Как WMS и ERP позволяют повышать показатели эффективности склада

Генеральный директор Технологии учета Александр Павлов рассказал о ERP и WMS системах для управления складом  и поделился практическим опытом их интеграции.

В сфере складской логистики компании для повышения эффективности управления ресурсами все чаще обращаются к внедрению сложных IT-решений, таких как системы управления складом WMS и корпоративные информационные системы ERP. Не смотря на то, что эти системы автономны и решают важные вопросы в управлении компанией, их интегрированное использование открывает новые возможности для оптимизации бизнес-процессов и дают ряд существенных преимуществ для повышения показателей работы склада:

повышенная точность данных: интеграция позволяет избежать дублирования информации и сводит к «0» возникновение несоответствий в аналитических и отчетных данных, что приводит к более точному прогнозированию спроса и планированию поставок.

эффективность цепочки поставок: обмен данными между WMS и ERP обеспечивает своевременную доступность информации о состоянии запасов на складе, исключая дефицит и профицит товаров и позволяет планировать работу сотрудников склада, что оптимизирует процессы закупки, хранения и доставки.

снижение затрат: автоматизация основных складских операций, повышение точности учета во время инвентаризаций сказывается на производительности, происходит снижение количества ошибок в виду влияния человеческого фактора, это приводит к экономии ресурсов и снижению общих затрат компании.

улучшенное обслуживание клиентов: доступ к актуальной информации о наличии товаров, их статусу, сроку годности и сроках доставки позволяет обеспечивать своевременную обработку заказов и повышать уровень удовлетворенности клиентов за счет высокой скорости комплектации и отгрузки.

WMS предназначена для оптимизации процессов внутри склада, включая приемку, хранение, комплектацию и отгрузку товаров потребителям и позволяет контролировать движение материальных ценностей в режиме реального времени, оптимально задействовать доступные складские площади и выполнять заказы с высокой точностью. ERP-система, в свою очередь, охватывает все аспекты управления от планирования производства и управления финансами до обслуживания клиентов и анализа данных, обеспечивает централизованное хранение информации и автоматизацию бизнес-процессов.

В этой статье поговорим о том, как WMS и ERP позволяют повышать показатели эффективности и производительности склада и на какие нюансы следует обратить внимание при принятии решения их интеграции.

Различия ERP и WMS

WMS предназначены для оптимизации всех процессов, связанных с управлением запасами на складе. Они охватывают широкий спектр функций, включая прием и размещение, управление поступлениями новых товаров (включая возвраты), осуществление процедур контроля качества, присвоение уникальных идентификаторов и распределение грузов по оптимальным местам хранения. Также основная функция системы это управление запасами в режиме реального времени, прогнозы по ассортименту, оценка коэффициентов оборачиваемости, отслеживание всех перемещений товаров, предотвращение возникновения недостачи и контроль доступа. Стоит отметить способность автоматизированной системы складом управлять такими важными этапами операционной деятельности как «сборка заказов» (в части планирования маршрутов персонала и техники, оптимизации использования ресурсов, минимизации времени обработки заказов), «отгрузка и доставка» (в части автоматической генерации этикеток, подготовки необходимых сопроводительных и отчетных документов, координация с транспортными компаниями).

Существует несколько типов WMS, каждый из которых ориентирован на специфические потребности склада: облачные решения с базовым функционалом, подходящие для компаний с ограниченным бюджетом и простыми складскими операциями, есть возможность настройки отдельных модулей и обмен данными с 1С. Для крупных компаний, которые ставят цель масштабирования бизнеса, предлагаются более продвинутые системы с расширенным функционалом и возможностью менять настройки под индивидуальные потребности, способные управлять множеством операций, большим объемом данных и контролировать выполнение задач большого числа пользователей.

Системы ERP охватывают все аспекты управления бизнесом, от финансов и продаж до производства и обслуживания клиентов и могут включать в себя:

1. Традиционные ERP-системы, которые устанавливаются на собственных серверах компании и требуют значительных инвестиций в аппаратное и программное обеспечение, а также в IT-персонал для поддержки и обслуживания. Преимуществами систем являются высокий уровень контроля над данными и возможностями настройки под специфические потребности бизнеса. Однако они требуют длительного времени внедрения и обновления, что может привлекать дополнительные вложения.

2. Облачные ERP-системы (SaaS), которые предоставляются по модели «программное обеспечение как услуга», где компания арендует доступ к системе через интернет. Преимуществами облачных ERP-систем являются низкие начальные затраты, нет необходимости в приобретении дорогостоящего оборудования и программного обеспечения, внедрение такой системы занимает меньше времени, чем традиционной системы. К тому же, систему можно легко масштабировать в зависимости от потребностей бизнеса. Из недостатков можно выделить ограниченный контроль над данными, которые хранятся на сервере поставщика, что может вызывать риски нарушения конфиденциальности.

3. Гибридные ERP-системы комбинируют элементы традиционных и облачных систем, некоторые модули системы могут быть развернуты локально, а другие — в облаке. Это позволяет компаниям получить преимущества обоих подходов.

В контексте управления складом ERP-система обеспечивает интеграцию данных и представляет собой единый источник информации о запасах, заказах, клиентах и поставщиках, доступный всем отделам компании. В части автоматизации процессов осуществляется автоматическое формирование заказов на закупку, управление производственными циклами, обработка счетов-фактур, построение отчетов о ключевых показателях эффективности склада KPI, выявление «узких» мест.

Как я сказал ранее, интеграция дает компании больше возможностей за счет широких функций WMS и акцента системы на ключевых этапах операционной деятельности, давайте рассмотрим основное отличие ERP и WMS на примере нескольких показателей работы склада:

Пропускная способность склада

Благодаря  встроенным функциям WMS происходит зонирование склада (автоматическое распределение товаров, исходя из характеристик по доступным площадям) и наиболее оптимальное распределение запасов, что позволяет использовать пропускную способность на максимальную мощность. Например: «зона высокой оборачиваемости», «зона хранения товаров с большими габаритами», «зона долгосрочного хранения», «зона контроля качества», «зона утилизации», «зона хранения охлажденных продуктов» и т.д. Ключевые функции WMS состоят в возможности внедрения адресного хранения, автоматизации процессов приема, размещения и отгрузки товаров, точного учета остатков. Для использования пропускной способности склада на полную мощность необходима интеграция WMS с ERP-системой для оперативного обмена данными, потому что ERP не могут обеспечивать полноценное управление.

Управление основными операциями

В случае использования на складе только ERP-системы, большинство операций (например, «прием», «погрузка», «разгрузка») персоналу приходится выполнять вручную. Это существенно влияет на оперативность процессов и несет риски возникновения ошибок в связи с влиянием человеческого фактора. WMS полностью автоматизирует эти этапы, и благодаря аналитическим данным системы планирование работы персонала в части выдачи задач происходит оперативно и с учетом всех необходимых факторов. Также встроена возможность блокировки в случае выявления ошибок.

Подключение складского оборудования

WMS система обладает совместимостью с большинством модификаций техники и оборудования для выполнения складских операций (сканеры штрихкодов, автоматические погрузчики и т.п.) в отличии от ERP системы, что сказывается на показателях работы склада в части потерь и издержек (например, на излишние перемещения, транспортировку или нерациональное использование).

Таким образом, функционал WMS имеет ряд преимуществ в части управления складскими процессами, но интеграция систем приносит компаниям хорошие результаты и позволяет постоянно повышать ключевые показатели эффективности работы склада.

Интеграция WMS и ERP систем

Интеграция WMS и ERP-систем обеспечивает бесшовный обмен данными, повышает прозрачность и точность информации, а также оптимизирует работу всей компании, как итог владельцы бизнеса получают точную информацию о запасах. Данные о наличии товаров на складе непрерывно обновляются и доступны всем отделам, координация приводит к снижению затрат и повышению производительности. Заказы на закупку формируются автоматически на основе данных системы, что сокращает время обработки и минимизирует риск ошибок персонала.

Выбор окончательного решения зависит от размера компании, специфики бизнеса, объемов складских операций и бюджета, необходимо провести анализ бизнес-процессов, выявление слабых мест и определение приоритетных задач. Если говорить в общем, процесс проходит в несколько важных этапов:

1. Определение требований

На начальном этапе компания определяет цели и планируемые результаты, лучше использовать подход SMART. Выделяются процессы и области для улучшения, составляется перечень данных, которыми системы должны обмениваться между собой для достижения результатов. Приведу пример измеримых целей:

• уменьшение времени обработки заказов

цель: снизить среднее время обработки одного заказа на 20% к концу квартала.

измеримость: время обработки каждого заказа от момента его поступления до отправки фиксируется и анализируется системами.

• повышение точности сборки заказов

цель: снизить количество ошибок персонала при сборке заказов на 15% за 6 месяцев.

измеримость: количество ошибок в собранных заказах отслеживается и анализируется по каждому работнику склада, ведется автоматизированный журнал ошибок.

• оптимизация использования складских площадей

цель: увеличить коэффициент заполнения складских помещений на 10% за 2 месяца.

измеримость: расчет коэффициента заполнения в автоматическом режиме, непрерывный мониторинг данных.

• сокращение расходов на хранение

цель: снизить затраты на хранение товаров на 5% за 12 месяцев.

измеримость: расходы на хранение (аренда, электроэнергия, отопление), привлечение временного персонала на период сезонных пиков отслеживаются и анализируются системами.

• улучшение уровня обслуживания клиентов

цель: повысить уровень удовлетворенности клиентов службой доставки на 10% в течение 6 месяцев, достичь показателя NPS не менее 8.

измеримость: проводится опрос клиентов по уровню удовлетворенности и ведутся диаграммы изменения показателей, динамика NPS отслеживается постоянно.

Например, благодаря автоматизации склада при помощи AS WMS компания получает следующие результаты:

• Повышение скорости отгрузки до 40% за 4 месяца,
• Повышение точности поведения инвентаризаций до 100%, скорости проведения инвентаризаций до 50% благодаря встраиваемой технологии «плановая инвентаризация» за 6 месяцев.
• Снижение количества бумажных носителей в рамках перехода на электронный документооборот до 50% за 2 месяца.
• Повышение скорости комплектации заказов до 40%, снижение количества ошибок персонала до 90% за 3 месяца.

2. Выбор подходящего решения

На следующем этапе происходит оценка различных вариантов интеграции (например, прямая интеграция, промежуточное программное обеспечение, использование облачных сервисов) с учетом привлечения необходимых инвестиций, конечной стоимости решения, сложности и уровня автоматизации. Выделяются риски и разрабатываются мероприятия для их минимизации или устранения, например:

• несоответствие данных: Одним из наиболее распространенных рисков является несоответствие данных между WMS и ERP. Различия в форматах данных, единицах измерения или определениях ключевых понятий могут привести к ошибкам в обработке заказов, управлении запасами и отчетности. Важно предусмотреть использование инструментов для преобразования и очистки данных, а также регулярное тестирование и проверку соответствия.
• проблемы с совместимостью: Несовместимость WMS и ERP как в плане технических характеристик, так и функциональных возможностей может привести к сбоям в работе интегрированной системы. Необходимо обратить внимание на стандарты интеграции, такие как EDI или API, а также выбрать надежного поставщика с реальными кейсами по интеграции.
• недостаток квалифицированных специалистов: Интеграция требует наличия квалифицированных работников склада, обладающих знанием обеих систем, поэтому важно запланировать создание команды из специалистов поставщика и самой компании для совместной работы над проектом, чтобы оптимально осуществить вовлечение в работу.
• недостаточная коммуникация: Неэффективная коммуникация между командами, отвечающими за интеграцию, приводит к задержкам в реализации проекта и увеличению затрат. Должна быть разработана понятная структура ответственности (например, «исполнитель», «эксперт», «консультант»), запланированы регулярные встречи и обмен информацией.
• изменения в бизнес-процессах: Интеграция WMS и ERP может потребовать изменений в существующих бизнес-процессах. Недостаточная подготовка к этим изменениям может привести к сопротивлению со стороны сотрудников и снижению эффективности работы. Поэтому важно разработать поэтапный план вовлеченности.

3. Создание плана интеграции

Далее разрабатывается пошаговый план интеграции, включающий выделение этапов, назначение ответственных, планирование времени и ресурсов, устанавливаются контрольные точки для отслеживания прогресса.

4. Тестирование и внедрение

После реализации основных этапов интеграции происходит апробация в тестовой среде, чтобы выявить и устранить проблемы и неточности, лучше это делать с привлечением персонала.

5. Обучение и поддержка

На конечном этапе важно запланировать обучение персонала по использованию интегрированной системы с оценкой полученных знаний и умением применять их на практике, предоставлять постоянную техническую поддержку для быстрой адаптации.

6. Мониторинг и оптимизация

После запуска систем в промышленную эксплуатацию необходимо регулярно отслеживать производительность интегрированной системы, вносить корректировки и улучшения на основе данных об использовании и отзывов персонала, проводить собрания для обсуждения прогресса.

7. Управление изменениями

Интеграция должна рассматриваться как непрерывный процесс, с учетом влияния на процессы и персонал, поэтому необходимо разработать план управления изменениями для минимизации сопротивления со стороны сотрудников и обеспечения плавного перехода.

В заключении отмечу, что выбор правильного типа ERP-системы для интеграции с WMS — это важный шаг для оптимизации цепочки поставок и повышения эффективности бизнеса. Компании должны тщательно проанализировать свои потребности и ограничения, чтобы выбрать систему, которая наилучшим образом соответствует их текущим требованиям и способна привести к желаемым результатам.