Современное понимание СЭД: групповая работа и специализированные решения

Мы продолжаем серию статей, в которой рассматриваем функции современной корпоративной СЭД, примеры прикладных решений на ее базе и ее вклад в процессы цифровой трансформации бизнеса.

Часть 1. Изменение позиционирования СЭД, CSP (Content Service Platform) и современное понимание СЭД

Часть 2. Место СЭД (CSP) платформы в ИТ-экосистеме современной организации. Единый архив и традиционный документооборот

Часть 3. Место СЭД (CSP) платформы в ИТ-экосистеме современной организации. Процессная автоматизация. Единая очередь заданий

Часть IV. Место СЭД (CSP) платформы в ИТ-экосистеме современной организации. Платформа для создания специализированных решений. Групповая работа и неформализованное управление

Платформа для создания специализированных решений

Современные СЭД (CSP) платформы позволяют крупным организациям автоматизировать очень широкую номенклатуру задач. При этом в каждой организации эти процессы, как правило, имею свою специфику — как с точки зрения бизнес-логики решения, так и в специфических требованиях к интерфейсу и интеграциям. Собственно, производители платформ реализуют некоторую базовую функциональность и набор прикладных компонентов, из которых строится конкретное решение. А итоговые конфигурации решения реализуются при внедрении в конкретной организации. Выполнять эти работы может производитель платформы, компания-интегратор или сама организация, в которой внедряется решение.

Помимо типовых вариантов использования, которые мы рассмотрели в предыдущих статьях нашего цикла, СЭД (CSP) платформа может применяться для создания специализированных решений.

Задачи административного бэк-офиса крупной организации

В любой крупной компании имеется большое количество задач (как правило, не очень критичных для работы организации), для автоматизации которых готовых решений либо не существует, либо готовые решения по тем или иным причинам не применимы. Например, есть облачные сервисы, но они не применимы по политикам безопасности компании.

Типичные примеры таких задач:

• кадровые сервисы — подписание кадровых документов сотрудниками, оформление командировок и отпусков, процессы приема, увольнения, обучения, управление по целям;
• оформление различных заявок — на закупку техники и расходных материалов, выдачу пропусков, проведение экспертизы, формирование и выпуск маркетинговых материалов, на публикацию информации на корпоративном сайте;
• задачи юридического контура — управление исками и претензиями, ведение судебных дел, отслеживание статусов судебных разбирательств;
• задачи внутреннего аудита и контроля — планирование и подготовка аудиторских проверок, управление нарушениями, мониторинг мероприятий;
• автоматизация подготовки совещаний и контроля исполнения решений — формирование и утверждение повестки совещания, ведение протокола, ознакомление с решениями, контроль исполнения решений.

Список можно продолжать. В любой крупной компании с помощью инструментов СЭД (CSP) могут быть реализованы десятки приложений, учитывающих специфику организации. При этом с учетом всех факторов автоматизация процессов на базе единой платформы будет существенно эффективнее, нежели внедрение отдельных не интегрированных приложений для решения каждой отдельной задачи.

Глубоко специализированное решение для функционального подразделения корпоративного заказчика

В ряде случаев платформа СЭД (CSP) может использоваться для создания решений, специфичных для конкретной организации. Это происходит, если на рынке не находится готовых или полуготовых (адаптируемых) решений для выбранной задачи — либо имеющиеся решения оказываются слишком дорогими. С помощью инструментов разработки СЭД (CSP) платформы часто можно построить решение, частично или даже полностью закрывающее потребности конкретной организации.

В качестве примера можно привести одного из наших заказчиков — предприятие полного цикла, которое занимается проектированием, производством и обслуживанием электротехнической продукции. Организация реализовала на платформе СЭД (CSP) большинство задач автоматизации основной деятельности, которые не были автоматизированы на базе ERP-системы.

Вот список реализованных процессов:

• управление проектами и контроль исполнительской дисциплины;
• электронный архив технической документации на продукцию;
• единая база данных готовой продукции;
• контроль движения готовой продукции на предприятии;
• управление поставкой готовой продукции;
• сервисное обслуживание готовой продукции;
• управление заявками на комплектующие в производство;
• управление калибровочной лабораторией;
• планирование производства;
• материальное обеспечение производства;
• устранение дефицита материалов на складе давальческого сырья;
• разрешение на замену материальных ценностей;
• контроль качества продукции;
• управление заявками на закупку материалов;
• материальное обеспечение подразделений предприятия;
• база знаний отдела сбыта и маркетинга;
• единая база данных оборудования;
• отпуск ТМЦ;
• расчеты с подотчетными лицами;
• рекламации клиентов.

Несмотря на разнообразие возможных решений, платформы СЭД (CSP) имеют и ограничения.

Приложения, создаваемые на платформе «документоцентричны». Основной сущностью решений на базе платформы является документ. Это набор данных, включая бинарные, который существует изолированно, имеет свой жизненный цикл и бизнес-логику обработки. Он может маршрутизироваться в системе, загружаться и выгружаться из нее, имеет собственную адресацию и различные представления для различных контекстов использования. Однако в СЭД (CSP) платформах сегодня отсутствуют механизмы синхронных групповых пересчетных операций на больших массивах данных, которые могут быть реализованы, например, в транзакциях ERP-систем (актуализация складских запасов, пересчет ресурсов в системе управления проектами при проведении тех или иных бизнес-транзакций и другие).

Кроме того, несмотря на достаточно гибкую модель документа, в СЭД (CSP) платформах недостаточно механизмов для моделирования сложных, разнородных, иерархически связанных структур формализованных документов (подобные механизмы реализованы в CAD-, PLM-, BIM-системах).

Групповая работа и неформализованное управление

И наконец, в последнее время СЭД (CSP) платформы, в которых имеются мощные средства управления заданиями и контроля исполнительской дисциплины, включают в свою функциональность и другие инструменты групповой работы. В их числе:

• инструменты организации рабочих пространств для рабочих групп (файловых архивов проекта, систем контроля формирования документации);
• поддержка Agile-инструментария для групповой работы (панели канбан, средства организации микропроектов);
• поддержка инструментария кейс-менеджмента (Case Management), возможность формировать на основе реализации тех или иных задач «кейсы» для повторного использования;
• тесная интеграция со средствами корпоративной коммуникации.