Главные ошибки в структурированных заявках по 44-ФЗ: как их не допустить

Что изменилось

Раньше поставщики прикладывали данные о продукции к заявке отдельным файлом. По новым правилам характеристики товаров надо указывать прямо в заявке через структурированную форму на ЭТП. Сама заявка тоже называется структурированной.

Изменился и порядок работы заказчиков: теперь они формируют структурированные извещения, где описывают объект закупки. Поставщик учитывает эти требования в заявке — иначе разместить ее не получится. Например, если в извещении указан перечень из десяти характеристик, в заявке надо указать их все. Предложить товар, заполнив только девять характеристик, невозможно: система не позволит завершить заполнение формы.

В структурированных заявках указывают:

• Характеристики объекта закупки, в том числе технические, функциональные, эксплуатационные
• Страну происхождения или производства продукции
• Количество поставляемого товара

Структурированную заявку подают для участия в госзакупках на приобретение товаров, а также на выполнение работ и оказание услуг, если они подразумевают поставку продукции.

Зачем это нужно

Структурированные заявки — очередной этап автоматизации и цифровизации госзакупок. Решение позволяет ускорить работу, снизить вероятность ошибок и сократить коррупционные риски. Закупки становятся более прозрачными: данные о них вносятся в единую информационную систему (ЕИС).

Также единая база позволяет государству оценить дефицит товаров. У государства есть большая потребность в понимании того, что закупают государственные заказчики, в каких объемах, с какими характеристиками и требованиями. Благодаря структурированным заявкам можно анализировать детальные запросы. Например, заказчику нужны компьютеры. В структурированной заявке указано, какие именно, с какими особенностями. Исходя из таких данных легче сделать вывод, какое производство стоит наладить в стране для импортозамещения.

Как подать структурированную заявку

Алгоритм заполнения и подачи структурированных заявок на всех ЭТП схож. Незначительные отличия, как правило, связаны с разным дизайном интерфейса. 

В целом порядок такой:

1. Поставщик авторизуется на ЭТП и выбирает закупку
2. Нажимает на кнопку «Подать заявку» и переходит в структурированную форму
3. Заносит характеристики объекта закупок, исходя из данных в извещении заказчика
4. Указывает количество, страну происхождения и товарный знак, если это необходимо
5. Прикрепляет дополнительные документы — например, с информацией о поставщике товара и реквизитами счета

За полгода действия новых правил в ЭТП ГПБ собрали статистику ошибок при заполнении структурированных заявок. Вот три основные: от самой массовой к специфической. 

Ошибка 1. Не запросить разъяснения у заказчика

Авторы извещений тоже допускают неточности. Со временем ошибок должно стать меньше, но пока для заказчиков структурированные извещения — такая же новинка, как структурированные заявки для поставщиков. Неправильно заполненное извещение порой становится причиной ошибок в заявке, которую в итоге могут отклонить. Чтобы этого не происходило, у поставщиков есть право запрашивать разъяснения у заказчика, но далеко не все используют такую возможность. 

Поставщики просто не решаются отправить запрос с уточнением. Представим ситуацию: заказчику нужны кубики одного из цветов: красного, желтого, зеленого или белого. Чтобы поставщик мог выбрать один вариант, в извещении каждый цвет должен быть указан в отдельной строке. Но заказчик не разобрался и прописал все цвета одной строкой через запятую. Поставщик теряется, он не может указать конкретную характеристику и выбирает все. И, конечно, условия торгов не выполняет, ведь заказчику нужны кубики одного цвета. Заявку отклоняют, поставщик подает жалобу в ФАС, начинается проверка. Но можно поступать проще: если извещение оформлено неверно, запрашивать уточнения.

Поставщик может отправить запрос на разъяснения в любую ЭТП — до трех раз по каждому извещению. Заказчик по закону обязан на эти запросы ответить. Если действительно допущена ошибка, автор извещения может внести изменения в документацию. В этом заинтересованы все: заказчику нужны товары, работы и услуги, поставщик хочет заключить контракт, а площадка — заработать на состоявшейся закупке. 

Ошибка 2. Неверно указать количество товара и единицы измерения

Зачастую ошибки связаны с невнимательным прочтением диапазонов. Бывает, в заявке предусмотрена возможность указать не точное количество товара, а «меньше или равно» либо «больше или равно». И поставщик пишет, например, «190», когда должно быть «>190, но ⩽200».

Также порой в заявках путают единицы измерения товара. «Скажем, когда в извещении заказчик указал 8 литров молока, но поставщик переводит это в тару и пишет «1 упаковка» или просто ставит «1». И добавляет: чтобы подобных ошибок было меньше, достаточно внимательно изучать извещения и сверяться с ними при заполнении заявки.

Ошибка 3. Запутаться в медицинской терминологии 

Структурированные заявки делятся на две категории. Одна — для товаров, работ и услуг. Вторая — для лекарственных препаратов, где встречаются термины, понятные не всем поставщикам. Показательным примером стало множество неточностей и вопросов в службу поддержки ЭТП ГПБ из-за словосочетания «комплектность упаковки лекарственного препарата». А это просто дополнение, которое прилагается к лекарству. Например, ложечка — к сиропу от кашля. 

Быстрее заполнить заявку и защититься от ошибок помогают справочники, которые есть на каждой ЭТП. Работает это так: находите препарат по номеру регистрации или названию и вносите в заявку. Все поля, которых может быть больше десяти, заполнятся автоматически на основе данных справочника.

Как исправить ошибку, если заявка уже отправлена

Изменить данные в заявке можно в любой момент и сколько угодно раз — до тех пор, пока не прошел срок подачи заявок по закупке. Для этого надо отозвать заявку, внести в нее корректировки и подать заново. 

Ближайшее изменение в 44-ФЗ — цифровой контракт

Следующее обновление, которое ждет сферу госзакупок, — обязательное подписание структурированного (или цифрового) контракта по итогам торгов. Обязанность вступила в силу 1 апреля 2024 года. До этой даты контракты могут быть и цифровыми, и бумажными.

Цифровой контракт будет составляться автоматически на основе данных из извещения заказчика и заявки поставщика. Это существенно ускорит работу: сторонам останется проверить документ, внести корректировки и поставить электронные подписи. 

К марту 2024 года 8% заказчиков на ЭТП ГПБ уже успешно пользуются цифровыми контрактами — они доступны на площадке с 2023 года.