Дайджест новостей электронного документооборота: осень 2025
Обзор законодательных изменений, планов регулятора и технологических новостей, влияющих на работу корпоративных СЭД в России
Идеолог продукта и сооснователь компании «ДоксВижн» — разработчика системы управления документами и бизнес-процессами Docsvision
Изменения в нормативной базе
Новые требования к операторам ЭДО
Минфин опубликовал законопроект «О внесении изменений в Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»», уточняющий требования к операторам ЭДО.
Компаний, использующих ЭДО, касаются следующие пункты законопроекта:
- обязанность резервирования базы документов и восстановления из резервных копий в течение 5 лет;
- запрет на модификацию, удаление и уничтожение электронных документов (кроме случаев, предусмотренных законом);
- передача документов в государственные информационные системы (если предусмотрено законом).
Новые нормы, возможно, избавят бизнес от необходимости обеспечивать хранение электронных документов со сроком хранения до 5 лет и передачу таких документов в государственные ИС.
Новый формат документа для ФНС
С 22 сентября 2025 г. вводится новый формат документа для документооборота с налоговыми органами. Основание — приказ ФНС России от 18.06.2025 № ЕД-7-26/535@ «Об утверждении формата документа, необходимого для обеспечения электронного документооборота в отношениях, регулируемых законодательством о налогах и сборах».
Среди прочего, бизнес получает возможность направлять в ФНС России электронные таблицы в формате Open Document Format (ODF). Действующий формат обеспечивает возможность обмена электронными документами в форматах XML, TIF, JPG, PNG, PDF (PDF/A-3). Прежний формат утратил свою силу.
Отмена старых форматов товарных накладных и актов выполненных работ
С 1 января 2026 г. налогоплательщики не смогут обмениваться через операторов ЭДО электронными документами устаревших форматов. Изменения коснутся тех организаций, которые принимают и отправляют товарные накладные и акты выполненных работ в форматах, утвержденных приказами ФНС России от 30.11.2015 № ММВ-7-10/551@ и № ММВ-7-10/552@.
Создавать акты и накладные в электронной форме можно с использованием формата УПД 5.03, который объединяет первичный учетный документ и счет-фактуру. Допустимо использовать УПД как для одновременного формирования товарной накладной и акта оказанных услуг (выполненных работ) вместе со счетом-фактурой, так и раздельно.
При этом после 1 января 2026 г. сохранится возможность создавать первичные учетные документы в виде неформализованных электронных документов и на бумаге. Бумажных форм товарной накладной и акта оказанных услуг изменения не коснутся.
Новости мобильного и облачного подписания документов
Система «Госключ» интегрирована в мобильное приложение «Госуслуги»
Благодаря этому у пользователей появился дополнительный интерфейс для работы с «Госключом», а подписывать документы электронной подписью теперь можно прямо в Госуслугах.
Госслужащим упростят подписание кадровых документов
Госслужащие смогут в отдельных случаях подписывать кадровые документы простой электронной подписью и неквалифицированной подписью в мобильном приложении «Госключа». Соответствующий проект постановления правительства опубликовало Минцифры.
Что ожидается
На конференции «Архивы 2025» было объявлено о планах государства полностью перейти на электронный документооборот к 2030 году.
Законопроект № 1173189–7 «Об электронном дубликате» может быть принят уже в ближайшее время. Совет Федерации в своем постановлении от 8.10.2025 № 433-СФ порекомендовал Государственной Думе рассмотреть его в ходе осенней сессии.
Проект «О внесении изменений в постановление Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. № 1233», внесенный Минцифры и уточняющий процедуры обработки электронных документов с пометкой «Для служебного пользования» (ДСП), во-видимому, также будет принят в ближайшее время.