Особенности организации бизнес и корпоративных поездок за пределы России

Бизнес поездки в Китай, Тайвань, Гонконг, Малайзию, Индонезию, Индию, Монголию, Японию, Южную Корею, Шри-Ланку и другие страны с каждым годом все популярнее.  Такие варианты путешествий имеют свои особенности. Условно их можно разделить на 3 типа — корпоративный выезд, бизнес путешествие, поездка на выставку.

Корпоративные поездки

Корпоративные поездки организуются для проведения рабочих встреч, семинаров, тренингов и отдыха. Такие поездки способствуют сплочению коллектива, поощрению сотрудников и укреплению командного духа. Для путешествия можно выбрать один из следующих вариантов:

• экскурсионный тур;
• комбинированная программа с посещение двух и более стран, например, популярный маршрут — Малайзия-Бали-Сингапур;
• экскурсионных маршрут + отдых на море;
• гастрономическое путешествие, особенно интересны в этом плане Китай, Южная Корея, Япония, Армения, но не только эти страны;
• туры на события и мероприятия, например, на Формулу-1, концерты, праздники и фестивали;
• йога, фитнес, оздоровительные или аюрведические программы. Наиболее интересны для такого варианта поездки — Индия, Таиланд, Китай.

Для корпоративной поездки тщательно продумывается маршрут и детали программы, бронируются места проведения бизнес встреч и тимбилдингов, рестораны, трансферы, экскурсии. Отдельное внимание обращается на бронирование групповых авиабилетов, как международных, так и внутренних (при необходимости), железнодорожных билетов.

Если количество гостей превышает 150-200 человек, отдельно бронируется самолет или поезд. Для этого важны прямые контакты туроператора с высокопоставленными представителями авиакомпаний, принимающих компаний (DMC), представителями официальных ведомств (посольств, офисов по туризму и др.). Важно также, чтобы туроператор имел большой штат опытных специалистов по визовому обслуживанию, чтобы обработать большое количество документов и приготовить их к подаче на визу. Визовыми являются такие страны как Китай, Индия, Южная Корея (здесь требуется электронное разрешение на въезд KETA), Япония, Тайвань и др.

Рассмотрим примеры востребованных программ корпоративных поездок:

• поездка в Пекин на 7 дней/ 6 ночей. Сотрудники выезжающей в Китай компании проводят мероприятия в конференц-зале отеля или на другой площадке тренинги и семинары в течение 1-2 дней, 3 дня — экскурсионная программа с Посещением Великой Китайской стены, Запретного города, Летнего Дворца Императора и других достопримечательностей, в завершении свободный день-два на шопинг и Гала ужин. Каждый день обеды и ужины проходят в разных «проверенных» пекинских ресторанах. А группу сопровождают сотрудники принимающей компании, которые всегда под рукой;
• отдых и интереснейшая программа на «Китайских Гавайях» — острове Хайнань на 5 дней/ 4 ночи, перелет прямым рейсом и специальные визы гостям не нужны при этом, отличный отель, прекрасный пляжный отдых, семинары, тимбилдинг и развлекательная программа на свежем воздухе или в конференц-зале в живописнейшем месте, экскурсии и конечно же питание в знаковых ресторанах Хайнаня;
• путешествие в бескрайние степи Монголии. Невероятная колоритная и необычная программа. Гости прилетают в Улан-батор, их ждут некоторые экскурсии, досуг, а затем переезд в монгольскую степь и размещение в комфортабельном специальном отеле. Сама основная деловая и развлекательная программа проходит в просторных монгольских шатрах, внутри современное оборудование и все, что нужно для деловой программы. Обслуживание гостей осуществляют люди в традиционных монгольских нарядах, фотографии получаются на загляденье, монгольская кухня выше всяких похвал, веселая и позитивная атмосфера — спутник гостей в этом путешествии.

Бизнес поездки

Бизнес поездка позволяет решить конкретную определенную задачу, например, осмотр завода, переговоры с возможным заключение сделки, подбор и личный осмотр потенциально интересного оборудования и товаров.

В этом случае составляется индивидуальный маршрут клиента с планированием встреч, бронированием ресторанов, отелей, авиабилетов, трансферов, возможно спа на термальных источниках, экскурсий и других услуг по его желанию.

Особенностью является необходимость определить, нужна ли клиенту бизнес виза в страну или достаточно туристической.

Если гость хочет провести переговоры, просто посмотреть товар, завод или что-то еще, встретиться с кем-то — подойдет обычная туристическая виза.

Но, если гость собирается провести в поездке некоторые действия, которые могут быть расценены как действия, связанные с ведением бизнес процессов — то потребуется бизнес виза. В разных странах бизнес визы дают гостям разные права.

К примеру, в Китае бизнес виза позволяет подписать на месте контракт, оформить карту в китайском банке и дает другие возможности. В случае, если договор подписан гостем, прибывшем по туристической визе, он может быть признан недействительным.

Поездка на выставку

Цели такой поездки могут совпадать с бизнес поездками, но в данном случае командировка приурочена к определенному масштабному событию.

На выставки съезжаются бизнесмены из разных стран, поэтому на время проведения выставок важно бронировать гидов или переводчиков, определенные рестораны и в особенности проживание заранее. Гостю всегда удобнее остановиться в хорошем отеле, который находится недалеко от выставки, чтобы не тратить много времени на дорогу и некомфортное передвижение. Поэтому заблаговременный выбор отеля значительно увеличит шансы на наличие номера на момент бронирования.

Посещение выставки позволяет посмотреть различные товары, лично познакомиться и поговорить с ведущими сотрудниками производителей и различных компаний, сравнить товары посмотрев на образцы вживую, наладить связи.

Опять же, исходя из планов клиента, отправляющегося на выставку, надо определить, достаточно ли оформления обычной визы или нужна бизнес виза.

Популярные и нужные бизнес сообществу выставки проходят регулярно в Южной Корее, Малайзии, Индии, Индонезии, но особняком стоит Китай.

Выставки проходят по разным тематикам: промышленное оборудование, автомобильная промышленность, энергетика, химия, текстильная промышленность, товары широкого потребления, компьютерные технологии и т.д.

Самая популярная выставка Азии — Кантонская ярмарка в Гуанчжоу. Она проходит ежегодно в 3 этапа каждую весну и осень, и 2025 год исключением не будет. Это масштабнее событие, охватывающее практически все отрасли экономики, которое называют главной витриной промышленности Китая и барометром внешней торговли страны. 

Из ближайших выставок очень популярной является Меховая выставка в Гонконге. Она пройдет с 18 по 22 февраля 2025 года. Гонконг является безвизовым направлением для россиян при посещении города на срок до 14 дней, поэтому специальное оформление визы не нужно. Это самая престижная выставка в Азии по тематике меха и модных изделий из меха и кожи. Крупнейшие заказы на ней размещают покупатели из Китая, Кореи, Японии, США, России. А в начале выставки пойдет «меховое шоу» Fur Gala, охватывающее новейшие коллекции кожаных и меховых изделий от самых известных брендов и производителей отрасли. 

При посещении выставок, как правило, гости бронируют следующие услуги: международный перелет эконом или бизнес класса, отель, трансферы, и при необходимости экскурсии, переводчик, столы в ресторанах, вылеты на мероприятия и т.д.