Тендеры без сбоев: как технологии спасают от срывов и штрафов

Какие основные проблемы в сфере тендерной документации сегодня пытаются решить автоматизированные системы?

Современные системы нацелены на устранение узко специализированных проблем в закупочной деятельности. Например, снизить трудоемкость формирования документов вручную, риск ошибок из-за человеческого фактора. Кроме того, в крупных компаниях особенно остро стоит вопрос того, насколько тендерная документация соответствует требованиям 44-ФЗ и 223-ФЗ. Также на практике часто между системами данные фрагментированы, что приводит к расхождениям в данных — и, как следствие, к сбоям или даже срыву закупок.

Автоматизация централизует шаблоны, унифицирует процессы и сокращает цикл подготовки документов. Например, вместо нескольких дней вы будете тратить несколько часов. Особенно сейчас на рынке востребованы системы, которые могут интегрироваться с ERP-решениями — универсальными платформами, автоматизирующие основные бизнес-процессы компании. Это создает единую инфраструктуру, где система будет напрямую получать актуальные данные о закупках.

Какие технологии лежат в основе современных систем формирования тендерной документации?

Архитектура подобных систем, как правило, модульная. С учетом технологических трендов, сейчас широко используют большие языковые модели для генерации и адаптации текста документов — от технических заданий до обоснований стоимости самой закупки, что важно для соблюдения законодательства. Это позволяет создавать связный и релевантный текст, который будет соответствовать каждому отдельно взятому типу закупки, ее сумме, специфике заказчика. Важно и то, что подобные модули все чаще размещают на собственных серверах заказчика, внутри его инфраструктуры. Это означает, что данные в системе точно будут защищены, что особенно актуально для клиентов из госсектора и банков.

Можете подробнее рассказать про модули?

Система, как правило, состоит из 5 модулей. Модуль тендерной документации — это ядро системы, которое на основе параметров закупки и шаблонов автоматически формирует полный комплект документов. Кроме того, он поддерживает ручные правки и учитывает требования законодательства.

Модуль интеграции с 1С обеспечивает двусторонний обмен данными. Он получает планы закупок, передает сгенерированные документы на согласование в 1С.ДО и отслеживает статусы и комментарии. Это создает сквозной цифровой след закупки, что делает процесс подготовки документации более прозрачной.

Также в систему включен модуль пользовательского интерфейса, который включает в себя дашборд с метриками. Он визуализирует статусы, маршруты согласования, уведомлений. Все данные сразу появляются в одном окне.

Отдельно стоит отметить модуль LLM, он же искусственный интеллект. Это мозг системы, который анализирует контекст закупки и генерирует связный, юридически корректный текст. Наконец, модуль проверки участников верифицирует потенциальных поставщиков по ИНН, проверяет их наличие в реестре РНП, задолженностей, судимостей. Тем самым снижается риск выбора недобросовестных агентов еще на этапе документации.

Такая архитектура позволяет системе работать гибко с учетом специфики отдельно взятой организации, поэтому подобные решения применимы в компаниях любой отрасли.

Насколько сгенерированные документы соответствуют требованиям законодательства в таком случае?

Это становится возможным благодаря нескольким факторам. Во-первых, система использует те шаблоны, которые предварительно были подготовлены. В них заранее заданы обязательные разделы и формулировки. Во-вторых, алгоритмы генерации учитывают параметры закупки — способ, сумму, наличие антидемпинговых мер, тем самым автоматически включая или исключая отдельные блоки. В-третьих, система интегрируется с платформами документооборота, например, 1С. Документы проходят утвержденные маршруты согласования, где юристы и другие ответственные специалисты могут вносить правки. Наконец, LLM-модели обучаются на массивах юридически корректных текстов, что минимизирует риск некорректных или неоднозначных формулировок.

Таким образом, документы проходят несколько этапов согласований и проверок, прежде чем они будут выпущены. Подобный механизм снижает вероятность того, что закупка будет отменена из-за неточности в документах, и ускоряет цикл в целом. Система фиксирует все действия, участники видят статус на каждом этапе, поэтому никакие документы не будут потеряны, а сроки не затянутся.

Какую роль играет интеграция с 1С в общей архитектуре решения?

Интеграция с 1С — элемент, который обеспечивает преемственность данных и автоматизацию сквозных процессов. Система получает из 1С структурированные данные о планах закупок, например, какие сроки и ответственные лица. После генерации документы передаются обратно в 1С.ДО для прохождения маршрутов согласования — вместе с комментариями и статусами. Это исключает дублирование информации, минимизирует ошибки и создает единую цифровую систему. С точки зрения архитектуры, интеграция чаще всего реализуется через REST API или SOAP — эти протоколы дают максимальную совместимость.

Какие меры предусмотрены для обеспечения безопасности и конфиденциальности при использовании ИИ-моделей?

Безопасность данных обеспечивается на нескольких уровнях. Данные передаются по закрытым каналам, а конфиденциальная информация хранится в зашифрованном виде. Аутентификация пользователей основывается на корпоративных стандартах и реализована через специальный протокол централизованного управления. Такой подход защищает от утечек и несанкционированного доступа.

Какие перспективы открывает автоматизация формирования тендерной документации для рынка в целом?

Автоматизация в будущем может трансформировать процесс закупок на уровне отрасли. В первую очередь, от этого выигрывают крупные организации с высокой частотой закупок. Для них сокращение цикла подготовки документов означает снижение операционных рисков, а также повышение скорости реагирования. 

Отдельно появляется запрос на гибридные решения, которые сочетают в себе жесткую регламентацию и гибкость ИИ. Например, при создании нашей системы формирования тендерной документации АСФТД мы придерживались именно такого подхода. В перспективе такие системы могут стать стратегическим активом, который позволит управлять контрактами, рисками и отчетностью.