Системы управления проектами: как выбрать, внедрить и получить результат

Системы управления проектами становятся неотъемлемой частью современной работы. Они помогают компаниям планировать задачи, распределять ресурсы, контролировать сроки и повышать прозрачность процессов. Сегодня такие инструменты нужны не только IT-командам, но и отделам маркетинга, продаж, производства и сервиса.

О том, как выбрать подходящую систему, на что обратить внимание при внедрении и какие решения действительно работают на практике, рассказал Сергей Галямов, исполнительный директор Аспро.

Как правильно выбрать систему управления проектами, если компания еще не использовала такие решения?

Выбор системы всегда требует взвешенного подхода. Могу поделиться несколькими рекомендациями:

• Понять приоритетные задачи. Нужно точно определить, что важно для бизнеса — будь то планирование, контроль бюджета, CRM-интеграции или другие аспекты.
   
• Карта процессов. Разобраться, как выглядит рабочий процесс в компании, и на каких этапах потребуется вмешательство системы. Это помогает выделить критичные точки.
   
• Проверка гибкости системы. Система не должна диктовать вам процессы. Она должна быть настроена под вас. Важно наличие кастомных полей, шаблонов, интеграций и возможности автоматизации.
   
• Порог входа и сложность освоения. Система должна быть достаточно понятной для сотрудников, чтобы они могли начать работать с ней сразу.

Как внедрение системы управления проектами влияет на компанию? Какие изменения можно ожидать после начала работы с системой?

Когда в компании внедряется система управления проектами, первое, что происходит — все задачи становятся видимыми для команды, и это позволяет лучше распределять ресурсы и отслеживать прогресс. В Аспро мы сократили количество зависших задач и улучшили координацию между отделами. Также, что важно, это уменьшение перегрузки сотрудников — системы автоматизируют множество процессов, освобождая время для стратегической работы.

В чем, по вашему мнению, заключается главное преимущество использования таких систем?

Для меня главное преимущество — это эффективность и контроль. Когда есть система, которая помогает с управлением задачами, проектами, временем, финансами, коммуникациями, это снимает с руководства необходимость контролировать каждую деталь. Мы можем спокойно доверять системе, зная, что информация актуальна и доступна для всех участников процесса.

Какие этапы внедрения системы управления проектами вы считаете важными, чтобы процесс прошел гладко и быстро?

Очень важно не пытаться все сделать сразу. Начинайте с малого:

• Аудит текущих процессов. Посмотрите, что именно требует автоматизации и как можно улучшить существующие процессы.
   
• Выбор функций для старта. Начните с задач и отчетности, чтобы понять, как система работает в реальных условиях.
   
• Обучение сотрудников. Важно провести обучение и показать команде реальную пользу от внедрения.
   
• Пилотный проект. Запустите систему на нескольких проектах, чтобы на практике понять, как она решает ваши задачи.

Как компаниям избежать ошибок при внедрении системы управления проектами, особенно в финансовом плане?

Одна из распространенных ошибок — это переплата за лишний функционал. Важно понять, что компаниям, как правило, не нужны все возможности системы с самого начала. Начинать лучше с основ, а затем по мере необходимости расширять функционал.

Как вы видите будущее систем управления проектами и какую роль они будут играть в бизнесе?

Системы управления проектами станут неотъемлемой частью работы бизнеса. В будущем такие системы будут все более интегрированы с другими бизнес-процессами, такими как финансы, CRM и даже ИИ. Они будут помогать бизнесу работать более эффективно и гибко, улучшая командную работу и ускоряя принятие решений.

Какой совет вы могли бы дать компаниям, которые только начинают использовать системы для управления проектами?

Главное — не торопиться. Внедрение системы требует времени, и важно, чтобы каждый этап был тщательно продуман. Начните с основ, обучите команду, тестируйте систему на реальных проектах и постепенно добавляйте новые функции. Не пытайтесь сразу охватить все аспекты — давайте команде время на адаптацию, и постепенно все наладится.