Автоматизация тендеров и закупок при помощи технологии RPA
Как можно применить технологии PRA для упрощения закупочного процесса и автоматизации рассылки реестра тендеров
Причина: есть сотрудник, который ежедневно отправляет реестры закупок по 44-ФЗ и 223-ФЗ ответственным коллегам и клиентам на абонентском обслуживании. Эти документы формируются специализированной программой по заранее заданным шаблонам. Через нее же можно их и рассылать письма, но за дополнительную плату. При этом сам функционал не вполне отвечает запросам компании.
Задача: оптимизировать данный процесс, чтобы специалист не тратил ценные часы на рутинную работу и мог посвятить это время более стратегическим и творческим делам.
Для выполнения этой задачи был разработан программный робот RPA. Последнее — аббревиатура от Robotic Process Automation. Эта технология позволяет автоматизировать на основе применения искусственного интеллекта рутинные процессы, которые ранее требовали непосредственного участия сотрудника.
Для этой задачи как раз и был разработан такой программный робот. Сейчас он уже настроен и работает на благо компании.
Как это происходит. Робот сам заходит на площадку, поочередно выбирает нужные шаблоны и скачивает Excel-файл с реестром закупок. Далее переименовывает его в соответствии со стандартами компании (название файла, адреса получателей, обращение к ним и т. д.) и запускает рассылку. Сотрудник в этот момент может заниматься другими задачами. Например, формировать счета и заводить контрагентов в 1С.
Это очень простой робот, но он серьезно уменьшает объем рутины специалистам тендерного отдела.
Как еще помогает RPA закупщикам?
Мы привели лишь один небольшой пример. На самом деле подобные роботы могут использоваться для оптимизации множества бизнес-процессов. Применительно к закупочной деятельности с их помощью можно наладить сбор и анализ тендеров с разных площадок, автоматизировать парсинг по нужным параметрам, проверять данные контрагентов и товары у поставщика, создавать и контролировать заявки, осуществлять расчет и подачу документов и многое другое.
Роботы на основе технологии RPA вполне способны сами готовить пакет для ЭТП, контролировать остатки на складах и заказывать продукцию по мере необходимости, проводить конкурсный отбор и сравнивать предложения, распознавать и структурировать тендерную документацию.
Компания «Аксиоматика» роботизирует любые рутинные операции. Даже если в этом списке вы не нашли нужного, это вовсе не значит, что его невозможно доверить искусственному разуму.
Всего за один рабочий день было найдено эффективное решение для выполнения поставленной задачи — был написан простой программный робот на основе технологии RPA. Он прошел наладку и уже встроен в процессы компании. Каждый день робот заходит на специальную площадку, там ищет информацию, получает Excel-файл с реестром закупок. Далее работает уже с ним: подгоняет под нужный формат и запускает рассылку по готовому списку адресов. В результате освобождено время сотрудника. Он может посвятить его более стратегическим и требующим человеческого «включения» задачам.