Внедрение машиночитаемых доверенностей в ЦКР

 О проекте

ЦКР начал проект по внедрению МЧД одним из первых в стране. Продленный государством переходный период было решено использовать с максимальной пользой, досконально изучить требования законодательства, тщательно подойти к выбору решения и исследовать возможности разных систем.

На момент начала проекта в ЦКР использовали свыше 5000 бумажных доверенностей для более чем 100 обслуживаемых организаций. Все их предстояло перевести на новые системы, обеспечив удобство функционала и интеграцию с кадровой системой для автоматического заполнения персональных данных сотрудников — поэтому проект получился непростым и с технической точки зрения.

Как мы выбирали техническое решение

Так как проект был совершенно новым для всех компаний и предприятий страны, большую часть требований к системе приходилось формулировать исходя из целевой картины и видения процесса. В ходе реализации стало понятно: для использования МЧД нужно учитывать множество нюансов, а также постоянно мониторить изменения законодательства. Наши специалисты проделали большую работу, включавшую обращения в госорганы (Минцифры, Минтруд, СФР, ФНС) и кросс-функциональные коммуникации.

Для повышения эффективности и снижения нагрузки на сотрудников требовалась комплексная автоматизация, которая должна была включать в себя два наиболее распространенных сценария использования доверенностей:

1.  Обслуживаемая компания выдает генеральную (первичную) доверенность с перечнем необходимых полномочий на компанию ЦКР

2.  На основании генеральной доверенности ЦКР оформляет передоверие на своих сотрудников, наделяя их необходимыми полномочиями

По итогам конкурсных процедур мы остановились на модуле TESSA МЧД: это готовое коробочное решение, которое легко встраивается в другие решения на платформе. На момент старта проекта по внедрению МЧД в ЦКР уже использовали систему для согласования договорных документов, поэтому логично было продолжить автоматизацию на еще одном блоке для построения единого цифрового контура.

Другой важный фактор — быстродействие: мы провели нагрузочные тестирования, результаты которых нас удовлетворили. 

Мы убедились, что все существовавшие форматы доверенностей, которые используются в работе ЦКР: МЧД 002, МЧД 003, ФНС 5.02, СФР и другие, поддерживаются в системе. С МЧД формата 003 мы начали работать до момента ее поддержки в распределенном реестре ФНС. Это позволило сотрудникам быстро адаптироваться после публикации официального указа.

Учет и хранение всех доверенностей мы осуществляем в едином реестре и получаем доступ к ним без перехода в сторонние сервисы. Для удобного поиска доверенностей мы предусмотрели группировку и фильтрацию по различным параметрам: по представителям, по компаниям, по внутреннему номеру и так далее.

В результате сегодня создание одной доверенности занимает не более одной минуты. Это возможно благодаря проведенной интеграции с кадровой системой: при оформлении доверенности данные по доверителю и представителю заполняются автоматически.

Аналогично заполняются и данные по организации-доверителю и организации-представителю, которые подтягиваются из справочника Контрагентов.

Поговорим теперь подробнее о том, как устроены отдельные процессы в проекте.

 1. Передоверие

В рамках этого процесса было несколько особенностей, которые важно было реализовать. Например, оформление доверенностей на подписантов происходит на основании генеральных доверенностей, загруженных из реестра ФНС; МЧД должны были быть подписаны Гендиректором ЦКР и автоматически отправляться на регистрацию в реестр ФНС, и т. д. На основании генеральной доверенности создаются «Карточки передоверия», чтобы облегчить работу.

Для этого процесса был реализован ряд контрольных функций: 

1. контроль полномочий (полномочия, которых нет в генеральной доверенности, нельзя передоверить по МЧД); 

2. контроль сроков доверенностей по передоверию, невозможно выпустить доверенность на срок, отличный от указанного в генеральной доверенности.

 2. Классификатор полномочий

Мы настроили классификатор полномочий с иерархической структурой, с разными группировками и поиском необходимых полномочий: например, как B2B для 2-го и 3-го форматов, так и ФНС, СФР и т.д. И это удобно пользователям.

Все данные своевременно актуализируются и обновляются на основании данных, представленных на портале ЕСНСИ. Есть возможность ввода своих полномочий в справочник в свободной форме вручную.

 3. Отзыв доверенностей

Для отзыва достаточно выбрать карточку МЧД, которую необходимо отозвать, и нажать одну «Отозвать». После этого автоматически формируется заявление на отмену доверенности. После подписания Заявления на отмену, данные передаются в реестр ФНС. Если по отозванной доверенности были оформлены передоверия, они тоже отзываются автоматически.

Как внедренное решение снижает нагрузку на руководителя компании

ЦКР — обслуживающая компания, поэтому руководителю организации на подписание поступает постоянный поток МЧД. Чтобы снизить нагрузку на генерального директора и автоматизировать этот процесс, в ЦКР реализовали функционал по массовому подписанию доверенностей.

Во-первых, можно оформить несколько доверенностей с одинаковыми полномочиями на разных сотрудников: руководителю достаточно открыть карточку доверенности и, выбрав свой сертификат, подписать сразу все приложенные доверенности.

Во-вторых, руководитель может отметить сразу несколько карточек абсолютно разных доверенностей и подписать их все своим сертификатом.

«Проект был действительно серьезным вызовом. Во-первых, сама правовая сфера довольно специфичная. Во-вторых, МЧД стала для всех абсолютным новшеством. Закон вышел и вступил в силу, а четкие инструкции появились не сразу. Разбирались в теме с нуля и по крупицам собирали информацию.

Поначалу, конечно, было много недопонимания, но постепенно работа выстроилась в четкий план действий. На финише можно с уверенностью сказать, что слаженная и оперативная работа всей проектной команды, а также всеобщее стремление к качественному результату помогли нам преодолеть все вызовы этого проекта», — комментирует проект руководитель направления юридической поддержки Дирекции по управлению рисками ЦКР Татьяна Астахова.