не должна быть абстрактная идея — вы должны наметить день недели и конкретное время, когда вы будете бегать или пойдете в зал. Если у вас есть в работе проект, вы должны понимать, сколько времени и в какой день вы планируете потратить на него. Например, вы можете выделить первый час после прихода в офис на развитие новых проектов.

Важный совет. Размещайте важные и наиболее значимые задачи вверху списка, работайте над ними в начале рабочего дня. Считается, что в это время сила воли находится в пиковой точке.

Мы фиксируем все типы задач, которые есть на неделе. Предположим, у вас проект, по которому есть сотня задач, и вы планируете их сделать. Они будут определяться отдельно, в рамках конкретного временного слота. Пока назначенное время не наступило, вы об этом проекте вообще не думаете, как будто его вовсе нет. Начать можно с фиксации текущего расписания — пропишите в графике, что вы делаете, и старайтесь не выделять под одно занятие более двух часов.

Как начать планировать?

Признаюсь, мне было тяжело. Очень долго думал, читал много книг по планированию. Но когда начал планировать, понял, что у меня появилось в 2 раза больше свободного времени. Обо всем по порядку!

1. Зафиксируйте свое текущее расписание, как оно есть.
2. Добавьте в календарь все важные типы задач: спорт, отдых, саморазвитие, рабочие проекты и т.д.
3. Комбинируйте типы задач для эмоциональной разгрузки, рекомендую делать блоки по 2-3 часа.
4. Минимальный слот — 15 минут. Например, в моем расписании много встреч по 15 минут — этого времени вполне достаточно для общения с командой и обсуждения курса действий.
5. Оптимизируйте. Сокращайте время на рутину, выделяйте дополнительные слоты под развитие и интересные задачи.

Это проще, чем кажется на первый взгляд. Я противился планированию в самом начале, потому что казалось, что придется крутиться как белка в колесе, чтобы успевать все дела из намеченного плана. В реальности оказалось ровно наоборот — я четко понимал, что, когда и в какой слот нужно делать, в результате чего появилась масса свободного времени. Например, я планировал что-то делать час, а успел за полчаса — соответственно выиграл 30 минут и они свободны.

Почему план работает?

Представим ситуацию. Вы пошли в магазин и перед вами стоит задача: нужно набрать 1 кг моркови, 2 кг фасоли и 3 кг перца.

С помощью какой картинки вы сможете быстрее набрать овощи? Логично, что удобнее это сделать на иллюстрации, расположенной с левой стороны. Во втором случае вы также будете трудиться над задачей, но это отнимет больше времени и сил, а в голове будет сумбур.

 2 принцип. Принцип «помидорок»

Если у вас есть план — это уже круто, но с применением второго принципа станет еще легче. Бывает и так, что плана нет и работают только «помидорки». Формулировка здесь простая — мы выделяем слот на решение какой-либо задачи — 20-25 минут — и фокусируемся только на ней, без отвлекающих факторов. Как бы там не говорили, но мы однозадачны. Человек не может делать несколько дел одновременно без потери качества.

Попробуйте продолжить чтение статьи, параллельно думая об Эйфелевой башне и планах на вечер. Одновременно все сделать не получится. Придется переключаться и терять эффективность.

После каждой «помидорки» на 20-25 минут нужно делать небольшой отдых по 3-5 минут. Сделали задачу — несколько минут заслуженного отдыха. Каждая такая «помидорка» должна начинаться с четко поставленной определенной задачи.

Примеры:

Фиксировать задачи можно в любом задачнике. Лучше всего работает логическая декомпозиция (разбивка) задач на составные части. Разбивка вам также пригодится для приоритизации, об этом ниже. В реальности практически все задачи можно разбить на блоки от 20 до 40 минут.

Почему «помидорки» работают?

Принцип работает, потому что разбивает иллюзию многозадачности.

Одновременно две задачи, требующие творческого напряжения, невозможно делать качественно, потому что так устроен наш мозг.

3 принцип. Принцип «офлайн»

Важно учесть, что «помидорки» (принцип №2) и максимальная концентрация на одной конкретной задаче, работают только при строгом соблюдении правила «оставаться офлайн». Согласно нашему третьему принципу, на время выполнения задачи, вы должны полностью отключиться от внешних раздражителей:

• поставить телефон на беззвучный режим, включить «не беспокоить»;
• выйти из всех мессенджеров, программ сбора почты и социальных сетей;
• исключить другие отвлекающие факторы, например, музыку, шум.

Не лишним будет поставить на стол табличку с надписью «Я фигачу», чтобы коллеги понимали, что у вас по графику «помидорки», так что подходить к вам сейчас не нужно. Это вполне распространенная практика и нормальная договоренность во многих компаниях.

В реальности люди ведут себя так, как будто за 20-25 минут произойдет что-то такое, что требует от них молниеносной реакции. Если пришел e-mail, человеку хочется отвечать немедленно. Если прозвенел сигнал о новом сообщении в мессенджере, медлить нельзя — нужно прямо сейчас узнать, кто это. На самом деле, такая срочность часто не оправдана.

В идеале, длительность режима «офлайн» — 2-2,5 часа. Я являюсь руководителем компании, где более 100 сотрудников и очень много проектов, поэтому на своем опыте могу сказать, что принцип работает. Я концентрируюсь на каком-то проекте. По окончании установленного времени «офлайн» спокойно начинаю реагировать на внешние раздражители — отвечаю на e-mail, звонки, сообщения в мессенджерах. Жизнь слишком коротка, чтобы тратить ее на пустяки. Нужно делать значимые вещи.

Почему принцип «офлайн» работает?

Максимальная концентрация и интерес к решению конкретной задачи, вы не отвлекаетесь, а делаете только то, что нужно.

4 принцип. Фиксация задач, декомпозиция и SCRUM

Этот принцип очень сильно выручает лично меня. Нужно фиксировать все задачи в едином списке! Найдите себе какой-то TO DO лист, например, в мобильном телефоне.

В основном люди никак не фиксируют свои идеи и задачи. Это приводит к тому, что на практике человек не может вспомнить хотя бы 10 своих целей. 

Например, у меня в каждом проекте десятки, а, бывает, и сотни идей. Если я это не буду записывать, то не буду знать, что делать в конкретный момент. Нужно понимать, что многие идеи и мысли попадают в нашу голову случайным образом — какой-то нейрончик оказался чуть более активен, возбудил какое-то воспоминание, которое хранится... Давайте записывать все, что мы хотим сделать и, когда у нас будет хотя бы пару свободных минут, будем это делать.

Интересно! Есть писатель (имя, к сожалению, не помню), который написал целый роман в то время, пока ждал свою жену. То есть, он писал свою книгу в прихожей каждый раз, пока она одевалась, собиралась, пудрила носик.

Где фиксировать задачи?

Для этих целей подходит любая CRM-система — Битрикс24, Мегаплан, есть и бесплатные. Самые популярные — Todoist, TickTick, KanbanFlow (о ней ниже подробнее) и т.д. KanbanFlow внешне очень похож на Битрикс24, в котором я работаю.

Все задачи фиксируются в некоторую колонку, в которой вы описываете всю задачу, чтобы было просто разобраться — что делать, в какой очередности и т.д.

5 принципов фиксации задачи:

1. Используйте шаблоны для каждой задачи, чтобы быстро их находить:

• основной KPI, который вы хотите улучшить;
• суть задачи (не менее 5 слов) — важно максимально четко сформулировать, в чем состоит задача;
• сложность в баллах — об этом ниже.

2. Все задачи изначально попадают в колонку Backlog — некий общий список, в котором фиксируются абсолютно все идеи.

3. Фиксируйте все идеи. Это ключевой принцип.

4. В канбан-доске поддерживайте порядок.

5. Применяйте возможность автоматизации и ускорения. Например, настройте автоматическую отправку задач себе на e-mail.

3 главных идеи декомпозиции

Прежде чем решать сложные задачи, важно научиться их декомпозировать — нужно разбить задачу на составные части. Чем они будут меньше, тем лучше. Глобальную задачу нужно поделить на несколько «помидорок» по 20-25 минут. В рамках этих двадцатиминутных итераций можно решить самую сложную задачу — написать книгу, сдать важный проект, провести вебинар и т.д. Действуем по чек-листу: есть задача, вы знаете, из чего она состоит.

Пример декомпозиции

Есть сложная задача  —  провести вебинар. Нужно понять, какая будет тема, какие этапы подготовки, когда это будет. Я разбиваю сложную задачу на подзадачи:

• Определить тему и тезисы (объем).
• Определить дату и сделать анонс.
• Составить шаблон презентации.
• Составить структуру для тезисов.
• Презентация: часть 1 (тезис 1).
• Презентация: часть 2 и т.д.

В результате, блоками по 20-25 минут я незаметно для себя сделал целый вебинар, печатную версию которого вы сейчас читаете. Если вы хотите записать обучающее видео или провести вебинар, для этого не нужны сверхусилия. Надо понять, из каких составляющих состоит ваша задумка. Кстати, первая ваша задача, на которую нужно будет потратить те самые 20-25 минут — определение того, что вы хотите сделать. Второй «помидоркой» будет разделение на мелкие задачи.

Level Up: переход на SCRUM

SCRUM — отличный метод управления проектами. Краткий смысл в следующем: каждую задачу вы оцениваете по баллам — чем выше балл, тем больше времени уйдет на решение, тем больший уровень сложности. 1 балл — 10 минут, 2 балла — 20 минут. Рекомендация — не более 4 баллов, оптимально — 2-3.

Сложные задачи нужно декомпозировать и обязательно планировать расписание на неделю (спринт).

Основные колонки в канбан-доске (картинка выше): Backlog (исходный список), Декомпозированные, Спринт, В работе (1 задача).

В конце недели будет легко подсчитать, насколько вы продвинулись по конкретному проекту. У меня получается за одну неделю в среднем продвинуться на 50 баллов.

Почему SCRUM работает?

Он объединяет в себе несколько идей:

• фокусировка на одной задаче; 
• планирование;
• все задачи ставятся по принципу SMART: точно ясна цель, есть дедлайн.

Яркая иллюстрация важности дедлайна:

На запрос «написать курсовую работу» Яндекс делает логическую сортировку по времени. Самый частый запрос «за ночь», а вот вариант «за неделю» находится в конце списка. У курсовой работы есть дедлайн. Если  устанавливать для себя конечный срок, это сыграет свою положительную роль.

5 принцип. KPI и приоритизация

Пятый пункт крайне важен.

У любой задачи должна быть цель. И любые ваши действия должны приводить к этой цели, содержащей KPI — ключевые показатели эффективности.

KPI, улучшающий нас, состоит из пяти компонентов:

• Здоровье и уровень энергии.
• Счастливые взаимоотношения.
• Работа: нужная и важная. Быть номером один.
• Финансовая независимость.
• Саморазвитие.

От большинства задач, которые вам приходится делать в течение дня, можно отказаться, потому что они не дают никакого роста.

Для приоритизации я использую такой шаблон:

Каждую задачу я оцениваю, исходя из того, какой профит (выгоду) она дает. В первой колонке записываю саму задачу, во второй указываю ссылку, дальше ее статус, оценка сложности и какой рост KPI она может дать. Взвешивая рост KPI и сложность, можно отсортировать задачи от менее важных к более важным.

Почему приоритизация работает?

На мой взгляд, до 99 процентов идей и задач, которые мы делаем, не дают численного и измеримого эффекта для роста KPI. Цифры взяты не с потолка. В рамках развития нашего проекта «Пиксель Тулс» — мы реализуем до 100 задач в месяц.

Реальные улучшения показателей KPI, которые нам важны как авторам и владельцам проекта, мы видим лишь в 1-2% случаев.

То есть, только 1-2% задач дают значимый численный профит, все остальное мы просто делаем. У нас забит весь SCRUM, мы все время трудимся, но только 2% этого труда принесут результат. Сам не верю, но это факт. У лучших команд процент бесполезных задач снижается до 80%, то есть они делают только 80% бесполезных заданий. Чтобы снизить процент, важно использовать приоритеты — понять, какая задача важнее и что она дает.

1. С помощью предложенной системы из 5 KPI можно сравнивать задачи разного типа. Установите «вес» каждого KPI, актуальный для вас на текущий момент. Например, финансовая независимость в 3 раза выше, чем самоактуализация — вы можете отразить это в шаблоне, поставив на финансовую независимость 60%. Тогда задачи, дающие прирост этого KPI, будут иметь бОльший приоритет.
2. Для приоритизации задач в рамках разных типов (слотов) удобно использовать разные шаблоны в Google Docs.
3. Обновлять список задач рекомендуется перед планированием недели.

Используйте уже сегодня

Прямо сейчас отложите все, в том числе прочтение этой статьи, зарегистрируйтесь на любой доске, где можно фиксировать задачи. Заполните текущими идеями и задачами Backlog. Оцените все задачи по уровню профита. Проанализируйте, зачем вы делаете задачу и насколько она сложная. Проведите сортировку и делайте только те задачи, которые будут давать вам результат. Возьмите свою первую «помидорку» в работу!

ИТОГИ

Я рассказал о 5 принципах. Если вы будете их использовать, будет проще искать внутреннюю мотивацию. Вы будете понимать, что сами хотели делать этот конкретный блок задач, и каждая из них будет давать максимальный рост KPI.

Если все, что я рассказал, для вас шок, и вам трудно начать сразу все делать по-другому — пожалуйста, начните с одного принципа, который вам наиболее близок и кажется понятным. 

Каждый из этих принципов можно и нужно реализовывать отдельно и они будут давать свой профит и результат.