Компания ELMA представляет решение для управления МЧД

Применение машиночитаемых доверенностей станет обязательным через несколько месяцев и подготовка к переходу на МЧД — одна из самых горячих тем электронного документооборота как для бизнеса, так и для разработчиков решений. Изменения затронут множество привычных процессов: с 1-го сентября 2023 года бухгалтера, кадровые специалисты или другие законные представители компании, работавшие по доверенности за подписью директора, должны будут подписывать документы собственной КЭП и прикреплять к пакету электронную доверенность в формате xml.

Адаптация ИТ-инфраструктуры требует дополнительных ресурсов, но откладывать это на последний момент рискованно — на переход нужно время. По результатам опроса, проведенного Экспертным советом «Электронные документы — эффективная экономика» в марте-апреле текущего года, 7% компаний (из числа участников исследования) уже частично перешли на МЧД и еще 5% планируют сделать это до конца второго квартала 2023 года.

При разработке решения компания ELMA не стала усложнять процесс развертыванием дополнительных сервисов или сложных интеграций — работа с МЧД происходит в интерфейсе ECM-системы.

Решение «МЧД», реализованное на базе ELMA365 ECM, является внутренним разделом системы и состоит из двух модулей: «Управление МЧД» и «Работа с МЧД», в которых содержатся преднастроенные действия для бизнес-процессов.

Для удобства развертывания и ускорения запуска бизнес-процессы состоят из готовых low-code блоков. Это позволяет в кратчайшие сроки автоматизировать работу с МЧД и, в том числе, зарегистрировать МЧД в распределенном реестре ФНС.

Создание и управление МЧД

Готовая форма для добавления доверенности имеет удобные и понятные поля для заполнения, часть информации может быть автоматически подтянута из внутренних корпоративных справочников. При этом на уровне бизнес-процесса в системе происходит формирование XML-файла по установленному формату МЧД. Просмотр созданной МЧД возможен в виде привычной для человека карточки документа.

Перевыпуск и проверка

Интеграция через API позволяет создавать доверенность, используя автозаполнение. Если же необходимо выпускать МЧД вручную, то данные, которые уже есть в системе (например, ФИО, ИНН, СНИЛС, должность), также будут подтягиваться автоматически. Встроенный таймер поможет отследить срок окончания действия МЧД и запустить процесс перевыпуска доверенности.

В функционал модуля «МЧД» также включены возможности копирования/перевыпуска и автопродления машиночитаемой доверенности. По сути используются те же готовые бизнес-процессы, но с изменяющимися входными параметрами.

Интеграция с операторами ЭДО и распределенным реестром ФНС

По текущему законодательству корпоративные информационные системы не будут иметь прямого доступа к публичному API для работы с распределенным реестром ФНС.

Для автоматизированной работы ELMA365 поддерживает интеграцию с Операторами ЭДО и для передачи информации в реестр взаимодействует с их узлами связи через API.

Улучшенная электронная подпись

Во избежание вопросов подтверждения валидности подписи в ELMA365 ECM используется используем технологию улучшения, то есть подпись в формате CAdES-A. 

Это позволяет в момент выпуска доверенности сразу получить подпись с архивной меткой времени и избежать спорных юридических ситуаций в долгосрочной перспективе.

Поддержка по законодательству

В ELMA365 ECM сформирована выделенная команда, которая состоит из аналитиков и пула разработчиков, специализирующихся на теме МЧД. Члены продуктовой команды участвуют в рабочих группах и экспертных сообществах совместно с ФНС, Министерством цифрового развития РФ и представителями отраслевых Ассоциаций, например РОСЭУ.

В рамках рабочих групп компания ELMA имеет возможность вносить свои предложения к текущим или планируемым законодательным актам, форматам МЧД и другим практическим и методическим материалам. Это позволяет непрерывно поддерживать актуальность решения, соответствовать всем нормативным требованиям и быстро реагировать на их изменения.

Решение распространяется бесплатно и доступно в ELMA365 Store. Изучить все возможности системы можно воспользовавшись бесплатной триал-версией.