Как сократить время проведения инвентаризации на складе до 50%

Инвентаризация играет ключевую роль в обеспечении прозрачности и достоверности учета и представляет собой важный процесс, который является неотъемлемой частью эффективного менеджмента для компаний в сфере складской логистики. Традиционный или ручной способ проведения инвентаризации в условиях динамичного роста отрасли уже неэффективен, потому что занимает много времени и не имеет достаточных рычагов контроля за работой персонала, следствием выступают недостачи, пересортицы, множество документации на бумажных носителях с недостоверной информацией, в итоге бизнес несет финансовые потери. Внедрение современных технологий и оптимизация процессов позволят компаниям добиться значительных успехов в этом направлении:

• повышение точности проведения инвентаризаций, автоматизированные системы минимизируют ошибки, связанные с ручным вводом данных;
• экономия времени и ресурсов, автоматизация сокращает время, необходимое на проведение инвентаризации, освобождая сотрудников для выполнения других задач;
• улучшение процессом управления запасами, регулярная инвентаризация позволяет оптимизировать уровни запасов и избежать дефицита или избытка товаров.

В этой статье мы обсудим подходы к автоматизации складских операций, связанных с инвентаризацией. Эти методы помогут увеличить точность учета и значительно сократить время на проведение процесса — до 50%.

Почему так важна инвентаризация в складской логистике?

Регулярное проведение инвентаризации обусловлено рядом факторов:

• контроль за сохранностью материальных ценностей склада: инвентаризация позволяет выявить недостачи, излишки или порчу товаров, что помогает своевременно принять меры по предотвращению убытков и вынужденных простоев в виду профицита товаров.
• верификация учетных данных: сравнение фактического наличия товаров с данными бухгалтерского учета способствует выявлению ошибок и неточностей в учете, а также повышению его надежности.
• оптимизация складских процессов: результаты инвентаризации позволяют оценить эффективность складской логистики, выявить «узкие места» и внести коррективы в организацию этапов приемки, хранения и перемещения товаров.
• адаптация указанных позиций номенклатур товаров к фактическому количеству: сверка полноты учета со стороны работников склада позволяет более эффективно управлять ассортиментом.

Работа основных этапов процесса инвентаризации в складской логистике может быть обусловлена специфическими нюансами, например, необходимости остановки склада в случае ручной инвентаризации, а это простои и лишние потери издержки. В зависимости от размера склада и номенклатуры товаров могут использоваться различные методы, такие как полный пересчет, выборочный или циклический.

Всего можно выделить несколько типов инвентаризаций:

Обязательная или плановая  инвентаризация проводится по требованиям законодательства РФ и регламентируется статьями Федерального закона №402-ФЗ «О бухгалтерском учете», Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности, утвержденным приказом Минфина России №34н. Такой тип инвентаризации проводится  в строго указанные сроки, которые утверждает руководитель компании (выборочная, ежедневная, ежемесячная, ежеквартальная, ежегодная инвентаризации и т.п.).

Внеплановая или незапланированная инвентаризация проводится по решению акционеров, владельцев бизнеса, руководителя склада (например, при подозрении на кражу имущества, систематических недостач, после стихийного бедствия, возникновения ЧС или при передаче дел от одного материально-ответственного лица другому). В этом случае проверка касается всех материальных ценностей, денежных средств, а также расчетов с другими компаниями. Такой тип осуществляется в несколько этапов, чаще всего с полной остановкой работы склада, чтобы получить полную картину текущей деятельности по товарообороту и выполнения обязательств перед всеми заинтересованными сторонами.

Выборочная  инвентаризация проводится для заранее подготовленных к проверке товаров (не идентифицированных, частично идентифицированных, бракованных, некомплектных) позиций — «сокращенных» заказов за смену, по соответствующему отчету, может осуществляться пересчетом заданной категории товаров по стоимости или бренду, выступать этапом подготовки к плановой инвентаризации. Выборочная инвентаризация проводится без остановки работы склада.

Контрольная инвентаризация осуществляется с целью дополнительной перепроверки каких либо товарных групп, как этап подготовки к обязательной инвентаризации или ставит цель оценить работу конкретного сотрудника (после прохождения испытательного срока, например).

Как WMS позволяет сократить время инвентаризаций до 50%?

Давайте рассмотрим автоматизацию процесса инвентаризации на примере внедрения AS WMS в несколько этапов.

Этап 1. Планирование ресурсов:

Для успешного проведения инвентаризации склад необходимо подготовить к проверке — обеспечить хорошее освещение, проверить технику и оборудование, выделить зону «несоответствий» или карантинную зону, в которую будет складироваться неидентифицированный товар или с признаками порчи, чтобы потом разобраться что пойдет в ремонт, а что в утилизацию.

После этого в системе определяется объем товаров подлежащих к пересчету, назначаются группы участников по определенным зонам: рядам, стеллажам, верхним и нижним ярусам, ячейкам и т.п. Далее, в настройках пользователей AS WMS назначаются права всем участникам процесса, которые дают право на корректировки, внесение изменений по количеству позиций, добавление или удаление номенклатур. Ответственный сотрудник компании за инвентаризацию (руководитель, бухгалтер, ревизор) формирует в WMS системе документ — «Плановая инвентаризация». В нем указывает критерии к пересчету, выбирает склад или помещение, назначает ответственных сотрудников, и переводит задание в статус — «В работе». Назначенный сотрудник авторизуется и выбирает вкладку «Инвентаризация», видит поставленное задание и свою зону ответственности и начинает выполнять предварительную проверку.

Этап 2. Предварительная проверка

Сотрудники, используя отчеты «Неотгруженные заказы» или «Ведомость расчетов с клиентами», предварительно проверяют заказы в зоне отгрузки, уделяя особое внимание тем, которые хранятся долго. Возможно, некоторые заказы отсутствуют в зоне отгрузки, так как они были выданы, но не проведены по системе. Таким же образом необходимо проверить документы приходов. Далее идет подготовка товаров, штучные без признаков идентификации проклеиваются товарными этикетками с штрихкодами, весовые товары перевешиваются на откалиброванных весах. Мерные товары (кабели, ткани), перемеряются на станках или при помощи мерных бухт. После этого начинается процесс инвентаризации.

Этап 3. Инвентаризация

Инвентаризацию лучше всего начинать с общего собрания всех сотрудников, на котором озвучивается цель, причины проведения (плановая, внеплановая, по решению руководства и т.п.), обсуждаются общие организационные вопросы, распределяется права и ответственность (распределение участников счетных групп, ответственных за ряды и зон пересчета), разбираются вопросы касательно выполнения норм по технике безопасности, пожарной безопасности и охраны труда, подводятся итоги текущего дня. 

Процесс работы делится на два этапа «физический» и «системный»:

При «физическом» наиболее распространенным методом проверки является следующий: если упаковка не была открыта, пломба неповреждена и отсутствуют видимые следы механических повреждений, произведя подсчет, упаковка не вскрывается, и мы полагаемся на количество, указанное производителем. В случае, если упаковка открыта и содержимое неполное, то в этом случае необходимо пересчитать все предметы внутри вскрытой коробки. В задании инвентаризации отображается список мест хранения необходимых к пересчету, кладовщик вручную пересчитывает товары.

«Системный» этап подразумевает ввод данных в систему с помощью ТСД. В AS WMS есть возможность ввода данных (позиции и количества) как методом сканирования штрихкода, так и ручным вводом количества. В списке товаров «зеленым» цветом отображается пересчитанная позиция ячейки, «белым» — которую нужно пересчитать. Таким образом, пока сотрудник не пересчитает все ячейки, задание не завершится. При вводе фактического количества система сразу корректирует остатки в AS WMS.

Этап 4. Контрольно-ревизионные работы

После окончания пересчетов в 1С автоматически формируется документ о проведенной инвентаризации. Система отображает наличие расхождений остатков системы управления складом и данных бухучета (по каждому из заданий). На основании результатов проведенной инвентаризации могут проводиться контрольно-ревизионные работы:

• осуществляется анализ и отработка причин расхождений между результатами инвентаризации;
• проводится анализ корневых причин возникновения брака, неликвидов, некомплектов;
• оценивается качество, монитогринг работы сотрудников, как смежных отделов, так и склада и многое другое.

Всего за 2 месяца работы по автоматизации при помощи WMS можно сократить время проведения инвентаризации более чем на 50% (в критериях, которые я привел выше, на некоторых проектах получалось добиться цифры 60%). Еще один существенный плюс — до 70 % уменьшается использование бумажных носителей.

Какие основные этапы автоматизации инвентаризации на складе?

Как правило, автоматизация процесса инвентаризации проходит в несколько этапов:

1. Оценка текущего процесса инвентаризации: осуществляется анализ процессов с использованием ручного труда и документации на бумажных носителях, выявляются области для улучшения. Первый шаг к успешной автоматизации — это тщательное изучение существующей системы инвентаризации. Необходимо ответить на следующие вопросы:

• Какие инструменты и процедуры используются на складе в настоящее время?
• Сколько SKU по ассортименту в данный момент хранится на складе и планируется ли расширение матрицы?
• Как часто в компании проводится полная или выборочная инвентаризация?
• Какие расхождения чаще всего выявляются при инвентаризации?
• Проводится ли анализ корневых причин выявленных несоответствий во время инвентаризаций и ведется ли мониторинг?

2. Планирование и проектирование системы автоматизации: существует множество технологий, которые могут быть использованы для автоматизации процесса инвентаризации в складской логистике, выбор оптимального решения зависит от специфики склада, объема текущих данных и бюджета:

• Сканеры штрихкодов, самый доступный, простой и эффективный способ идентификации товаров.
• RFID-технологии, позволяет считывать данные о товарах на расстоянии без нахождения товаров в зоне «прямой видимости» от сотрудника склада.
• Системы автоматизации склада WMS, комплексные решения, которые интегрируют управление запасами, движение и хранение товаров, процессы инвентаризации и отгрузки потребителям в единую систему. В случае выбора этого варианта, необходимо определить цели и требования автоматизации, провести мониторинг данных и подобрать подходящую технологию и поставщика решений, разработать план реализации, включая время, персонал, финансы.

3. Внедрение оборудования и программного обеспечения: этап внедрения включает в себя установку оборудования (сканеров, RFID-антенн, серверов и других необходимых компонентов), настройку программного обеспечения (модулей WMS-системы, при необходимости предусматривается интеграция с существующими системами учета), обучение персонала работе с новыми технологиями.

4. Настройка и калибровка системы: на этом этапе осуществляется проверка точности сканеров и RFID-меток, оптимизация настроек программного обеспечения для обеспечения бесперебойной работы. После установки и настройки необходимо провести тщательное тестирование для выявления возможных ошибок и недочетов и только после успешного завершения тестового периода систему можно запускать в полную эксплуатацию.

5. Мониторинг и анализ данных: после ввода в эксплуатацию важно отслеживать производительность системы и собирать данные об инвентаризации, проводить анализ для выявления областей улучшения и повышения эффективности работы склада.

6. Постоянное совершенствование: автоматизация процесса инвентаризации — это непрерывный процесс, необходимо постоянно отслеживать показатели эффективности системы, выявлять проблемные зоны и своевременно осуществлять коррекции и внедрять корректирующие действия. Необходимо регулярно обновлять систему, внедрять новые технологии и лучшие практики для оптимизации операционной деятельности склада.

Преимущества автоматизации инвентаризации при помощи WMS

Если говорить обо автоматизации с WMS, то можно выделить  следующие причины выбора в ее пользу:

• автоматизация отслеживания запасов: система управления складом отслеживает запасы в режиме реального времени, устраняя необходимость в ручном учете и уменьшая вероятность возникновения ошибок в виду влияния человеческого фактора.
• улучшенная точность: WMS использует штрих-коды, сканеры и другие технологии для точного отслеживания перемещений и местонахождения товаров, что приводит к улучшению системы учета.
• повышенная прослеживаемость: система предоставляет исчерпывающие данные о товарах, включая уровни запасов, местонахождение и историю перемещений. Это повышает прослеживаемость и облегчает планирование и управление ассортиментом.
• оптимизация циклов инвентаризации: WMS позволяет настраивать и автоматизировать циклы инвентаризации, что снижает трудозатраты и повышает производительность персонала.
• управление несоответствиями: система может обнаруживать и предупреждать о несоответствиях, таких как расхождения между фактически доступными и числящимися в учетной системе товарами. Это позволяет своевременно выявлять и решать проблемы.
• сокращение потерь: точные данные об инвентаризации помогают предотвратить перерасход и недостачу, что приводит к снижению потерь и повышению прибыльности бизнеса.
• повышение эффективности: WMS автоматизирует многие задачи по инвентаризации, такие как отслеживание циклов и выдача отчетов, что освобождает сотрудников для выполнения других важных задач, повышая общую эффективность склада.

Сокращение времени на инвентаризацию — это не просто вопрос экономии времени, но и повышения точности учета, снижения рисков потерь и улучшения общей эффективности складской логистики.

В заключении отмечу, что инвентаризация — это критически важный процесс для любого склада, позволяющий отслеживать наличие товаров, контролировать движение материальных ценностей и выявлять возможные расхождения. В условиях современного бизнеса, где скорость и точность являются ключевыми факторами успеха, современные компании выбирают WMS.