Электронные закупки фармы: как аптекам избежать ловушек в онлайн-торговле

Внедрение электронных торговых площадок (ЭТП) в фармацевтическом секторе — это важный шаг к оптимизации закупок и повышению эффективности работы аптечных сетей. Но переход на новые технологии не всегда проходит гладко. Возникают проблемы, которые могут привести к потере прибыли, дефициту товаров и недовольству клиентов. 

Сегодня на реальных примерах из нашей практики мы увидим, с какими распространенными трудностями в автоматизации сталкивались аптечные сети и как их удалось разрешить.

Коды не сходятся

Одна из самых распространенных проблем — это несовпадение кодов товаров в системах аптек и поставщиков. Например, сеть использует коды своей учетной системы, а поставщик — свои собственные. Поставщик не всегда успевает отслеживать изменения кодов в системе аптечной сети и обновлять свою базу данных, что приводит к недозаказу товаров.

С такой проблемой столкнулся один из клиентов нашей ЭТП. Это крупная аптечная сеть, и для них подобные «несовпадения» могут быть критичными. В базе аптечной сети было около 7200 позиций по конкретному поставщику, а прайс-лист поставщик предоставлял только по 4900 позициям. Выяснилось, что поставщик не мог найти многие товары в своей базе из-за расхождения кодов и просто удалял их из заказов. В результате поставщик терял продажи, а сеть — деньги из-за разницы в ценах и отсутствия полного ассортимента.

Решение: в этом случае важно быстро организовать обмен справочниками между аптекой и поставщиком и ввести «двойную» кодировку товаров в системе: в файлы заказов добавлять оба кода — и код товара справочника аптечной сети, и код товара поставщика. Это позволяет связать товары в разных системах и значительно повысить эффективность работы для каждой из сторон. 

Если ранее поставщик продавал в аптечную сеть 950-1100 уникальных позиций в месяц, то после синхронизации  справочников ежемесячно продаваемый ассортимент расширился до 1450-1550 позиций в месяц. При этом объем продаж поставщика в эту сеть вырос на 18-23%, а сеть получила существенную экономию за закупки этих позиций по более выгодной цене.

Как выжить в условиях ажиотажного спроса

Ажиотажный спрос на лекарства — это серьезный вызов для аптек. В таких условиях цены на товары могут резко взлететь, а найти нужный препарат становится сложнее. Аптекам приходится решать: покупать по завышенной цене или рисковать остаться без товара и потерять клиентов.

Представьте, что какое-либо лекарство продается на рынке по 124 рубля. Внезапно возникает ажиотажный спрос (например, из-за пандемии). Товар исчезает с рынка, а затем появляется у одного поставщика по цене 160 рублей. Если закупить сейчас товар по 160 руб., то когда спрос спадет, его придутся продавать по 124 руб., а это прямые убытки. Если товар не закупать — аптека останется без товара, потеряет продажи и получит недовольство клиентов.

В отсутствие автоматизированного алгоритма менеджер вынужден вручную анализировать ситуацию и принимать решение, что требует времени и не всегда оптимально в силу влияния человеческого фактора.

Решение: здесь подойдет механизм предельных цен. Как это работает: у сети имеется потребность на лекарство в 100 упаковок: по 5 упаковок на 20 аптек. Используя предельную цену в 124 рубля, система сформирует НМЦ/стартовую цену не выше 124 рублей и автоматически не будет заказывать дороже этой планки. При этом в данный момент в прайсах поставщиков товар есть только по 160 рублей. На этапе работы с заявкой менеджер сети видит информацию (свою предельную цену и цену рынка) и может принять решение: не закупать по такой цене весь объем, но для поддержания минимального товарного остатка заказать вместо 5 упаковок на точку по 1 упаковке на точку. Менеджер увеличивает предельную цену со 124 до 160 руб. и уменьшает количество упаковок в заказе. Таким образом, сеть сокращает дефектуру и минимизирует возможные убытки, если цена со временем снизится.

Механизм предельных цен позволяет аптечной сети управлять ценами на товары, минимизировать риски и сохранять стабильный товарный запас даже в условиях ажиотажного спроса.

Предельная цена: умная стратегия или ловушка

Посмотрим на ситуацию с другой стороны. Да, правильное формирование предельных цен — это залог стабильного ассортимента и минимизации рисков для аптечной сети. Однако неверно установленная предельная цена может привести к дефициту товара, если она  значительно ниже рыночной.

Мы сталкивались с ситуацией, когда у нашей аптечной сети-партнера по отдельной позиции была установлена предельная цена значительно ниже рыночной. Закупка по этой позиции не происходила, аптеки оставались без товара — дефектура доходила до 30%. 

Анализ ситуации показал, что предельная цена была установлена в период действия специальных условий от прямого производителя, когда товар закупался со значительной скидкой. По окончании действия специальных условий эта цена оказалась нерелевантна рынку.

Решение: в результате совместной работы наших аналитиков и ценообразователей аптечной сети был пересмотрен алгоритм формирования предельных цен: из учета были исключены специализированные оптовые закупки по прямым контрактам.

Необходимо регулярно анализировать предельные цены и корректировать алгоритм их формирования. Важно более гибко и оперативно учитывать динамику рынка, изменения цен, сезонные колебания спроса и другие факторы, чтобы избежать дефектуры и ошибок в ценообразовании.

Важно отметить

Переход аптечных сетей на электронные закупки открывает новые возможности для оптимизации бизнес-процессов и повышения эффективности. Но решение проблем, связанных с автоматизацией закупок, требует комплексного подхода:

• Четкая синхронизация данных: необходимо обеспечить единую систему кодирования товаров и постоянный обмен справочниками между аптеками и поставщиками.
• Адаптация к рыночной динамике: эффективное использование механизмов предельных цен и регулярный анализ алгоритма их формирования позволят минимизировать риски и оптимизировать ценообразование.
• Постоянный контроль алгоритмов: необходимо проводить постоянный технический аудит алгоритмов, используемых для формирования потребности в товарах, чтобы избежать ошибок и оптимизировать процесс.