Пять способов избежать воровства и махинаций на вашей кассе

Нередко на кассе происходят хищения, а предприниматели даже не подозревают об этом. Кассиры попросту уводят деньги или товары со склада: кто-то забывает пробить чек, кто-то оформляет возвраты и забирает деньги в карман, кто-то — списывает и перепродает товары. 

Хорошая новость: бороться с этим можно при помощи современных инструментов. Онлайн-кассы, системы учета товаров и грамотные настройки помогут вам контролировать ситуацию. Я расскажу про пять способов, как следить за кассой в рознице и устранить «черные дыры» в управлении товарооборотом. 

Как узнать, что сотрудники воруют 

Многие предприниматели сталкиваются с проблемой хищений на кассе. Чаще всего речь идет о мелких махинациях, которые трудно заметить: недостача наличных, потерянные товары или назначенные для друзей скидки. Если такие инциденты повторяются, это ведет к потерям денег, товара и доверия клиентов. 

Некоторые владельцы предпочитают закрывать глаза — чтобы не портить отношения с сотрудниками или не тратиться на обучение или наем новых. Однако безнаказанность способствует росту махинаций и их превращению в постоянную практику. 

Чтобы не упустить момент, важно замечать первые тревожные признаки. Обратите внимание на такие сигналы: 

• несовпадение данных при инвентаризации — товары есть в системе, а на полках их нет;
• недостача наличных в кассе — сумма денег при закрытии смены не сходится;
• продажи не совпадают с чек-данными — товар уходит, а чек не выписывается;
• в системе отображаются отрицательные остатки — система показывает минус, несмотря на продажу;
• пробелы в чеках — например, кассир делает перерывы в выдаче чеков; 
• странные действия с чеками — отмены, изменения, аннулирование без объяснений;
• открытие кассового ящика без завершения смены — возможное изъятие наличных;
• ненормальные скидки — один сотрудник применяет их чаще других;
• перестановка товаров — неправильный ассортимент, неправильное количество или местоположение. 

Обращайте внимание также и на отзывы клиентов: жалобы на ошибочную сумму в чеке, обвес или неправильную сдачу могут стать сигналами, что в магазине что-то идет не так. Вот несколько способов это исправить.

Способ № 1. Контролировать наличные на старте и в конце смены

Как происходит кража. Самый простой и одновременно самый распространенный способ — кассир просто забирает часть денег из кассы. Такое часто происходит, если учет ведется вручную или только в голове — никто не следит за точным количеством наличных в начале и в конце рабочего дня. В таких условиях сотрудник быстро понимает: немного забрать — и никто ничего не заметит. В результате потери становятся регулярными, а предприниматель — добровольным спонсором сотрудников. 

Что нужно делать. Следите за остатком наличных в начале и по окончании смены. Удобно, если это можно делать через личный кабинет вашей кассы: сколько денег было в кассе перед открытием, сколько поступило за день, сколько ушло, какое количество осталось. Если каждое действие фиксируется автоматической системой, можно сразу выявлять кражи. 

Например, некоторые кассовые решения фиксируют сумму в кассе на начало и конец смены, незаметно взять деньги из ящика не получится

Способ № 2. Ограничить возможность удаления товаров из чека 

Как происходит кража. Кассир может удалять часть товаров из чека перед его печатью — особенно если покупатель оплачивает наличными и не требует чек. В результате часть оплаты уходит мимо кассы — в карман кассира. Иногда чек вообще отменяют после продажи, а деньги остаются у сотрудника. 

Такие махинации трудно обнаружить сразу: в системе все выглядит как простая операция, особенно если никто не отслеживает отмены или изменения в чеках. 

Что можно сделать. Ограничьте права кассира: запретите ему удалять отдельные товары из чека или менять их количество. В кассах это может настраивается так, чтобы при ошибке сотрудник мог только полностью сбросить чек — без возможности тихо его подправить. Все отмены могут фиксировать в системе за смену, чтобы вы могли проверить, сколько их было и по какой причине.

Для дополнительного контроля можно подключить экран покупателя — он покажет клиенту, какие товары добавляются в чек. Это дисциплинирует сотрудников

Способ № 3. Регулярно проводить инвентаризацию товаров 

Как происходит кража. Один из распространенных методов — сканировать не все товары при добавлении их в чек. Покупатель платит за все, что он взял, а кассир частично не заносит некоторые товары в чек и прячет разницу себе. Особенно часто это касается мелких товаров — жвачек, шоколадок, бутилированной воды. Такой обман кажется незаметным, но при регулярном повторении со временем сумма украденных средств значительно возрастает. 

Что можно сделать. Регулярная инвентаризация позволяет выявить недостачи и расхождения. Если по базе данных товары есть, а на прилавке их нет — значит, они ушли мимо учета. Такой контроль крайне важен для магазинов, где осуществляется наличный расчет и к кассе свободный доступ. 

Проводить инвентаризацию вручную необязательно. В системах учета можно быстро сформировать отчет, сравнить реальные остатки с данными в базе и выявить расхождения, а также указать причины потерь. Это помогает поддерживать дисциплину среди сотрудников и иметь ясную картину по остаткам. 

Способ № 4. Контролировать списания товаров 

Как происходит кража. Списание товара — обычная операция, которую проводят при порче товара или истечении срока годности. Однако зачастую под видом дефектного товара происходит кража. Кассир может списать якобы испорченный товар, а затем перепродать его вне кассы — через знакомых, соцсети или по договоренности с «своими» поставщиками. 

Иногда такие схемы становятся системой: поставщик поставляет товар с истекающим сроком или дефектами, а продавец соглашается списывать часть продукции как неликвид, а затем «отпускает» ее сторонним лицам. 

Что можно сделать. Ходов может быть несколько:

• Анализируйте списания. Для этого вам нужна товароучетная система, в которой можно просматривать, какие товары и как часто списываются. Если один сотрудник постоянно списывает одни и те же позиции — это повод для проверки. 
• Проверяйте остатки и качество товара перед списанием. Делайте контрольные осмотры: действительно ли товар испорчен и не поврежден ли он по другим причинам? Совпадают ли учетные остатки с фактическим состоянием на складе? 
• Требуйте обязательного указания причины списания. Настройте систему так, чтобы кассир не мог просто так списать товар — ему нужно было оставить комментарий. Это не полностью предотвращает махинации, но дисциплинирует сотрудников и создает следы для последующего анализа. 

На некоторых кассах при списании товара нужно обязательно указать причину

— Также сравнивайте поступления товаров со списаниями. Если после каждой поставки от одного и того же контрагента происходит списание, это может быть частью схемы злоупотреблений.

Способ № 5. Отслеживайте причины возвратов 

Как происходит кража. Схема простая: покупатель оплачивает товар и уходит, а кассир позднее оформляет возврат, якобы по причине того, что клиент передумал его покупать. В реальности возврат не происходит: деньги из кассы списываются, а товар — не возвращается. В итоге деньги перекочевывают в карман кассира. 

Если не контролировать и не проверять возвраты, такие махинации могут долго оставаться незамеченными. К моменту обнаружения недостачи на инвентаризации кассир уже может быть уволен или скрыться с деньгами.

Что можно сделать. Вариантов несколько: 

• Отслеживайте возвраты в системе учета. В товароучетных системах можно быстро посмотреть список всех операций возврата — кто, когда и что вернул. Это помогает выявить подозрительные случаи. 
• Анализируйте причины возвратов. Обязывайте кассиров указывать причину любого возврата. Это препятствует произвольным возвратам и облегчает выявление злоупотреблений. 
• Сравнивайте возвраты по сотрудникам. Если один и тот же продавец постоянно оформляет возвраты, а остальные практически этого не делают — это тревожный сигнал. Особенно важно это учитывать в контексте общего уровня возвратов. 
• Формируйте отчеты по возвратам за различные периоды — день, неделю, месяц. Такие отчеты помогают понять, есть ли системная проблема или подозрительные схемы. 
• При возможности принимайте возвраты лично или под видео- и фотонаблюдением. Особенно в случаях с дорогими товарами или повторяющихся ситуациях. Это дополнительная мера контроля и охраны.

Подытожим 

1. Воровство на кассе — сложная и распространенная проблема в ритейле. Обычно это не масштабные махинации, а мелкие злоупотребления: недостача наличных, случайно «потерянные» товары. Такие мелочи могут накапливаться и приводить к существенным потерям — денег, товаров — и снижению доверия клиентов. 

2. Решение — использование товароучетной системы и аналитики кассовых показателей. Эти инструменты помогают своевременно проводить инвентаризацию, отслеживать возвраты и списания, контролировать операции и показатели по товарам. Такой подход делает возможным выявление и предотвращение злоупотреблений на ранних стадиях, сохраняя бизнес в целости и укрепляя доверие.