Как автоматизировать процессы закупок лекарственных средств госфармаций

Предпосылки

Госсети долгое время (в основном, до 2010-х годов) были за рамками внимания региональных властей, выполняя при этом важнейшую социальную функцию снабжения лекарственными средствами.

Такое понятие как «цифровизация» практически никому не было знакомо, поэтому практически каждая госсеть имела полузаброшенные склады, минимальные системы учета товара, его снабжения и реализации. 

Однако мы понимаем, что главная задача госфармаций — предоставить возможность любому человек купить лекарство во всех крупных муниципальных образованиях каждого региона.

В 2019 году мы запустили первый — пилотный — проект с крупнейшей региональной государственной аптечной сетью России «Губернские аптеки» по автоматизации процесса закупок. Дело в том, что эта госфармация несет важную социальную миссию — предоставляет лекарства для жителей края, имеющих право на льготное лекарственное обеспечение, а это больше 6 миллионов рецептов ежегодно. При этом протяженность Красноярского края с Севера на Юг составляет около трех тысяч километров. Есть территории, куда основной объем грузов можно доставить только в летнюю навигацию по Енисею, а далее авиаперевозкой. Без должной автоматизации реализация аптечной продукции — очень трудоемкий процесс, задействующий большое количество ресурсов.  

Основная проблема заключается в том, что госфармации, хоть и имеют различные организационно-правовые формы, но являются предприятиями с государственным участием, а поэтому,  обязаны соблюдать нормы законодательства о закупках. Однако эти нормы зачастую не учитывают особенности работы аптек. Поэтому для того, чтобы улучшить и модернизировать существующие процессы мы и запустили совместный с «Губернскими аптеками» эксперимент по доработке функционала площадки согласно всем специфическим требованиям госфармации.

Как проходило внедрение процессов автоматизации

Проект над цифровизацией и автоматизацией закупочных процессов аптечной сети мы разделили на несколько этапов, постепенно добавляя новые функции, процессы и необходимые ПО. Как только один из этапов показывал хорошие результаты, мы приступали к следующему.

Этап 1. В течение года проводилась работа по интеграции программного обеспечения госсети с ЭТП. Было необходимо настроить процессы так, чтобы заявки на закупку аптечного ассортимента для АО «Губернские аптеки» ежедневно автоматически появлялась на портале Госзакупок — в Единой Информационной Системе.

При такой автоматизации процедуры закупки проводятся в конкурентной среде и, как следствие, по наименьшей стоимости. После торгов закупленный товар доставляется либо в аптеку, либо на центральный склад. Далее были введены еще несколько автоматизированных процессов, которые позволили «Губернским аптекам» значительно сэкономить на стоимости лекарства, что в дальнейшем позволило поставлять в продажу лекарства по цене ниже конкурентов.

Этап 2. На этом этапе мы запустили проект «Управление данными на предприятии». Цель проекта заключалась в повышении производительности по всем основным бизнес-процессам предприятия за счет повышения управленческой эффективности вследствие роста ценности используемых данных. В связи с этим в 2024 году «Губернские аптеки» приобрели комплекс BI-систем.

Эти системы помогают «Губернским аптекам», во-первых, оптимизировать время на получение и обработку данных и, как следствие, сроки формирования управленческих отчетов. Во-вторых, они упрощают и ускоряют процесс получения пользователями необходимой информации через комплекс информационных панелей — дашбордов. Также BI-системы помогают нивелировать риски потери OLAP Кубов в случае отказа от MS Office в следствии экономических санкций западных недружественных стран. Кроме того, их использование повышает качество и безопасность самих данных.

Вместе с тем, в программный продукт встроен инструментарий машинного обучения для предиктивной аналитики, который позволяет создавать прогнозные модели в части основных коммерческих показателей и рекомендаций по продуктам для клиентов. В связи с этим, специалисты–аналитики из «Губернских аптек» проходят необходимое обучение при всесторонней поддержке команды разработчиков.

До сих пор предиктивная аналитика являлась серьезным технологическим вызовом для BI-систем: внедрение машинного обучения требовало коллективной работы data-инженеров, DevOps-специалистов, системных администраторов и BI-разработчиков самой высокой квалификации.

Мы решили шагнуть дальше и создать готовые автоматические блоки для self-service ML-прогнозирования, которые позволяют провести всю работу силами одного аналитика. Analytic Workspace делает машинное обучение доступным для прогнозирования широким массам пользователей BI».

Этап 3. Дальше мы перешли к автоматизации закупок малого объема, которые часто не заслужено остаются в тени. Проект состоит из двух этапов. Первый этап предполагает интеграцию внутренних систем АО «Губернские аптеки» и электронного магазина ЭТП, что позволит автоматизировать большую часть ручных операций, свести к минимуму ресурсные затраты, а также в разы ускорить проведение закупки. 

В рамках второго этапа проходит автоматизация процесса заключения договоров по малым закупкам, потому что дистрибьюторы не блокируют складские остатки на время торгов, а значит итоговый объем того, что будет привезено на склад фиксируется только в спецификации к договору. Поэтому автоматизация этого этапа имеет исключительную важность для госаптеки.