Раис Ахкямов: как выбрать ECM-систему и сэкономить на внедрении
Классические СЭД постепенно замещаются многофункциональными ECM-системами. На что стоит обратить внимание при выборе решения и как экономить «вдолгую»?
C 2014 года руководит разработкой и внедрением проектов СЭД/ECM для предприятий промышленности, строительства и финансового сектора (банки, страховые, аудиторские компании)
Мы работаем с различными ECM системами с 2008 года. Нельзя сказать, что какая-то система точно лучше, а какая-то хуже. Более того, сегодня нет четкого разделения рынка на типы систем, как правило все системы гибридны, вопрос только в том, в чем система сильнее, а в чем слабее. То есть функции ECM, такие как управление документами, совместная работа, маршрутизация и управление доступом к контенту, есть и в других классах систем (BPM, ERP, CRM).
На что стоит обратить внимание при выборе ECM-систему?
Два самых главных момента: выбирая ECM систему, отдайте предпочтение той, что лучше всего подходит вам сейчас. Обязательно учитывайте, насколько вы сможете ее содержать и поддерживать.
На нашем рынке исторически самыми сильными ECM платформами были MS SharePoint и IBM Lotus. На них базировались и популярные российские ECM решения. Сильными, но не всегда подходящими. Мы видели несколько амбициозных проектов на этих платформах, которые имели стартовое финансирование и смогли запуститься на указанных выше платформах, но потом были свернуты из-за отсутствия специалистов или недостаточного финансирования поддержки. Так как эти платформы, будучи функционально сильными, требуют высококвалифицированных разработчиков для развития, а регулярные лицензионные отчисления часто не соответствуют ожиданиям заказчиков. Сегодня вендоры этих платформ и вовсе прекратили их поддержку на территории РФ, что в 2022 оказало сильное влияние на перераспределение сил на российском рынке ECM систем.
Если же система изначально удовлетворяет вашим запросам, вас устраивают затраты на ее поддержку и развитие, и вендор системы находится рядом с вами, вы будете получать удовольствие, а бизнес максимум выгоды от использования этой системы.
Как сэкономить на покупке ECM-системы и подписке на нее?
Первое, нужно посчитать сумму затрат на закупку и последующее содержание. При подсчете стоимости владения следует учитывать стоимость лицензий, внедрения, поддержки, дополнительных компонентов и готовых решений. Следует выбрать систему, которая будет внедрена в кратчайшие сроки, имеет готовые компоненты под ваши задачи. Должны быть инструменты быстрой и простой разработки новых бизнес-решений и адаптации существующих. Это позволит экономить в долгосрочной перспективе за счет развития системы без необходимости перевнедрения.
Обратите внимание на варианты лицензирования по пользователям. Именные лицензии подойдут тем, кто использует систему как основное рабочее пространство, а конкурентные — тем, кто реализует в системе сервисные функции, к котором сотрудники прибегают только при необходимости.
Каковы основные этапы внедрения ECM-системы?
Начинается все с инициации: формулировки целей и задач внедрения, выделения команды и бюджета, определения сроков. Рекомендуется на этом этапе проводить предпроектное обследование. Детализируются задачи и проводится их оценка.
Далее переходим к планированию. В зависимости от оценки сроков и бюджетов при планировании могут быть скорректированы задачи внедрения, добавлены новые или отменены в рамках текущего внедрения существующие.
Последующие этапы: выполнение и мониторинг. Не важно, выполняете вы внедрение в рамках одного большого проекта или разбиваете его на множество небольших, этапы будут однотипными. Но при разбиении на небольшие проекты, можно раньше начать использовать систему и корректировать цели и задачи исходя из опыта использования конкретной системы.
Какие альтернативы существуют ECM-системам?
Все зависит от прикладных задач, которые ставятся перед системой. В целом, ECM-системы помимо управления документами реализуют workflow (бизнес-процессы, маршрутизацию, постановку задач и контроль), обеспечивают документо-ориентированное взаимодействие пользователей. Помимо ECM-систем реализация таких функций характерна для BPM-систем, при условии реализации на их базе ECM-решений.
Мы, как вендор, верим в широкие возможности Low-code инструментов для построения единого цифрового пространства корпоративного документооборота. Попробуйте тестовую версию ELMA365 ECM и узнайте больше о возможностях работы с системой.