Как ИИТ упростил получение ЭП для работников Красноуфимской больницы
Мы внедрили в рабочие процессы больницы систему КЛК и ускорили выдачу квалифицированных сертификатов сотрудников до нескольких часов, снизив расходы компании
Задача:
Создать внутреннюю систему получения квалифицированной электронной подписи сотрудниками, соответствующую требованиям Федерального закона №63-ФЗ «Об электронной подписи» и не требующую личного посещения удостоверяющего центра для идентификации. Сократить время получения сертификатов и затраты компании.
Причина:
Работникам больницы необходимо было проходить очную идентификацию (подтверждение личности) каждый раз при получении сертификата электронной подписи и ожидать готовности сертификатов до 3-4 недель. При таком формате неэффективно расходовались ресурсы компании и время каждого сотрудника.
Проблема: сложный и длительный процесс получения сертификатов электронной подписи
Красноуфимская районная больница — крупное учреждение из нескольких отделений, специализирующихся на диагностике заболеваний, лечении детей и взрослых, а также ведении беременности. Сегодня больница оказывает разнообразные стационарные и амбулаторные медицинские услуги, проводит исследования, предоставляет услуги обследований, медицинских осмотров и диспансеризации.
Несколько лет назад организация столкнулась с необходимостью перехода на электронный документооборот. Для работы с электронными документами сотрудникам больницы требовались квалифицированные сертификаты электронной подписи (ЭП). Однако процесс получения сертификатов был сложным: сотрудникам приходилось лично приезжать в удостоверяющий центр для идентификации и ждать выпуска сертификатов до 3-4 недель. Это создавало значительные неудобства и замедляло рабочие процессы.
Решение: внедрение системы корпоративных личных кабинетов
Специфика деятельности клиента требует постоянного, оперативного и дистанционного получения сертификатов для большого количества персонала. Мы предложили организовать массовый выпуск квалифицированных сертификатов, чтобы избавить работников от необходимости приезжать в офис и упростить рабочие процессы клиники. Для этого подключили систему корпоративных личных кабинетов (КЛК).
КЛК — это сервис, который помогает организациям самостоятельно управлять выпуском и использованием сертификатов электронной подписи для сотрудников.
Поэтапное внедрение системы автоматизировало процесс работы с сертификатами сотрудников компании:
Шаг 1. Выбор ответственного сотрудника.
Мы назначили уполномоченного администратора и наделили его правом самостоятельно проводить идентификацию и выпускать сертификаты для сотрудников без необходимости их личного присутствия в удостоверяющем центре.
Квалифицированный сертификат электронной подписи администратора позволяет ему проводить идентификацию в полном соответствии с положениями №63-ФЗ.
Шаг 2. Организация автономного внутреннего центра регистрации.
Систему интегрировали в процессы клиники — создали техническую возможность дистанционной идентификации и централизованного выпуска сертификатов внутри компании.
Шаг 3. Обучение персонала и тестирование процессов.
До запуска системы мы провели несколько обучающих мероприятий, чтобы все задействованные сотрудники могли освоить новую специфику работы. Также мы обеспечили клиентов персональным менеджером, готовым в случае необходимости решить любой вопрос, и доступом к службе круглосуточной технической поддержки.
В итоге система КЛК позволила больнице:
- вести учет выпущенных сертификатов;
- формировать отчеты по заявкам и выданным сертификатам;
- контролировать расходы на электронную подпись.
Благодаря внедрению системы корпоративных личных кабинетов Красноуфимская больница значительно упростила процесс получения электронной подписи для своих сотрудников. Теперь сертификаты выпускаются быстро и без необходимости личного визита в удостоверяющий центр.
Внедрение системы привело к следующим результатам:
- сокращено время ожидания выпуска сертификатов с нескольких недель до нескольких часов;
- упрощены рабочие процессы и снижена нагрузка на сотрудников;
- сохранено время и ресурсы компании за счет самостоятельного управления сертификатами;
- процессы организованы с соблюдением требований Федерального закона №63-ФЗ «Об электронной подписи».
«Теперь нам намного удобнее работать с электронной подписью. Мы самостоятельно выпускаем нужное нам количество сертификатов и ежемесячно вносим оплату за сертификаты, созданные в предыдущем месяце, — это очень экономит время. Иногда мы обращаемся в службу технической поддержки, если возникают вопросы. Ребята отвечают быстро, в этом плане все тоже очень удобно, спасибо!» — поделилась Анастасия Щеглова, инженер-программист Красноуфимской РБ.