Аутсорсинг и аутстаффинг: что выбрать бизнесу

Аутсорсинг и аутстаффинг — это два популярных метода делегирования части задач бизнеса внешнему подрядчику. Оба подхода позволяют оптимизировать рабочие процессы и грамотно спланировать финансовую нагрузку на проект. Это особенно востребовано в области разработки ПО, сайтов и приложений, так как в подавляющем большинстве случаев такая работа — проектная и не требует постоянного наличия специалистов в штате. 

Несмотря на кажущуюся схожесть, между ними есть определенные различия, связанные с управлением кадрами и организацией работы. Правильный выбор между аутсорсингом и аутстаффингом может существенно повлиять на эффективность выполнения задач, способность компании адаптироваться к изменениям как в самом проекте, так и на рынке, и, в конечном итоге, на финансовые результаты. 

Так что же выбрать бизнесу: аутсорс или аутстаф? Давайте разберемся с этой дилеммой вместе. 

Аутсорсинг: что это такое?

Аутсорсинг — это процесс передачи компанией-заказчиком части своих задач компании-исполнителю, которая берет на себя выполнение всех работ «под ключ». 

Например: 

Компания «А» нуждается в обслуживании своих IT-систем или технической поддержке приложения. Она обращается в компанию «Б» за этими услугами, полностью делегируя ей выполнение задач и контроль за их исполнением.  

Это помогает сэкономить время и деньги, так как нет необходимости нанимать и обучать новых сотрудников, а также выделять специалиста для наблюдения и управления командой. Компания-подрядчик уже осуществляет необходимые проверки качества выполнения работ и берет ответственность за результат на себя.

С такими запросами к нам в Right team часто обращаются банки и финансовые организации, когда им нужно разработать ПО или приложение для своих клиентов. Об одном из таких кейсов по оптимизации процессов тестирования в банке мы рассказывали ранее. 

Плюсы и минусы аутсорсинга

К главным плюсам аутсорсинга мы относим: 

1. Эффективное расходование бюджета
   Компания экономит деньги, так как ей не нужно нанимать и обучать сотрудников для выполнения определенных задач.
   Кроме того, оплачивается только результат работы и затраченное время специалиста. При аутсорсе проще планировать и регулировать расходование бюджета компании, особенно если вы используете модель Time & Material, т.е. оплачиваете часы работы специалистов.
2. Доступ к экспертизе
   Аутсорсинговые компании нанимают высококвалифицированных специалистов, которые хорошо знают свою область. Вы можете быть уверены, что процесс обучение или погружения команды в проект не займет много времени и над ним будут работать люди с нужными знаниями и опытом. 
3. Фокус на главном 
   Передавая часть работы на аутсорсинг, ваша компания может больше времени и ресурсов выделять на свои ключевые бизнес-процессы.
4. Гибкость в реализации проекта 
   Несмотря на то, что компания-исполнитель берет контроль за выполнением работ на себя, заказчик всегда видит весь процесс и может корректировать объем работ. Также аутсорсинг позволяет быстро масштабировать ресурсы в зависимости от текущих потребностей бизнеса. 

Почему аутсорс не всегда подходит бизнесу?

1. Зависимость от внешнего партнера
   Успех проекта будет зависеть от качества работы аутсорсинговой компании. Если она не справляется, это может негативно сказаться на вашем бизнесе. Совет очень простой: обращайтесь к проверенным компаниям с хорошими рекомендациями и с опытом работы в вашей сфере.
2. Трудности в коммуникации 
   Внешние подрядчики могут находиться в другом часовом поясе или говорить на другом языке, что может усложнить взаимодействие и решение проблем. Для некоторых это может быть барьером (но не для всех).
3. «Плавающий» проект
   Если вы не до конца уверены в том, какой продукт хотите получить по итогу сотрудничества или какие задачи передать на ведение аутсорс-компании, вам лучше выбрать другой формат сотрудничества или заранее предусмотреть возможные изменения в договоре.  

Аутстаффинг: что это такое?

Аутстаффинг — процесс найма сотрудника под конкретные задачи через аккредитованную аутстафф-компанию на оговоренный срок.

Например: 

Компании «А» нужно провести тестирование систем, но у них нет своего тестировщика. Она обращается в аутстафф-компанию, которая помогает ей найти и «арендовать» специалиста на время. 

Этот сотрудник работает в офисе заказчика или удаленно, но формально остается сотрудником своей основной компании. При этом весь контроль за исполнением и ответственность за результат остается за заказчиком. 

Плюсы и минусы аутстаффинга

В чем плюсы аутстаффа:

1. Быстрый доступ к специалистам 
   Аутстафф-компания быстро поможет найти нужного специалиста по своей базе кандидатов. Так, вы можете оперативно привлечь нужных специалистов без долгого процесса найма.
2. Гибкость 
   Легко набирать или сокращать персонал в зависимости от текущих задач и объема работы.
3. Экономия 
   Нет необходимости в длительном оформлении сотрудников, что снижает административные и налоговые расходы. Также вы контролируете расход бюджета, если сотрудник работает по принципу T&M.

Минусы аутстаффинга:

1. Меньшая вовлеченность сотрудников
   Специалисты, работающие по аутстаффингу, могут быть менее мотивированы и лояльны, так как формально они не являются частью вашей компании. 
2. Постоянный контроль
   Ставить задачи сотруднику и контролировать их исполнение необходимо самому заказчику, тогда как в аутсорсе этим занимается подрядчик. Кроме того, сотрудника нужно будет самостоятельно вводить в рабочие процессы компании. 
3. Риски безопасности 
   Передача конфиденциальной информации внешним подрядчикам может повлечь утечку данных или нарушить безопасность. Но минимизировать риски можно, если обращаться к проверенным аутстафф-компаниям и грамотно составлять договор.

Что выбрать вам: 4 контрольных вопроса

Одна из важных задач любого бизнеса или проекта — оптимизация процессов, которая не только позволит реализовать продукт, но и сэкономить в процессе разработки бюджет компании. 

Да, выбор между аутстаффом и аутсорсом далеко не всегда очевиден. В каждом случае и каждой отдельной компании необходимо учитывать несколько факторов: специфику бизнеса, цели, бюджетные ограничения и потребности в контроле.

Специфика бизнеса

Если вы небольшая компания, то вам может быть сложно набирать и поддерживать команды внутри компании, чтобы закрывать все потребности бизнеса. В таком случае следует обратиться к аутсорсингу для задач, которые не являются основными, например, IT-поддержка или ведение бухгалтерии.

Кроме размера бизнеса, важно учитывать вашу отрасль и сферу деятельности. Например, IT-компании и банки часто выбирают аутсорсинг для разработки и поддержки программного обеспечения. Аутстаффинг может использоваться для привлечения временных разработчиков или тестировщиков на конкретные проекты. В то же время рекламные агентства выбирают аутсорсинг для выполнения креативных проектов или ивент-задач.

Цели

Насколько большим планируется стать ваш проект? Сколько задач надо закрыть внешнему подрядчику и как много времени ему на это понадобится?

На краткосрочные проекты лучше нанимать специалиста через аутстафф-компанию. Вы получаете специалиста на оговоренный срок и на определенные задачи. 

Долгосрочные и «тяжелые» проекты, вроде разработки ПО и техподдержки, лучше передавать на аутсорс, чтобы не переживать о потере сотрудника или необходимости постоянно контролировать процесс. 

Контроль

Раз уж мы его уже упомянули, то проговорим еще раз этот пункт. Если ключевая задача компании — сосредоточиться на развитии основных продуктов и проработке главных целей, аутсорсинг поможет снять нагрузку по второстепенным задачам, позволив компании сосредоточиться на своих приоритетах.

Если же вы планируете самостоятельно вникать во все процессы и отслеживать их исполнение; или если бизнес-процессы требуют тесного взаимодействия между внешними и внутренними сотрудниками, — лучше выбирайте аутстафф. 

Бюджетные ограничения

Один из основных пунктов, который часто является решающим у малого и среднего бизнеса. 

В рамках аутсорса оплата обычно производится за результат или за объем выполненных работ. Если у вас фиксированный объем задач и процессы редко меняют свой характер или вы хотите реализовать продукт, у которого уже есть план разработки от А до Я — вам подходит аутсорс.

Если вы не уверены, сколько может занять выполнение той или иной задачи, или проект в плавающем состоянии — выбирайте аутстафф. Здесь оплата обычно производится за часы работы специалистов, согласно их грейду.

Модель оплаты T&M 

Система оплаты по модели Time and Materials (T&M) идеально подходит как при выборе аутсорса, так и аутстаффа. Она позволяет компаниям оплачивать услуги по мере их выполнения, основываясь на часовой ставке специалистов в проектной команде. Ставку умножают на количество затраченных часов. Это особенно выгодно, если спрогнозировать заранее объем и продолжительность работы трудно. 

T&M дает возможность вносить изменения в проект на любом этапе, и при этом вам не нужно постоянно перезаключать договор с подрядчиком. Кроме того, так заказчику проще контролировать процесс и расходование бюджета.

Подводим итоги 

Если коротко: модель аутсорсинга предусматривает предоставление услуг подрядчиком на длительный период, а аутстаффинг означает аренду специалистов под конкретные задачи.

Преимущества аутсорсинга включают делегирование и оптимизацию штата. Преимущества аутстаффинга — работа со специалистом без официального трудоустройства в компании.

Ваш выбор между двумя подходами должен основываться на ваших бизнес-потребностях и на ваших возможностях и желании погружаться в проект.