Как мы водили 4000 химиков по «Сириусу» на Менделеевском съезде в Сочи

 С 7 по 12 октября 2024 года на федеральной территории «Сириус» собралось более 4000 человек, изучающих «царицу наук», чтобы обсудить передовые достижения в области химии, промышленности, а также наметить перспективы развития для российского сообщества. 

Событие важное, в числе гостей — зарубежные ученые из 39 стран, в роли организатора —Министерство науки и высшего образования Российской Федерации, Российская Академия Наук и РХО.

К EventPlatform, как к гуру онлайн-трансляций и информационной организации пространства, обратились с просьбой разработать приложение-спутник, помогающее сориентироваться на территории и отслеживать тайминг насыщенной программы. Сделать сложные вещи простыми и доступными, в том числе для англоязычных пользователей.

Исходные данные:

• 6 дней;
• 4000+ человек;
• несколько  км площадки;
• онлайн-трансляция;
• два языка приложения;
• огромная программа на неделю.

Палочка-выручалочка из стора

Приложение EventPlatform легко скачивалось в одном из популярных сторов. Удобно было как обладателям «яблочных» продуктов, так и поклонникам Андроида. После скачивания пользователь получал компас, сборник полезных материалов и трекер трансляций в одном устройстве.

Прежде всего, обеспечили навигацию по площадке (по ощущениям, не меньше Сирийской пустыни). Здесь работали в сотрудничестве с UMAP, проложив более 600 маршрутов между объектами на интерактивной карте, подсветив логотипы экспонентов. Кстати, отдельная карта города тоже была. Маршрут построен, следуйте к новым химическим достижениям!

После плотно поработали над программой события. Почти целую неделю гости Съезда слушали доклады, стендовые сообщения, посещали симпозиумы и круглые столы различным составом. А это значит, что тайминг должен быть предельно четким, несмотря на все изменения «just now», смену спикеров и залов выступления. Справились. Кроме того, все материалы по этапам заботливо собирались в одноименной папке приложения.

Для того чтобы представить гостей друг другу, разместили информацию о спикерах и участниках события во вкладках. Можно было зайти и ознакомиться с регалиями экспертов, ну и в целом почитать, кто из коллег расширяет познания вместе с тобой. Классные фотографии складывали в «Фотоальбом», доступ к которому у гостей сохраняется и сегодня.

Трансляции и мерч

Не будем рассказывать о тонкостях организации трансляций: о посекундном контроле выступлений, поддержке спикеров, своевременных перерывах и общей координации огромной массы людей онлайн. Об этом можно почитать у нас в блоге (ссылка). Трансляции прошли как по маслу, образовательный контент был подан в лучшем виде. А вот про мерч стоит рассказать.

Для Съезда выпустили памятный мерч, который можно было получить на одном из стендов. Через приложение легко оформлялся заказ, сохранялись все важные данные, благодаря которым гости получали заветные продукты на специальной стойке регистрации. Очень удобно, особенно учитывая, какой ажиотаж вызвали памятные сувениры у 4000+ человек.

Результаты и благодарности

Таким образом, XXII Менделеевский Съезд по общей и прикладной химии запомнился нашей команде большим числом ученых офлайн, обсуждением научных тем в обширнейшей программе (химики учились от души), а также сложным таймингом и необходимостью решать тысячи дел одновременно (помощь ассистентов онлайн).

Но все получилось: гости легко находили нужные локации через приложение, узнавали изменения программы, читали новости Съезда, смотрели трансляции и приобретали мерч с символикой события. Информация была в буквальном смысле «под рукой», что важно в таком потоке людей и событий. Благодаря этому:

• повысилась вовлеченность участников — отсутствовали раздражающие факторы неизвестности, несвоевременных оповещений;
• снизилась нагрузка на вспомогательный персонал на территории — отсутствовали толпы в локациях, долгое ожидание, ухудшающие впечатления от события;
• возросло качество обучения — материалы в доступе, можно выбирать интересующих спикеров и создавать индивидуальную программу посещений. 

Огромное спасибо организатору и партнерам за отличный результат и возможность быть причастными к ключевому событию в научной сфере!