Выбираем оптимальный способ проведения инвентаризации на складе

Инвентаризация склада является одним из важнейших процессов, ведь именно ее результаты являются тем качественным показателем, который характеризует работу склада. Поддержание в порядке товарного запаса в разрезе количественных характеристик и его динамических свойств — атрибутов хранения (даты производства, поступления, годности, партия, цвет, размер, тон и др.), единиц измерения, упаковок, контейнеров, причин отбраковок и резервирования и т.п. с одной стороны залог успешной операционной и экономической эффективности складских процессов, а с другой головная боль, так как необходимо иметь не сильно ресурсозатратные механизмы для их реализации в системе управления склада. 

Основные проблемы, с которыми сталкиваются наши заказчики — сложность и ресурсоемкость, особенно, если инвентаризация делается время от времени или раз в год с полной с остановкой на несколько дней всех операций склада, что называется «от стены до стены» (Wall-to-wall).

Не существует единого метода проведения инвентаризации на складе, который будет оптимальным для каждой компании, но есть различные способы, при выполнении которых можно добиться существенного прогресса. Один из основных условий — это наличие удобного и гибкого инструментария для создания и выполнения инвентаризации, который непременно позволит избежать основных проблем.

Так, например, развитые системы управления складом имеют широкий  широкий набор инструментов, направленный на эффективную организацию и выполнение процесса инвентаризации различными методами.

Во многих компаниях инвентаризацию проводят раз или два раза в год. Это тяжелый период для организации, иногда приходится останавливать деятельность, ради ее проведения. В законодательстве РФ прописано, что годовую инвентаризацию перед годовой отчетностью обязаны проводить все компании.

Одним из альтернативных способов типичной инвентаризации продуктов склада является метод циклической инвентаризации. Существуют различные варианты выполнения циклической инвентаризации, они достаточно популярны и часто используются нашими заказчиками. Эти методы похожи и имеют общие принципы выполнения.

Метод выполнения циклической инвентаризации в WMS-системе

Как видно из названия, инвентаризация выполняется по принципу циклического подсчета товара. Процесс инвентаризации настраивается и запускается напрямую из системы управления складом.

WMS оценивает имеющийся на складе уровень запаса с тем запасом, который система показывает как доступный. Циклический характер инвентаризации означает, что она выполняется через равные промежутки времени, например, каждый месяц, неделю, день.

Одна из возможных схем настройки и запуска циклической инвентаризации, применяемая на практике:

• На уровне настроек в WMS-системе создается алгоритм, который по установленному графику (например, ежедневно) генерирует задания на просчет части ячеек склада;  
• На старте процесса пользователь задает дату окончания полной инвентаризации (например, это конец календарного года). Дата начала, считается от момента создания данной записи;   
• Система, на основании общего количества посчитанных ячеек и оставшегося количества дней до даты окончания цикла инвентаризации, рассчитывает норму (количество) по просчету ячеек на день. Увеличение количества ячеек в системе (добавили новый ряд, разделили уровни и т.п.) автоматически приводит к корректировке нормы по количеству ячеек для просчета в день;   
• Далее, ежедневно, система случайным образом определяет склад и зону, подлежащую инвентаризации. На основании рассчитанной нормы (количества), система определяет какие ячейки нужно посчитать и создает задания для инвентаризации (план просчета);   
• По итогу выполнения инвентаризации, система проставляет для ячейки атрибут «дата последней инвентаризации», на основании которого, данная ячейка исключается из алгоритма создания заданий на инвентаризацию в рамках данного периода. Следующий раз данная ячейка будет учтена алгоритмом в случае, если «дата последней инвентаризации» была произведена более чем, какое-то определенное количество дней (это параметр).

При выполнении циклической инвентаризации в зоне отбора или пикинга программируется отличный алгоритм действия. В этом случае подсчет ячейки производится по достижению установленного минимального количества. Данные ячейки пересчитываются при достижении определенного количества. Для товара задается минимальное количество остатка, при достижении которого, система запрашивает пользователя ввод фактического количества. Данное правило действует для всех заданий из ячеек отбора.

В случае, если пользователь вводит количество товара отличное от того, что числится в системе, то такие ячейки попадают в план. Количество попыток для корректного ввода может быть ограничено одно или двумя случаями. При вводе необходимой информации о товаре используется маркировка в виде QR-кода, в которой зашита вся информация о свойствах товара.

Проверка напольных и набивных ячеек также была выделена в отдельный поток, в этом случае отбор и хранение выполняется целыми паллетами. Проверка остатков происходит путем последовательного ввода номеров контейнеров без подтверждения количества и свойств товара.

При ежегодной инвентаризации часто выявляются ошибки за год, выявляются потери, недостачи и расхождения в данных. Циклическая инвентаризация обеспечивает регулярный учет товарного запаса, количество расхождений уменьшается, так как сокращается время между периодами инвентаризации, и временем для контроля и выявления ошибок. 

Основное отличие циклической инвентаризации от других видов — это равномерный объем создаваемых планов в разрезе операционных дней до окончания цикла.

Циклическая инвентаризация позволяет максимально эффективно использовать свободные ресурсы, ежедневно работать над ошибками, не сильно нагружая персонал. Используя этот тип инвентаризации, наши заказчики получают более последовательные и точные результаты. Развитые WMS-системы обладают широким набором инструментов, позволяющим настроить процесс инвентаризации индивидуально, под задачи каждого заказчика.